Каршеринг в командировке: как пользоваться и отчитываться
В статье расскажем, можно ли использовать каршеринг в рабочей поездке, какие документы понадобятся для отчёта и как учесть расходы.
Особенности каршеринга
Каршеринг — это краткосрочная аренда автомобиля, которую обычно используют для поездок по городу. Стоимость зависит от длительности, пробега, времени суток и модели автомобиля, но у некоторых сервисов есть и фиксированные тарифы.
Чтобы пользоваться каршеринговыми сервисами, нужно скачать приложение и зарегистрироваться: загрузить фото паспорта и водительских прав, ввести данные банковской карты, принять условия договора-оферты и дождаться подтверждения заявки.
Каршеринг может быть выгоднее такси или традиционного проката, потому что бензин, мойка, страховка и техобслуживание обычно уже включены в тариф. Некоторые сервисы предлагают особые условия для корпоративных клиентов, но в этой статье рассмотрим только разовое использование каршеринга в командировке.
Преимущества каршеринга по сравнению со служебным, арендованным и личным автомобилем:
— Меньше документов: не нужен путевой лист, договор аренды авто, чеки с заправок и автосервисов
— Не нужно платить за парковку: каршеринговые машины обычно можно оставлять на городских стоянках бесплатно
— Не нужно тратиться на бензин: многие сервисы предусматривают бесплатную заправку по топливной карте или возмещают расходы по чеку
— Не нужно заниматься техобслуживанием и мойкой — за этим следит сервис. Водителю достаточно сфотографировать автомобиль перед поездкой и зафиксировать повреждения, если они есть
Каршеринг и законодательство
По ст. 168 ТК РФ и Положению о командировках работодатель обязан оплатить сотруднику проезд к месту командировки и обратно, а также возместить другие расходы, согласованные с организацией.
С 1 сентября 2025 года каршеринг и такси включены в перечень транспорта, которым можно пользоваться в командировках. Главное — подтвердить расходы документами и согласовать их с работодателем.
Подтверждающие документы для каршеринга
Согласно Положению о командировках, расходы на каршеринг нужно подтвердить документально. Для этого подойдут договор с каршеринговой компанией и отчёт о поездке из мобильного приложения. На практике для отчёта обычно собирают несколько документов.
1. Договор аренды автомобиля
При регистрации в приложении пользователь принимает условия договора-оферты с каршеринговой компанией. Найти договор можно на сайте сервиса или скачать в личном кабинете приложения.
Для отчёта нужно приложить договор и скриншот профиля сотрудника из приложении.
Если машина арендована за рубежом, договор необходимо перевести на русский язык — этого требует Положение по ведению бухучёта в РФ (Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
2. Чек об оплате аренды
После завершения поездки сервис присылает чек на электронную почту. Также его можно скачать из личного кабинета. Чек нужно распечатать и приложить к авансовому отчёту.
3. Маршрут поездки
Информация о маршруте подтверждает, что сотрудник действительно пользовался арендованным автомобилем. Обычно её можно найти в разделе «Поездки» или «История поездок» в приложении.
Обычно на карточке поездки указаны:
— адрес начала и окончания маршрута
— время начала и окончания поездки
— стоимость поездки
Нужно сделать скриншот и приложить его к отчёту.
4. Служебная записка
В служебной записке указывают цель и маршрут поездки, её стоимость. Также нужно обосновать, почему сотрудник воспользовался каршерингом, а не общественным транспортом или такси.
Сервисы каршеринга принимают оплату только с карт физических лиц, поэтому сотрудник платит из своих денег. Служебная записка служит основанием для компенсации этих расходов. После того как её подписывает руководитель, документ передают в бухгалтерию.
5. Авансовый отчёт
Согласно п. 23 Положения о командировках, после возвращения из поездки сотрудник сдаёт в бухгалтерию авансовый отчёт с описанием расходов и подтверждающими документами.
В отчёте нужно указать названия всех документов, подтверждающих использование каршеринга, и сумму расходов по каждому из них.
Учёт расходов на каршеринг
По Положению о бухгалтерском учёте расходы на проезд в командировке относятся к «расходам по обычным видам деятельности».
Компенсация расходов на каршеринг не всегда облагается НДФЛ и страховыми взносами — это зависит от цели поездки.
Если сотрудник использует каршеринг для проезда к месту командировки и обратно, а также для поездок до аэропорта или вокзала, компенсация этих расходов не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Это следует из ст. 217 НК РФ.
Если каршеринг используется для поездок внутри командировки — например, для передвижения по городу между встречами — ситуация другая. Такие расходы облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Это разъяснено в письме Минфина № 03-04-06/40114.
Компенсировать траты на каршеринг можно двумя способами:
— Организация перед поездкой перечисляет сотруднику деньги на каршеринг, и по возвращении он отчитывается о расходах
— Сотрудник оплачивает поездки своей картой и получает возмещение после сдачи авансового отчёта
Ещё можно почитать
Компенсация транспортных расходов в командировке
Оформление командировки: пошаговая инструкция
Как оформить отмену командировки
Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.