Авансовый отчёт по командировке: как заполнять и когда сдавать
Авансовый отчёт — документ, который оформляет каждый командированный и фиксирует командировочные расходы. Документ подтверждает, что деньги компании потрачены по делу. К отчёту прикладывают чеки, билеты, договор аренды и другие подтверждающие документы. Отвечаем на самые частые вопросы о его оформлении.
Как заполнить авансовый отчёт
Компания может использовать стандартную форму авансового отчета (АО-1) от Госкомстата или разработать собственную.
Скачать бланк авансового отчёта АО-1
Стандартный отчёт состоит из двух страниц — лицевой и оборотной. На лицевой стороне бухгалтер указывает:
- номер документа и дату
- реквизиты организации
- данные сотрудника: ФИО, должность, подразделение
- остаток и перерасход по предыдущему авансу и данные по текущему
- сумму аванса и расходов
Если от аванса что-то осталось, сотрудник возвращает деньги в бухгалтерию. Если потратил больше, нужно обосновать расходы, чтобы компания их возместила. Обычно их включают в ближайшую выплату зарплаты.
Верхняя часть лицевой стороны отчёта:
У лицевой страницы есть отрезная часть — расписка о приёме отчёта бухгалтером. Бухгалтер подписывает квиток и отдаёт его сотруднику.
На оборотной стороне сотрудник заполняет графы 1–6 и перечисляет все документы, которые подтверждают командировочные расходы: билеты, кассовые чеки, счета-фактуры, договор аренды. Суммы в чеках и документах должны совпадать с суммами в отчёте. Чеки, билеты и другие подтверждающие документы прикладываются к отчёту.
Бухгалтер заполняет графы 7–9 и фиксирует принятые к учёту расходы.
Авансовый отчёт распечатывают в одном экземпляре. Сотрудник подписывает оборотную сторону под таблицей в поле «Подотчётное лицо».
После проверки отчёт подписывают бухгалтер и главный бухгалтер. Затем его утверждает руководитель — подписью в верхней части лицевой страницы.
Какие документы прикладывают к авансовому отчёту
Если билеты на поезд, автобус или аэроэкспресс куплены онлайн, нужно прикрепить к отчёту сканы, файлы или распечатать билеты и чеки. Для подтверждения поездки на каршеринге приложите договор аренды автомобиля, скриншот поездки в приложении и чек, а также служебную записку. Подробнее про каршеринг в командировках
Для подтверждения авиаперелёта нужна маршрутная квитанция и посадочный талон.
Для подтверждения проживания в гостинице нужны распечатанная бронь, счёт и кассовый чек. Если у владельца нет кассового аппарата, то нужна счёт-фактура: квитанция, заполненная от руки и заверенная печатью. Если сотрудник снимал квартиру, нужны подписанный хозяином договор и акт об оказанной услуге — с указанием сроков и суммы.
Можно ли сдать авансовый отчёт в электронном виде
Авансовый отчет можно представить как на бумаге, так и в электронном виде. Если для бумажной версии необходимо приложить оригиналы подтверждающих документов, то для электронной подойдут сканы или файлы.
Когда нужно сдавать авансовый отчёт
Отчёт сдают в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки. Если сразу после командировки сотрудник ушёл в отпуск или на больничный, отчёт он сдает в течение 3 рабочих дней после выхода из отпуска или с больничного.
Что будет, если работник не успел сдать отчёт вовремя
Если сотрудник нарушил сроки или не вернул остаток аванса, работодатель вправе считать деньги долгом (ст. 137 Трудового кодекса РФ). Удержать их можно из зарплаты по завершении месяца, следующего за месяцем, в котором работник должен был сдать отчёт.
Нужно ли заполнять авансовый отчёт при отмене командировки
Даже если командировка отменилась, обычно сотрудник уже успевает потратить часть аванса, например, на билеты. В таком случае отчёт всё равно нужно оформить и указать в нём фактические расходы. Отчёт нужно сдать в течение 3 дней после выхода приказа об отмене командировки.
Как оформить отмену командировки
Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.