Как оформить отмену командировки
Разбираемся, из-за чего можно отменить или перенести служебную поездку, что должно быть в приказе об отмене командировки и как правильно отразить расходы на уже оплаченные билеты. Статья будет полезна бухгалтерам и тревел-менеджерам.
По какой причине можно отменить командировку
Закон не ограничивает компанию в причинах отмены командировки. Основания для отмены запланированной рабочей поездки могут быть разными:
- исчезла необходимость в поездке
- сотрудник заболел или у него есть другие уважительные причины не ехать
- командировка невозможна из-за форс-мажора: например забастовок, природного бедствия или эпидемии
Важно обосновать отмену поездки и по возможности сослаться на официальные документы. Это нужно для того, чтобы у трудовой инспекции не возникло лишних вопросов.
Как отменить командировку: инструкция
1. Выпустить приказ об отмене командировки
Если приказ о командировке был выпущен, но аванс ещё не перечислен и билеты не куплены, достаточно только создать приказ об отмене командировки.
Законодательно установленной формы для такого приказа нет. Документ составляется в произвольной форме на стандартном бланке компании.
Что указать в тексте:
- основание для отмены рабочей поездки
- имена и должности работников, которых затрагивает приказ
- номер приказа, который аннулируется
Сотруднику, который должен был ехать в командировку, нужно ознакомиться с приказом или распоряжением и поставить свою подпись.
Если компания уже успела понести расходы на командировку, потребуется ещё несколько шагов.
2. Отменить бронирования
Даже если работник не поехал в командировку, компания все равно несёт фактические расходы, которые чаще всего полностью возместить нельзя. При возврате ж/д и авиабилетов обычно возвращается неполная сумма — удерживаются сборы сервиса и перевозчика за возврат. Если билеты невозвратные, их стоимость и вовсе нельзя вернуть. Исключение — если возврат вынужденный, например, когда перевозчик отменил рейс.
Чем раньше оформить возврат билетов на транспорт, тем больше денег вернётся. На Туту сдать ж/д и авиабилеты можно в профиле на сайте или в приложении, в разделе «Мои поездки». После оформления возврата электронная квитанция и УПД (акт на сервисный сбор) придут на эл. почту, также их можно скачать в профиле.
Для авиабилетов срок возврата денег составляет до 30 календарных дней, для ж/д билетов — 7-10 рабочих дней.
Также командированному нужно отменить бронирование отеля или апартаментов, если это возможно. При возврате могут быть удержания в зависимости от того, сколько времени осталось до заезда.
Все полученные электронные документы и чеки нужно распечатать и сдать вместе с авансовым отчётом.
3. Заполнить авансовый отчёт
Этот документ позволяет сотруднику отчитаться о том, какие расходы он успел понести и сколько удастся вернуть. Для отчёта можно использовать стандартную форму АО-1 или другой бланк, принятый в компании. Заполнять документ нужно тогда, когда все отчётные документы уже на руках. Сдать отчёт необходимо не позднее 3 дней после выхода приказа об отмене командировки.
В документе пишут:
- размер перечисленного аванса
- сумму потраченных денег
- остаток или перерасход денег
На оборотной стороне авансового отчёта пропишите названия отчётных документов: кассовый чек, квитанция на возврат, УПД и сумму расходов по каждому из них.
Если билет сдан, нужно распечатать квитанцию возврата с указанием удержаний и суммы к возврату. Если билет невозвратный и его не удалось сдать, то понадобится сделать скриншот уведомления от авиакомпании или сервиса бронирования. То же самое и с бронью отелей.
Подробнее про заполнение авансового отчёта
4. Произвести расчёты
Задача бухгалтерии — рассмотреть все представленные документы и произвести перерасчеты.
Если работник оплатил отель и билеты со своей карты, ему нужно отчитаться о фактических понесённых расходах в авансовом отчёте. Деньги, которые он позже получит от перевозчика или отеля при возврате, компания удержит из его следующей зарплаты.
Если организация успела выплатить суточные работнику, то он должен вернуть деньги в кассу или перечислить на расчётный счёт организации. Некоторые компании по заявлению сотрудника могут удержать суточные из заработной платы.
Как учесть расходы из-за отмены командировки
Расходы на командировку сотрудника — это затраты организации, а не доходы сотрудника. При учёте их нужно отнести к внереализационным расходам компании . А вот суточные к расходам причислять не нужно, поскольку работник их не потратил.
Если сотрудник изначально оплатил билеты и жильё со своей карты и при возврате были удержаны сборы, компания всё равно должна возместить работнику полную сумму расходов. При компенсации сотруднику этих расходов удерживать НДФЛ и платить страховые взносы с сумм не нужно.
Если же билеты и гостиница оплачены с расчётного счёта компании, то деньги возвращаются напрямую на этот счёт.
Как перенести командировку на другие даты
Бывает, что командировка невозможна именно сейчас, но необходимость в ней не отпадает. Рассказываем, можно ли перенести запланированную командировку на другое время.
Перенос командировки законом никак не регулируется, но это не значит, что он невозможен. Процесс переноса служебной поездки, как и любой другой процесс, лучше документировать и обосновывать ссылками на официальные акты.
Руководитель командированного должен составить служебную записку и указать в ней причину переноса командировки. После согласования служебной записки с гендиректором нужно отменить предыдущий приказ и издать новый, с указанием других дат. Работник должен ознакомиться с документом и подписать.
Если командировка переносится на небольшой срок, например несколько дней, возвращать суточные необязательно — всё равно уже скоро они понадобятся работнику. Авиабилеты можно обменять на новые даты, если позволяет тариф. Такую возможность предоставляют многие авиакомпании. Что касается ж/д билетов, можно попробовать переоформить билет или сдать и купить другой. Невозвратные авиа- и ж/д билеты вернуть не получится — отмена командировки не может быть причиной для вынужденного возврата.
Если коротко
- В приказе об отмене или переносе командировки стоит указывать причину и ссылаться на официальные документы
- Чем раньше оформить возврат билетов, тем больше удастся вернуть, кроме невозвратных билетов
- В авансовый отчёт вписывают сумму всех фактически понесённых расходов. Сборы за отмену бронирования — расходы не сотрудника, а компании
- В случае переноса командировки на небольшой срок работник может не возвращать суточные, а использовать их позже. Билеты и отели можно перебронировать на новые даты, если позволяет тариф