Компенсация транспортных расходов в командировке
Мы закрыли корпоративное направление в 2023 году и больше не обновляем статьи о командировках. Информация в тексте может быть неактуальной.
Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан возместить расходы сотрудника на проезд к месту командировки (ст. 168). В п. 11 другого нормативного документа — Положения о служебных командировках — указывается, что возмещаются и другие расходы, которые работник производит с разрешения или ведома работодателя. Мы собрали список транспортных расходов, компенсация которых вызывает вопросы и у командированных, и у бухгалтеров, и постарались найти на них ответы.
Дорога к аэропорту или ж/д вокзалу
Оплата дороги до места командировки — забота компании. Возникает вопрос: считается ли проезд в командировку с момента посадки на поезд или в самолет или раньше? Должна ли компания оплатить сотруднику дорогу до аэропорта или вокзала?
Если обратиться к Положению о служебных командировках, то в п. 12 уточняется, что в расходы на проезд к месту командировки входит дорога к аэропорту, станции или пристани, при условии, что они находятся за пределами населённого пункта. Сотрудник может добираться туда на автобусе, маршрутке, поезде или судне. Технически сюда можно отнести метро и аэроэкспресс.
Многие предпочитают ехать в аэропорт на такси или арендованном авто (каршеринг). Организация может компенсировать сотруднику стоимость поездки, при условии, что эти траты экономически обоснованны и имеют документальное подтверждение. Разъяснение можно найти в письмах Министерства финансов РФ от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33.
Чтобы отчитаться о поездке на такси, работнику необходимо получить от водителя чек ККТ или квитанцию бланка строгой отчётности. Список реквизитов, которые должны быть в квитанции. Отправленный на имейл чек также подтвердит траты. Его надо распечатать и сдать в бухгалтерию с отчётом.
Проезд по городу во время командировки
Командированный приехал в место назначения. Каждый день от гостиницы ему нужно добираться до места проведения работ. Возместит ли работодатель стоимость поездок и какой именно транспорт может использовать сотрудник? Давайте разберёмся.
Трудовой кодекс или Положение о служебных командировках напрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездки на городском транспорте во время командировки. Однако организация вправе прописать соответствующий пункт во внутреннем документе — регламенте о командировках или коллективном договоре. Это следует из письма Федеральной налоговой службы России.
Если говорить про такси во время командировки, то, например, поездку от аэропорта к отелю и обратно можно зачесть как «проезд к месту командировки». Но эти расходы должны быть обоснованы и сопровождены соответствующими документами.
Что касается дороги от гостиницы к месту выполнения служебного поручения, то любая организация предпочтёт, чтобы сотрудник (если, конечно, это не топ-менеджер) ездил на общественном транспорте. Другой вопрос, если в населённом пункте с транспортом туго или рядом нет остановок. Этот вопрос решается на усмотрение работодателя.
Если речь идет о топ-менеджменте, то компания может разрешить сотрудникам с определённым статусом использовать такси, заранее прописав это локальном нормативном акте — регламенте о командировках.
Постельное бельё и питание в поезде
В соответствии с п. 12 Положения о служебных командировках, постельные принадлежности включены в список возмещаемых расходов по командировке. А вот дополнительное питание в поезде, которое не входит в стоимость билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены суточные. А значит, чек на обед в вагоне-ресторане прикладывать к авансовому отчёту смысла нет.
Платный выбор места в салоне самолёта
Сидеть у иллюминатора или вытянуть ноги в кресле возле аварийного выхода. За выбор места в салоне многие авиакомпании берут дополнительную плату. Оплатит ли эту прихоть работодатель?
Согласно ст. 264 Налогового кодекса РФ, в расходы на командировку включаются стоимость дороги в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи, включая плату за смену места в самолете. Выбрать и оплатить конкретное сиденье в салоне можно на сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимо сдать вместе с авансовым отчётом.
Бензин и платная парковка для автомобиля
Законодательство не ограничивает напрямую компании в выборе транспорта для проезда к месту командировки. Работник может отправиться в командировку на служебном или личном автомобиле.
Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензина и технического обслуживания автомобиля во время поездки. Для отчёта о расходах командированному необходимо сохранять чеки на топливо с автозаправок, а также чеки на обслуживание в автосервисах.
Стоимость платной парковки можно учесть как расходы на содержание служебного транспорта — если ссылаться на подпункт 11 первого пункта ст. 264 Налогового кодекса РФ, а также Постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.10.2011 г. №А05-11805/2010 и Письмо Министерства финансов РФ от 27.04.2006 г. №03-03-04/1/404. Если использовался личный автомобиль командированного, чтобы избежать споров с налоговиками, считать траты на стоянку лучше по нормам, указанным в Постановлении №92 от 08.02.2002 года.
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Ещё можно почитать
Командировка во время пандемии