Компенсация транспортных расходов в командировке
Согласно ст. 168 Трудового кодекса, работодатель обязан возместить расходы сотрудника на проезд к месту командировки. В п. 9 Положения о командировках указывается, что возмещаются и другие расходы, которые работник производит с разрешения или ведома работодателя. Рассказываем, как компенсировать дополнительные и неочевидные расходы.
Дорога к аэропорту или ж/д вокзалу
В пункте 10 постановления № 501 уточняется, что в расходы на проезд к месту командировки входит дорога до станции, аэропорту или пристани, если они находятся за пределами населённого пункта. Сотрудник может добраться туда на любом общественном наземном или подземном транспорте, такси или каршеринге. Сюда же можно отнести и аэроэкспресс.
Организация должна компенсировать расходы на дорогу, но они должны быть обоснованы и подтверждены документами. Разъяснение можно найти в письме Министерства финансов РФ № 03-03-06/3/109215 от 10.11.2022.
Чтобы отчитаться о поездке на такси, работник может предоставить бумажный или электронный чек или фискальный бланк строгой отчётности. В документах должны быть прописаны: название, серия и номер чека, название перевозчика, дата выдачи и стоимость поездки. Если документы выданы на бумаге, нужна подпись уполномоченного лица. Иногда компании также просят добавить к отчётным документам маршрут поездки. В этом случае достаточно скриншота из мобильного приложения такси.
Проезд по городу во время командировки
Трудовой кодекс или постановление № 501 напрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездки на городском транспорте во время командировки. Однако организация вправе прописать соответствующий пункт во внутреннем регламенте о командировках или коллективном договоре. Это следует из письма Федеральной налоговой службы России № ЕД-4-3/11246 от 12.06.2011.
Поездку на такси можно считать проездом к месту командировки. Например, от аэропорта к отелю или от отеля до места выполнения служебного поручения. Все эти расходы должны быть обоснованы и подтверждены соответствующими документами. В локальных документах также можно прописать, каким сотрудникам компания может компенсировать расходы на такси.
Постельное бельё и питание в поезде
В пункте 10 постановления № 501 постельные принадлежности включены в список возмещаемых расходов по командировке. А вот на дополнительное питание, которое не входит в стоимость билета, предусмотрены суточные. Это значит, что чек за обед в вагоне-ресторане не нужно прикладывать к авансовому отчёту.
Платный выбор места в салоне самолёта
Согласно ст. 264 Налогового кодекса РФ и письму Минфина № 03-04-00/102629 от 27.12.2019 в расходы на командировку включаются стоимость дороги в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи, включая плату за смену места в самолете. Это значит, что сотрудник может выбрать и оплатить конкретное место в салоне и приложить к авансовому отчёту распечатку электронного чека авиакомпании.
Бензин и платная парковка для автомобиля
Законодательство не ограничивает выбор транспорта для командировки — работник может отправиться в поездку на служебном или личном автомобиле.
Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензина и технического обслуживания автомобиля во время поездки. Нормы компенсаций закреплены в постановлении № 417 от 03.04.2024. Для отчёта о расходах командированному нужно сохранять чеки на топливо с автозаправок, а также чеки на обслуживание в автосервисах.
Если сотрудник едет в командировку на служебном авто, стоимость платной парковки можно учесть как расходы на содержание транспорта. Об этом говорится в ст. 264 Налогового Кодекса РФ. Если использовался личный автомобиль командированного, считать траты на стоянку лучше по нормам, указанным в Постановлении № 92 от 08.02.2002.
Ещё можно почитать
Как оформить отмену командировки
Какие документы нужны для командировки
Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.