Как оформить командировку для гендиректора

Что нужно сделать до командировки

1. Составить служебную записку

В первую очередь необходимо составить служебную записку о направлении директора в командировку и перечислении ему аванса. Для этого нужно приблизительно подсчитать сумму предстоящих расходов. В эту сумму включают стоимость билетов, трансфера, жилья, суточные, а также компенсацию представительских расходов, если такие предусмотрены политикой компании. Если билеты и отель оплачиваются со счёта компании, то их стоимость не включают в аванс.

Представительские расходы — это стоимость деловых ужинов, заседаний, услуг переводчика. На них до командировки составляют отдельный приказ, где утверждается необходимость расходов и сумма. Компенсация представительских расходов должна быть внесена в приказ на командировку и выплачена авансом.

Служебная записка составляется от лица гендиректора на его же имя. Получается, он сам себя направляет в командировку.

2. Оформить приказ о направлении в командировку

Затем нужно сделать приказ на командировку — по унифицированной форме Т-9 или по форме, принятой в организации. Форма приказа прописывается во внутреннем положении о командировках. Как и служебная записка, приказ оформляется на имя гендиректора и подписывается им же. Документ  фиксируют в журнале регистрации приказов организации.

Примеры оформления документов для командировки

3. Составить приказ и доверенность на передачу полномочий директора другому сотруднику

Во время отъезда директора компания не прекращает свою деятельность — кто-то должен управлять процессами и людьми, подписывать документы. Поэтому на время своего отсутствия генеральный директор выбирает доверенное лицо и оформляет на него доверенность на передачу полномочий.

Временно исполняющим обязанности гендиректора может быть выбран любой сотрудник, но чаще всего им становятся заместитель директора, технический директор (CTO), соучредитель, главный бухгалтер, руководитель департамента или отдела.

Доверенность составляется в свободной форме и заверяется печатью организации и подписью генерального директора.

Что обязательно должно быть в доверенности:

• имя сотрудника, временно исполняющего обязанности главы компании;
• список полномочий, которыми наделяется замещающее лицо;
• дата подписания и дата истечения действия доверенности.

Одновременно с доверенностью нужно составить приказ о передаче полномочий гендиректора доверенному лицу. Если в обязанности доверенного лица до этого не входило замещение директора, то необходимо составить дополнительное соглашение к его трудовому договору. Также нужно заручиться письменным согласием сотрудника исполнять обязанности директора.

4. Забронировать жильё и купить билеты

При бронировании учитывайте, что планы руководителя могут измениться в любой момент. Поэтому покупайте билеты с возможностью обмена и возврата — это позволит сэкономить в случае внезапного переноса или отмены поездки. При покупке на Туту можно забронировать авиабилеты на несколько дней и выкупить позже. Что касается жилья, то лучше выбирать варианты с бесплатной отменой брони.

Как оформить отмену командировку в связи с коронавирусом

5. Забронировать авто

Часто в качестве трансфера до/от аэропорта используют такси. Командированному нужно сохранять чеки на поездки, чтобы потом получить возмещение расходов.

Иногда на время командировки бронируют автомобиль — например, если директору нужно съездить в несколько филиалов предприятия на территории страны или просто много передвигаться по городу. Важно сохранять все документы: договор аренды автомобиля, чеки с заправок, чтобы предоставить в бухгалтерию для отчёта.

6. Оформить визу

У каждого консульства свои правила по оформлению виз. Иногда подать документы на визу вместо гендиректора может доверенное лицо, например, ассистент. Значит, необходимо оформить доверенность в соответствии с правилами консульства.

Подавать заявление на шенгенскую визу директор должен лично, так как нужно сдать отпечатки пальцев. Исключение — если он уже сдавал биометрию в течение последних 5 лет. В этом случае передать документы можно по доверенности.

При оплате визы и других расходов нужно сохранять чеки — стоимость оформления визы входит в список командировочных расходов и оплачивается компанией.

Что нужно сделать после командировки

1. Собрать все отчётные документы

К ним относятся документы, подтверждающие разные виды расходов:

• жильё — договор об аренде квартиры, счёт-фактура, чек ККТ об оплате гостиницы, выписку с банковской карты;
• транспорт — посадочный талон на самолёт, чеки ККТ из такси или каршеринга, договор об аренде авто. Подробнее об отчётных документах за каршеринг.
• представительские расходы — чеки за деловые ужины, договор аренды зала заседаний и т.д.

2. Заполнить авансовый отчёт

В авансовом отчёте прописывают суммы выданных и потраченных денег. На оборотной стороне отчёта впишите названия отчётных документов: чек, квитанция и т.д.

3. Отдать отчёт и чеки в бухгалтерию

Сделать это нужно в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки. После этого бухгалтерия сделает перерасчёт. Если гендиректор что-то оплатил из своих средств, эти расходы ему обязаны возместить.

В итоге

1. Служебную записку и приказ о направлении в командировку директор пишет на свое имя и сам же подписывает.
2. На время отсутствия директора необходимо оформить доверенность и выпустить приказ о передаче полномочий сотруднику, который его заменяет.
3. Покупать билеты и бронировать жильё для гендиректора лучше с возможностью возврата, так как планы главы компании часто могут меняться.
4. Гендиректор, как и любой другой сотрудник, должен тщательно сохранять отчётные документы, чтобы получить компенсацию командировочных расходов.