Туту.ру Корпоративным клиентам Как оформить отмену командировку в связи с коронавирусом

Как оформить отмену командировку в связи с коронавирусом

Может ли коронавирус быть причиной отмены командировки

Как отменить командировку: инструкция

Как учесть расходы из-за отмены командировки

Как перенести командировку на другие даты

Подытожим

В условиях пандемии отмена командировок стала частым явлением. В этой статье мы разберем, можно ли отменить или перенести служебную поездку из-за коронавируса, что должно быть в приказе об отмене командировки и как правильно отразить расходы на уже оплаченные билеты. Обо всем по порядку.

Может ли коронавирус быть причиной отмены командировки

Закон не ограничивает компанию в причинах отмены командировки. Основания для отмены запланированной рабочей поездки могут быть разные:

— потеря актуальности поездки;

— болезнь сотрудника;

— семейные обстоятельства командированного;

— ЧС (забастовки, природные бедствия, эпидемии и т.д.).

Отмену командировки из-за пандемии коронавируса можно отнести к форс-мажору. При этом не важно, по какой причине не состоится рабочая поездка: из-за закрытых границ или неблагоприятной эпидемиологической обстановки. Главное — обосновать отмену поездки и, по возможности, сослаться на официальные документы. Это нужно для того, чтобы у инспекции не возникло лишних вопросов.

Как отменить командировку: инструкция

1. Выпустить приказ об отмене командировки

Если приказ о командировке был выпущен, но аванс еще не перечислили и билеты в поездку не купили, достаточно только выпустить приказ об отмене командировки.

Законодательно установленной формы для такого приказа нет. Документ составляется в произвольной форме на стандартном бланке компании. В тексте нужно указать основание для отмены рабочей поездки — например, сослаться на официальные источники:

В документе необходимо написать имена и должности работников, которых затрагивает приказ. Также в тексте нужно указать номер приказа, который аннулируется.

Сотрудник, который должен был ехать в командировку, должен ознакомиться с приказом или распоряжением и поставить свою подпись.

Если же компания уже успела понести расходы на командировку, потребуется предпринять еще несколько шагов.

2. Отменить бронирования

Даже если работник не поехал в командировку, компания все равно несет фактические расходы, которые чаще всего полностью возместить нельзя. При возврате ж/д и авиабилетов чаще всего возвращается неполная сумма — удерживаются сервисные сборы и сборы за возврат. Если билеты невозвратные, их стоимость и вовсе нельзя вернуть.

Чем раньше оформить возврат билетов на транспорт, тем больше денег вернется. Пользователи Туту могут сдать ж/д и авиабилеты в личном кабинете на сайте или в приложении. Если билеты оформлены в аккаунте Туту Командировки, то возврат осуществляется из бизнес-аккаунта. После оформления возврата электронная квитанция и УПД (акт на сервисный сбор) придут на эл. почту, также их можно скачать в личном кабинете.

Для авиабилетов срок возврата составляет до 30 календарных дней, для ж/д билетов — 7-10 рабочих дней.

Также командированному нужно отменить бронирование отеля или апартаментов, если это возможно. Некоторые сервисы бронирования при возврате удерживают сборы за свои услуги. Подробнее

Все полученные электронные документы и чеки нужно распечатать и сдать вместе с авансовым отчетом.

3. Заполнить авансовый отчет

Этот документ позволяет сотруднику отчитаться о том, какие расходы он успел понести и сколько удастся вернуть. Для отчета используют стандартную форму №АО-1. Заполнять документ нужно тогда, когда все отчетные документы уже на руках. Сдать отчет надо не позднее 3 дней после выхода приказа об отмене командировки.

В документе нужно прописать:

  • размер перечисленного аванса;
  • сумму потраченных средств;
  • остаток или перерасход средств.

На оборотной стороне авансового отчета пропишите названия отчетных документов (кассовый чек, квитанция на возврат, УПД) и сумму расходов по каждому из них.

Если билет возвращен, то нужно распечатать квитанцию возврата с указанием удержаний и суммы к возврату. Если билет невозвратный и его не удалось сдать, то понадобится сделать скриншот уведомления от авиакомпании или сервиса бронирования. То же самое и с бронью отелей.

Произвести расчеты

Задача бухгалтерии — рассмотреть все представленные документы и произвести перерасчеты.

Если работник оплатил отель и билеты со своей карты, ему нужно отчитаться о фактических понесенных расходах в авансовом отчете. Деньги, которые он позже получит от перевозчика или отеля при возврате, компания удержит из его следующей зарплаты.

Если организация успела выплатить суточные работнику, то он должен вернуть деньги в кассу или перечислить на расчетный счет организации. Некоторые компании могут удержать суточные из заработной платы по заявлению сотрудника.

Как учесть расходы из-за отмены командировки

Расходы на командировку сотрудника — это затраты организации, а не доходы сотрудника. При учете их нужно отнести к внереализационным расходам компании. А вот суточные к расходам причислять не нужно, поскольку работник их не потратил.

Если сотрудник изначально оплатил билеты и жилье со своей карты и при возврате были удержаны сборы, компания все равно должна возместить работнику полную сумму расходов. При компенсации сотруднику этих расходов удерживать НДФЛ и платить страховые взносы с сумм не нужно.

Если же билеты и гостиница оплачены с корпоративного счета (например, в Туту Командировки), то деньги возвращаются напрямую на счет компании.

Как перенести командировку на другие даты

Допустим, карантин и ситуация с пандемией делают командировку невозможной именно сейчас, но необходимость в ней не отпадает. Можно ли перенести запланированную командировку на другое время? Отвечаем.

Перенос командировки законом никак не регулируется, но это не значит, что он невозможен. По логике, процесс переноса служебной поездки, как и любой другой процесс, должен быть задокументирован и обоснован.

Руководитель командированного должен составить служебную записку, в которой надо указать причину переноса командировки. После согласования служебной записки с гендиректором нужно отменить предыдущий приказ и издать новый, с указанием других дат. Работник должен ознакомиться с документом и подписать его.

Примечание: если командировка переносится на небольшой срок (например, несколько дней), возвращать суточные необязательно — все равно уже скоро они понадобятся работнику. Авиабилеты можно не сдавать, а обменять на новые даты (если позволяет тариф). Такую возможность предоставляют многие авиакомпании. Часто это выгоднее, чем сдать билет и и приобрести новый. Что касается ж/д билетов, то их обменять не получится — только купить другие.

Подытожим

  • Для отмены или переноса командировки лучше ссылаться на уважительные причины.
  • Чем раньше оформить возврат билетов, тем больше удастся вернуть (кроме невозвратных билетов).
  • Штрафы за отмену бронирования — расходы не сотрудника, а компании.
  • В авансовый отчет вписывают сумму всех фактически понесенных расходов.
  • В случае переноса командировки на небольшой срок работник может не возвращать суточные.

Еще можно почитать:

Командировка во время пандемии

Каршеринг в командировке

Компенсация транспортных расходов в командировке

Какие документы нужны для командировки в 2020 году

Туту.ру — сервис для организации путешествий и командировок. Мы сделали процесс бронирования билетов для рабочих поездок удобным и прозрачным. Оплатить билеты можно банковской картой или с онлайн-депозита компании. Все отчетные документы о поездке приходят на эл. почту и доступны в личном кабинете. Подробнее про Туту Командировки