
С точки зрения трудового законодательства, генеральный
директор — такой же наемный сотрудник, как и все
остальные. Однако оформление командировочных документов для
руководителя компании имеет свои особенности. Рассказываем
по шагам, какие моменты нужно учесть при направлении
в командировку гендиректора.
Что нужно сделать до командировки
1. Составить служебную записку
В первую очередь нужно составить служебную записку
о направлении директора в командировку
и перечислении ему аванса. Для этого нужно приблизительно
подсчитать сумму предстоящих расходов. В эту сумму надо
включить стоимость билетов, трансфера, жилья, суточные,
а также компенсацию представительских расходов (если
предусмотрены). Если билеты и отель оплачиваются со счета
компании, то их стоимость не включают
в аванс.
Представительские расходы — это стоимость деловых ужинов,
заседаний, услуг переводчика. На них до командировки
составляется отдельный приказ, где утверждается необходимость
расходов и сумма. Компенсация представительских расходов
должна быть внесена в приказ на командировку
и выплачена авансом.
Служебная записка составляется от лица гендиректора
на его же имя. Получается, он сам себя направляет
в командировку.
2. Оформить приказ о направлении в командировку
Затем нужно сделать приказ на командировку —
по унифицированной форме Т-9 или по форме, принятой
в организации (форма приказа прописывается во внутреннем
положении о командировках). Как и служебная записка,
приказ оформляется на имя гендиректора и подписывается
им же. Документ нужно зафиксировать в журнале регистрации
приказов организации.
Примеры
оформления документов для командировки
3. Составить приказ и доверенность на передачу
полномочий директора другому сотруднику
Во время отъезда директора компания не прекращает свою
деятельность — кто-то должен управлять процессами
и людьми, подписывать документы. Поэтому на время своего
отсутствия генеральный директор выбирает доверенное лицо
и оформляет на него доверенность на передачу
полномочий.
Временно исполняющим обязанности гендиректора может быть выбран
любой сотрудник, но чаще всего им становятся:
- заместитель директора,
- технический директор (CTO),
- соучредитель,
- главный бухгалтер,
- руководитель департамента/отдела.
Доверенность составляется в свободной форме
и заверяется печатью организации и подписью генерального
директора.
Что обязательно должно быть в доверенности:
- имя сотрудника, временно исполняющего обязанности главы
компании;
- список полномочий, которыми наделяется замещающее лицо;
- дата подписания и дата истечения действия
доверенности.
Одновременно с доверенностью нужно составить приказ
о передаче полномочий гендиректора доверенному лицу. Если
в обязанности доверенного лица до этого не входило
замещение директора, то необходимо составить дополнительное
соглашение к его трудовому договору. Также нужно заручиться
письменным согласием сотрудника исполнять обязанности
директора.
4. Забронировать жилье и купить билеты
При бронировании нужно учесть, что планы руководителя могут
измениться в любой момент. Поэтому стоит покупать билеты
с возможностью обмена и возврата — это позволит
сэкономить в случае внезапного переноса или отмены поездки.
Что касается жилья, то лучше выбирать варианты
с бесплатной отменой брони.
Как
оформить отмену командировку в связи
с коронавирусом
Сервис Туту Командировки
позволяет купить авиа- и ж/д билеты со счета компании
по безналичному расчету. Это удобно, так как оформить
бронирование может любой сотрудник, которому выдан соответствующий
доступ — например, помощник руководителя или секретарь. Все
отчетные документы доступны для скачивания. Также можно
предоставить доступ к бизнес-аккаунту бухгалтеру —
он может прямо в личном кабинете сформировать
и скачать акты сверки.
5. Забронировать авто
Часто в качестве трансфера до/от аэропорта используется
такси. Командированному нужно сохранять чеки на поездки, чтобы
потом получить возмещение расходов.
Иногда на время командировки бронируют автомобиль —
например, если директору нужно съездить в несколько филиалов
предприятия на территории страны или просто много
передвигаться по городу. Важно сохранять все документы:
договор аренды автомобиля, чеки с заправок, чтобы предоставить
в бухгалтерию для отчета.
6. Оформить визу
У каждого консульства свои правила по оформлению виз.
Иногда подать документы на визу вместо гендиректора может
доверенное лицо (например, ассистент). Значит, необходимо оформить
доверенность в соответствии с правилами консульства.
Подавать заявление на шенгенскую визу директор должен
лично, так как нужно сдать отпечатки пальцев. Исключение —
если он уже делал биометрию в течение последних
5 лет. В этом случае передать документы можно
по доверенности.
При оплате визы и других расходов нужно сохранять
чеки — стоимость оформления визы входит в список командировочных расходов
и оплачивается компанией.
Что нужно сделать после командировки
1. Собрать все отчетные документы
К ним относятся документы, подтверждающие
расходы на:
- жилье (договор об аренде квартиры, счет-фактура, чек ККТ
об оплате гостиницы, выписку с банковской карты);
- транспорт (посадочный талон на самолет, чеки ККТ
из такси или каршеринга, договор об аренде авто
и и.д.). Подробнее
об отчетных документах за каршеринг.
- представительские расходы (чеки за деловые ужины, договор
аренды зала заседаний и т.д.).
2. Заполнить авансовый отчет
В авансовом отчете нужно прописать суммы выданных
и потраченных средств. На оборотной стороне отчета
впишите названия отчетных документов (чек, квитанция
и т.д.).
3. Отдать отчет и чеки в бухгалтерию
Сделать это нужно в течение 3 рабочих дней после
возвращения из поездки. После этого бухгалтерия сделает
перерасчет. Если гендиректор что-то оплатил из своих средств,
эти расходы ему обязаны возместить.
В итоге
- Служебную записку и приказ о направлении
в командировку директор пишет на свое имя
и сам же подписывает.
- На время отсутствия директора необходимо оформить
доверенность и выпустить приказ о передаче полномочий
сотруднику, который его заменяет.
- Для гендиректора покупать билеты и бронировать жилье лучше
с возможностью возврата, так как планы главы компании часто
могут меняться.
- Гендиректор, как и любой другой сотрудник, должен
тщательно сохранять отчетные документы, чтобы впоследствии получить
компенсацию командировочных расходов.
* Данная статья носит информационный характер
и может не совпадать с мнением государственных
органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.
Еще можно почитать
Как
оформить отмену командировку в связи
с коронавирусом
Командировка
во время пандемии
Компенсация
транспортных расходов в командировке
Какие
документы нужны для командировки в 2020 году
Каршеринг
в командировке
Командировка
в выходные дни
Туту Командировки —
удобный бесплатный сервис для организации деловых поездок.
С помощью бизнес-аакаунта можно выдавать доступ сотрудникам
на покупку билетов, оплачивать билеты с единого
корпоративного депозита, получать отчетные документы в эл.
виде. И это еще
не все