
В этой статье мы рассмотрим преимущества каршеринга
по сравнению со служебным или личным автомобилем
и узнаем, что законодательство говорит об использовании
каршеринга в командировке. Расскажем, как командированному
подтвердить траты на каршеринг, а бухгалтеру —
учесть эти расходы.
Особенности каршеринга
Каршеринг — это вид краткосрочной аренды автомобиля.
Стоимость поездки зависит от разных факторов: длительности,
пробега, времени суток, модели автомобиля. Есть тарифы
и с фиксированной стоимостью. Обычно каршеринг применяют
для коротких поездок по городу. Сервисы каршеринга есть
во многих странах мира, включая Россию. Ими пользуются как
местные жители, так и путешественники.

Чтобы стать пользователем сервиса каршеринга, водитель должен
скачать мобильное приложение и зарегистрироваться: загрузить
фото паспорта и водительских прав, ввести данные банковской
карты. После этого нужно принять условия использования, прописанные
в договоре-оферте, и дождаться подтверждения заявки.
Для людей, которые умеют водить, каршеринг может быть выгоднее,
чем такси, собственная машина или автомобиль, взятый
в традиционном пункте проката. Бензин, мойка, страховка
и техобслуживание часто уже включены в тариф. Поэтому все
больше компаний задаются вопросом, можно ли использовать
каршеринг для командировок. Некоторые сервисы предлагают особые
условия для корпоративных клиентов, но в этой статье
мы рассмотрим именно разовое использование каршеринга.
Преимущества каршеринга по сравнению со служебным
и личным автомобилем такие:
- На порядок меньше сопутствующих документов: не нужно
готовить путевой лист, заключать договор аренды автомобиля (если
сотрудник едет на личном авто), собирать чеки с заправок
и сервисов технического обслуживания.
- Не нужно оплачивать парковку автомобиля: каршеринговые
машины оставляют на городских стоянках в большинстве
случаев бесплатно.
- Не придется тратиться на бензин. Многие сервисы
каршеринга предусматривают бесплатную заправку по топливной
карте сервиса. Другие компании делают так, что автомобиль
с пустым баком в принципе не виден пользователям.
Третьи возмещают водителю траты на бензин при предъявлении
чека.
- Не нужно проводить техобслуживание автомобиля и мыть
его — за этим следят сами сотрудники сервиса каршеринга.
Задача водителя — перед использованием автомобиля
сфотографировать его и зафиксировать все царапины, трещины
и другие повреждения.
Каршеринг и законодательство
Трудовой кодекс РФ и Положение о командировках гласят, что
работодатель должен оплатить сотруднику проезд к месту
командировки, а также возместить иные расходы, произведенные
с ведома организации. В законодательстве
не указывается, каким именно транспортом должен пользоваться
командированный, а значит, выбор способа передвижения
не ограничен.
Согласно письму московских налоговиков, расходы
на аренду автомобиля допустимо учесть в числе
командировочных расходов:
«...Суммы оплаты организацией аренды автомобиля или
стоимости поездки на такси для проезда работников при
нахождении их в командировке до места назначения
и обратно, для проезда в аэропорт или на вокзал
в местах отправления, назначения или пересадок относятся
к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением
налогоплательщиками трудовых обязанностей, и согласно пункту
3 статьи 217 Кодекса освобождаются от обложения налогом
на доходы физических лиц»
Возможность использования арендованного авто подтверждает
и постановление ФАС, по которому расходы
руководителя компании на аренду автомобиля во время
командировки признаны правомерными.
Таким образом, арендовать машину во время командировки
можно. Главное — подтвердить оправданность расходов
и собрать соответствующие документы.
Подтверждающие документы для каршеринга
В упомянутом выше Письме УФНС РФ по Москве
говорится:
«Таким образом, документальным подтверждением
командировочных расходов в виде услуг каршеринга в целях
налогообложения прибыли организаций могут являться авансовый отчет
работника с приложением к нему надлежащим образом
оформленных оправдательных документов, подтверждающих
осуществленные расходы, наличие заключенного договора аренды
транспортного средства, а также документов, подтверждающих
факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения
служебного поручения в период нахождения
в командировке»
Исходя из этого расходы на каршеринг можно подтвердить
несколькими документами.
1. Договор аренды автомобиля
Регистрируясь в приложении каршеринга, пользователь путем
проставления соответствующей отметки принимает условия
договора-оферты с каршеринговой компанией. Как правило, такие
договоры обезличены, то есть в них не прописаны
данные пользователя. Найти договор можно на сайте компании или
скачать в личном кабинете в приложении. Например, клиент
Belka Car при регистрации акцептует Договор присоединения
и условия пользовательского соглашения.
Чтобы отчитаться о командировке, надо распечатать договор,
а также скриншот профиля сотрудника в приложении.
Важный момент: если машина арендована за рубежом,
то договор аренды нужно перевести на русский язык. Этого
требует Положение по ведению бухучета
в РФ.
2. Чек об оплате аренды
Сервисы каршеринга, как и агрегаторы такси, после
завершения поездки присылают пользователю чек на электронную
почту. Также его можно скачать из личного кабинета. Чек нужно
распечатать и приложить к авансовому отчету.
3. Маршрут поездки
Маршрут движения автомобиля можно отнести к иным
документам, подтверждающим факт того, что командированный
пользовался арендованной машиной. Обычно информация о маршруте
содержится в разделе «Поездки»/«История поездок». Например,
пользователи «Яндекс.Драйв» в разделе «Поездки» могут найти
информацию о всех совершенных поездках. На карточке
поездки указаны:
- адрес начала и окончания маршрута;
- время начала и окончания поездки;
- стоимость поездки.
Для отчета нужно сделать скриншот поездки, распечатать
и приложить к отчету.

4. Служебная записка
В служебной записке нужно указать цель и маршрут
поездки, ее стоимость. Также необходимо обосновать расходы
на каршеринг в командировке — например, назвать
причину, по которой невозможно было использовать общественный
транспорт или такси.
Поскольку командированный оплачивает поездку из собственных
денег (сервисы каршеринга предусматривают оплату с карт
физических лиц), то именно служебная записка служит основанием
для компенсации его расходов работодателем. После того как записку
подписывает руководитель командированного, ее передают
в бухгалтерию.
5. Авансовый отчет
Согласно пункту 26 Положения о командировках,
вернувшись из рабочей поездки, сотрудник должен сдать
в бухгалтерию заполненный авансовый отчет с описанием
трат и подтверждением в виде чеков и других
документов.
На обратной стороне отчета в таблице нужно прописать
названия всех документов, которые подтверждают пользование
каршерингом, а также сумму расходов.
Учет расходов на каршеринг
Исходя из статьи 217 Налогового кодекса РФ,
те суммы, которые работодатель перечисляет работнику для
компенсации целевых расходов на проезд к месту
командировки и обратно, на поездки к вокзалу или
аэропорту на месте, не облагаются НДФЛ.
В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету,
расходы на проезд в командировке относятся
к «расходам по обычным видам деятельности».
Компенсировать траты командированного на каршеринг можно
двумя способами.
- Организация перед поездкой перечисляет сотруднику деньги
на каршеринг, и по возвращении он отчитывается
о тратах.
- Сотрудник оплачивает услуги сервиса своей банковской картой
и после сдачи авансового отчета получает возмещение.
Еще можно почитать
Компенсация
транспортных расходов в командировке
Командировка
во время пандемии
Какие
документы нужны для командировки в 2020 году
Как
оформить отмену командировки в связи
с коронавирусом
Туту Командировки —
удобный и прозрачный сервис организации служебных поездок.
Подробнее