Командировочное удостоверение
В списке документов для оформления командировки часто упоминают командировочное удостоверение, его ещё называют командировочным листом. Этот документ подтверждает: сотрудник в командировке и действует по поручению компании. Разбираемся, нужен ли этот документ компании, как его оформить и заполнить.
Обязательно ли оформлять командировочное удостоверение
Командировочные удостоверения использовали ещё в СССР.
С 2015 года командировочное удостоверение и служебное задание перестали быть обязательными отчётными документами. Теперь достаточно приказа о командировке, проездных документов, документа о найме жилья и служебной записки, чтобы подтвердить факт командировки и связанные с этим расходы.
Но компании и сегодня могут использовать командировочный лист в делопроизводстве, если это необходимо и прописано во внутренних документах. Командировочное удостоверение, заполненное по форме, говорит о нескольких фактах:
- командированный действительно побывал в месте назначения и встретился с принимающей стороной
- поездка работника имела производственный характер
- командировка состоялась в указанные сроки
Удостоверение полезно и компании, и сотруднику. Компании — чтобы учитывать время в командировке. Сотруднику — например, чтобы обосновать цель визита в другой филиал компании.
Как оформить командировочное удостоверение
Последний образец удостоверения был утверждён Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 года.
Сейчас бланк командировочного удостоверения носит рекомендательный характер, при желании организация может разработать собственную форму. Но работодатели обычно используют унифицированный шаблон командировочного удостоверения (форма Т-10).
На лицевой стороне документа указывают:
- ФИО командированного
- должность работника и служебное подразделение
- место назначения и цель поездки
- даты и продолжительность командировки
- паспортные данные командированного
Цель командировки можно формулировать свободно, например:
- подписание контракта на оказание услуг
- проведение переговоров о заключении договора или закупке оборудования
- наладка и ремонт оборудования
- оказание консультационных услуг
В удостоверении указывают, что оно действительно только с паспортом или другим удостоверением личности.
Командировочное удостоверение распечатывают в одном экземпляре и подписывают у гендиректора. Затем отдают командированному — по возвращении он сдаёт его в кадры или бухгалтерию.
Как заполнить оборотную сторону командировочного листа
На обратной стороне документа — строки для отметок о прибытии и выбытии. Их заполняет и заверяет подписью сотрудник принимающей стороны — кадровик, секретарь или бухгалтер.
В первой строке указывают:
- дату выбытия: день, когда специалист отправился в служебную поездку
- дату прибытия: день, когда сотрудник приехал в место назначения (заполняют в принимающей организации)
Если командировка в одно место, вторую строку заполняют так: принимающая сторона ставит дату выбытия, а дату прибытия проставляют уже на месте постоянной работы командированного — когда сотрудник вернётся в офис.
Что делать, если отметить некому — например, сотрудник едет на переговоры с физлицами? В этом случае отметку может поставить администрация отеля или местные органы власти.
Ещё можно почитать
Как оформить командировку для гендиректора
Компенсация транспортных расходов в командировке
Какие документы нужны для командировки
Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.