Туту.ру Корпоративным клиентам Авансовый отчет по командировке

Авансовый отчет по командировке

Авансовый отчет по командировке

Авансовый отчет — документ, с которым сталкивается каждый командированный. Отвечаем на самые частые вопросы о его заполнении.

Для чего нужен авансовый отчет

В авансовом отчете работник отчитывается о тратах, совершенных в связи с командировкой. Этот документ свидетельствует о целевом расходовании средств компании и должен быть подкреплен соответствующими документами: чеками, билетами, договором аренды и так далее. Их нужно указать в отчете и приложить к нему же в качестве доказательств.

Как заполнить авансовый отчет

Организация может использовать стандартную форму авансового отчета, предложенную Госкомстатом еще в 2001 году (АО-1), или разработать свой вид документа с соблюдением необходимых реквизитов. В этой статье мы рассмотрим заполнение унифицированной формы АО-1.

Бланк авансового отчета АО-1

Стандартный отчет состоит из двух страниц — лицевой и оборотной. На лицевой стороне указывают:

  • реквизиты организации; 
  • номер документа;
  • сведения о командированном (ФИО, должность, подразделение);
  • сумму аванса и расходов;
  • остаток или перерасход.

Если от выданных авансом средств есть остаток, командированный должен сдать их в бухгалтерию. Если же он потратил больше, чем предполагалось (при условии, что траты были обоснованы и согласованы), то сумму перерасхода ему компенсируют — например, начисляют со следующей выплатой зарплаты.

Верхняя часть лицевой стороны отчета:

Лицевая сторона авансового отчета

У лицевой страницы есть отрезная часть (расписка) — о том, что авансовый отчет принят бухгалтером компании. Этот квиток, подписанный ответственным сотрудником бухгалтерии, остается у командированного.

Отрезная часть авансового отчета

На оборотной стороне находится таблица, в которой отмечают:

  • сумму выданного аванса,
  • сумму потраченных средств,
  • наличие остатка или, наоборот, перерасход средств,
  • номера счетов и субсчетов, по которым проводятся расходы.

Оборотная сторона авансового отчета

Командированный перечисляет все документы, которые подтверждают командировочные расходы: билеты, кассовые чеки, счета-фактуры, договор аренды и т.д. Для каждого документа прописывает наименование и сумму трат. Важно, чтобы суммы, указанные в чеках и других документах, совпадали с данными в таблице. Чеки и билеты должны быть прикреплены к отчету.

Авансовый отчет распечатывают в одном экземпляре. Командированный должен поставить свою подпись на оборотной стороне отчета под таблицей — это его называют «подотчетным лицом».

Отчет после проверки подписывают бухгалтер, главный бухгалтер, а затем документ утверждает руководитель компании (подпись вверху страницы).

Какие документы прикладывают к авансовому отчету

Если билеты на поезд, автобус или аэроэкспресс куплены онлайн, электронный билет и электронный чек нужно распечатать. При покупке на Туту оплату подтверждают два документа — электронная квитанция и акт на сервисный сбор (УПД).

Для подтверждения поездки на каршеринге надо распечатать договор аренды автомобиля, скриншот поездки в приложении, электронный чек, а также приложить служебную записку об использовании каршеринга. Подробнее мы писали в этой статье.

В случае с самолетом распечатка электронного билета не годится — нужно обязательно получить посадочный талон на стойке регистрации и потом приложить «корешок» талона к отчету.

Для подтверждения проживания распечатывают бронь гостиницы, прикладывают счет из гостиницы и кассовый чек, а если у владельца нет кассовой машины, то счет-фактуру — квитанцию, заполненную от руки и заверенную печатью. Если командированный снимал частную квартиру, ему нужно получить подписанный хозяином договор и акт об оказанной услуге, в которых прописаны сроки проживания и сумма оплаты.

Когда нужно сдавать авансовый отчет

В течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки. Если сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск или на больничный, то отчет он сдает в течение 3 рабочих дней после выхода из отпуска или с больничного.

Что будет, если работник не успел сдать отчет вовремя

Если командированный нарушил сроки сдачи отчета или не вернул остаток аванса, работодатель имеет право считать выданные средства задолженностью (статья 137 Трудового кодекса РФ) и  удержать их из его зарплаты по завершении месяца, следующего за месяцем, в котором работник должен был сдать отчет.

Нужно ли заполнять авансовый отчет при отмене командировки

Если компания либо сотрудник уже успели потратить средства на организацию командировки, то авансовый отчет необходимо оформить и вписать туда понесенные расходы. Подробный порядок описан в статье. Отчет нужно сдать в течение 3 дней после выхода приказа об отмене командировки.

Можно ли сдать авансовый отчет в электронном виде

Авансовый отчет можно оформить не только в бумажном, но и в электронном виде. Об этом мы расскажем в другой статье.

 

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Начнем сотрудничество?
Оставьте электронную почту, и мы свяжемся с вами.
Преимущества сервиса Туту.Командировки
  • Быстрое бронирование ж/д и авиабилетов
  • Закрывающие документы формируются автоматически
  • Поддержка электронного документооборота
Подробнее про сервис

Станьте корпоративным клиентом

Введите название своей компании. Регистрация пройдет за 2 минуты.
Уставные документы не нужны. А пользоваться сервисом можно сразу.