Туту.ру Корпоративным клиентам Командировка во время пандемии: частые вопросы

Командировка во время пандемии: частые вопросы

Пандемия нового коронавируса серьезно повлияла на деятельность компаний. Многие организации перешли на удаленную работу, предприятия сферы обслуживания закрылись на неопределенное время, одно за другим отменяются деловые мероприятия. Доходит до смешного: в Нью-Йорке круглый стол про бизнес во время коронавируса отменили из-за него же. Но даже в условиях эпидемии не все компании могут отказаться от рабочих поездок. Какие риски в организации командировок могут возникнуть сейчас и как с ними справиться, мы расскажем в этой статье.

1. Может ли сотрудник отказаться от загранкомандировки, если боится куда-то ехать и заболеть коронавирусом?

Пока законодательство РФ никак не регламентирует подобные ситуации. Хотя официально российские власти рекомендуют компаниям воздержаться от зарубежных поездок, прямого запрета на заграничные командировки нет (статья была написана до того, как выезд из России был ограничен). А значит, состоится ли поездка, зависит от текущего законодательства и от воли работодателя. О том, кто по закону имеет право отказаться от командировки, мы писали ранее.

2. Можно ли в связи с эпидемией отказаться в командировке от поездок на общественном транспорте и ездить на такси? Как компании регламентировать этот вопрос?

Согласно Трудовому кодексу и Положению о служебных командировках, компания должна оплатить сотруднику проезд к месту командировки. Что касается проезда на месте, то законодательство напрямую не обязывает работодателя оплачивать проезд по городу, тем более на такси. Особенности компенсации транспортных расходов в командировке

Здесь все зависит от возможностей компании — каждая организация принимает решение самостоятельно. Если компания готова нести такие затраты, то она может разрешить командированному пользоваться такси или каршерингом. Эти траты должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. В качестве подтверждения сотруднику нужно взять в такси чек ККТ или квитанцию бланка строгой отчетности, а также распечатать электронный чек, который приходит на эл. почту после поездки. После командировки транспортные расходы надо внести в авансовый отчет и приложить к документу соответствующие чеки.

Каршеринг в командировке: можно ли использовать и как отчитаться

3. Сотрудник отправляется в командировку. Какие меры предосторожности предпринять, чтобы не заболеть?

Новый вирус передается воздушно-капельным, воздушно-пылевым и контактно-бытовым путем. Чтобы избежать заражения, стоит следовать рекомендациям ВОЗ и Роспотребнадзора:

  • Избегайте мест массового скопления людей.
  • Не менее 30 секунд мойте руки с мылом после улицы и посещения туалета, перед едой. Если руки не выглядят грязными, пользуйтесь антисептиком (гель на спиртовой основе), им же регулярно протирайте телефон.
  • Правильно чихайте и кашляйте — в сгиб локтя или в одноразовый бумажный платок, который после использования надо сразу выбросить, а руки вымыть.
  • Держитесь на расстоянии не менее одного метра от людей, которые кашляют и чихают.
  • Воздержитесь от рукопожатий и объятий (даже если вы заключили сделку и так и хочется пожать руки).
  • Пейте бутилированную воду и ешьте термически обработанную пищу.

4. Что делать, если сотрудник заболеет коронавирусом в командировке?

Заграничная командировка

Лечение российских граждан за рубежом должно покрываться медицинской страховкой, которую нужно обязательно оформить перед рабочей поездкой. Размер страхового покрытия обычно определяется консульством страны. При оформлении визы в страны Шенгенского соглашения в перечне необходимых документов всегда указывается страховой полис и сумма его покрытия. В полисе должны быть предусмотрены расходы на анализы, госпитализацию, медицинскую транспортировку.

Но в некоторых странах лечение коронавирусной инфекции может не покрываться страховкой. Например, в Сингапуре тест на коронавирус можно сдать бесплатно, но лечение только за собственные деньги. В Таиланд не пустят без страхового полиса с покрытием 100 тысяч долларов, включающего лечение COVID-19. В Южной Корее в случае отрицательного теста на коронавирус анализ оплачивает пациент (около 7,6 тысяч рублей). Если же тест на коронавирус положительный, то анализы и лечение за счет южнокорейского бюджета.

Сейчас в ряде стран по прилете или при посадке на рейс необходимо предъявить недавно выданную медицинскую справку об отсутствии коронавируса. Документ нужно перевести на английский или иной язык и заверить нотариально. Например, сертификат об отсутствии коронавируса требуют Австрия, Индия, Таиланд, Филиппины, Индонезия, Кипр и другие страны. Москвичи могут сдать анализ платно в «Гемотесте», «Хеликсе», «Ситилабе», Labquest, клинике «МЕДСИ» и других местах, при условии отсутствия симптомов ОРВИ (повышенной температуры, кашля, одышки). 

Как сдать анализ на коронавирус в Москве платно и бесплатно

В случае подозрения на заболевание коронавирусом командированному нужно связаться со страховой компанией по телефонам, указанным в полисе. Дальше порядок действий будет зависеть от указаний страховщика. Скорей всего, работнику нужно будет оставаться в помещении и дожидаться приезда врача .

Командировка по России

В каждом регионе России свой алгоритм действий в этом случае. Лучше всего позвонить на горячую линию Роспотребнадзора 8 (800) 555-49-43 или в скорую и уточнить, куда обращаться за помощью. С собой в поездку нужно взять полис ОМС — по нему обязаны оказать медицинскую помощь в любом населенном пункте страны. Не нужно идти самому в поликлинику, а вызвать врача на дом.

5. Как быть, если в процессе командировки отменят обратный рейс на поезд/ самолет или закроют въезд в страну?

Ситуация на рынке пассажирских перевозок сейчас нестабильная. Многие перевозчики оказались не готовы к закрытию границ, поэтому решать вопрос с застрявшими за рубежом соотечественниками приходится на дипломатическом уровне.

Правительство РФ утвердило порядок вывоза российских граждан из-за границы. Теперь россиянам нужно оставлять заявку на сайте Госуслуг, после чего с ними свяжутся представители власти.

Для помощи согражданам создан Ситуационно-кризисный центр, куда можно обращаться круглосуточно по телефонам:

  • +7(495)587-88-60
  • +7(499)244-19-77
  • +7(499)244-19-88
  • +7(499)244-28-47
  • WhatsApp: +7(985)046-52-97

Для компаний, которые все же отправляют своих сотрудников за рубеж, это означает быть готовыми к тому, чтобы купить работнику новые билеты до дома и снабдить его необходимыми деньгами на тот случай, если ему придется задержаться (чтобы продлить бронь отеля, чем-то питаться). После возврата билета на отмененный рейс деньги приходят на счет не сразу, это тоже нужно иметь в виду.

6. Сотрудник вернулся из заграничной командировки. Какие меры следует предпринять?

Вернувшихся из-за рубежа россиян в аэропортах ждут измерение температуры, тест на коронавирус и анкетирование. Тех, у кого обнаружат симптомы заболевания, сразу госпитализируют в инфекционную больницу, где откроют больничный лист. Тех, кто прилетает в Москву, независимо от прописки кладут в московские больницы.

С 15 июля 2020 года по возвращении в Россию самоизоляцию соблюдать не требуется, если есть справка об отсутствии коронавируса (тест методом ПЦР должен быть сделан не ранее 3 дней до возвращения). Если справки нет, ее нужно сделать в течение 3 дней после возвращения за свой счёт. Работодатель обязан проверить наличие справки у сотрудника перед его выходом на работу. Если тест окажется положительным, нужно соблюдать 14-дневную изоляцию на дому. Подробнее в постановлении Роспотребнадзора от 13.07.2020 г.

Если появятся серьезные симптомы заболевания (кашель, одышка, высокая температура), сотруднику нужно вызвать врача на дом и сообщить о том, что он был за рубежом. Телефон для вызова врача в Москве —  8 (495) 870-45-09. В регионах нужно обращаться на местную горячую линию, в местный депздрав или на единую российскую горячую линию: 8-800-2000-112.

7. Командировку отменили из-за коронавируса. Можно ли вернуть стоимость билетов?

Отмена командировки из-за коронавируса — это довольно общая формулировка, у которой много нюансов.

Возможность возврата денег за авиа- и ж/д билеты зависит от нескольких факторов:

  • причины отмены командировки (по чьей вине);
  • тарифа билета (возвратный или невозвратный);
  • политики возвратов у перевозчика;
  • политики возврата у тревел-агента (если билет куплен не напрямую у перевозчика).

Если речь идет о заграничной командировке, то основанием для полного возврата средств за авиабилеты безусловно является отмена рейса. Это правило действует у большинства авиакомпаний по всему миру. В этом случае можно рассчитывать на полный возврат средств даже для невозвратных авиабилетов.

Отдельно стоит упомянуть закрытый въезд в страну, отмену действия виз или обязательный карантин из-за коронавируса. Для мировой практики эти причины возврата, связанные с коронавирусом, являются новыми, и каждая компания принимает собственное решение, что делать в этом случае. Возможность возврата невозвратных билетов зависит от политики авиакомпании. Перевозчик может предложить как полный возврат, так и обмен на другие даты, с доплатой или без, или возврат со штрафом.

Мы собрали список вариантов, которые предлагают популярные авиакомпании. Если вашего перевозчика нет в списке, уточните информацию по телефонам или на сайте авиакомпании. Обычно такие сведения публикуют в разделе «Новости», а некоторые авиакомпании, как S7, завели для этого отдельные страницы.

С ж/д билетами так же — если рейс отменен, деньги за возвратные билеты возвращаются в полном объеме. Здесь мы собираем список отмененных международных поездов. 

В каком случае деньги за авиабилет не возвращаются? Авиакомпании не считают основанием для возврата средств отмену мероприятия (выставки, конференции, курсов, путевки), даже если причиной является введенный карантин. Таким образом, получить деньги за невозвратный авиабилет тем, у кого отменили выставку в Сочи или в Милане, не получится. Вернуть деньги за билет в этом случае удастся, только если билет куплен по возвратному тарифу. Из цены билета вычтут сборы за возврат согласно правилам авиакомпании. Резюмируя: в случае отмены рейса и отмены мероприятия сумма и возможность возврата билета будет отличаться.

Чтобы вернуть деньги за ж/д билеты, нужно предоставить документальное подтверждение об отмене мероприятия в период поездки — официальное уведомление от организаторов мероприятия или ссылку на сайт мероприятия с информацией об отмене.

Если авиа- или ж/д билет куплен не напрямую у перевозчика, а у тревел-агента (сайта бронирования, посредника), при возврате билетов также могут удерживаться агентские сервисные сборы.

Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом

8. Можно ли вернуть деньги за оплаченный отель или апартаменты?

Как и с билетами на транспорт, здесь все неоднозначно. Возможность возврата зависит от тарифа бронирования, от политики сервиса бронирования и от политики конкретного отеля. Легче всего в том случае, если сделано бронирование с возможностью бесплатной отмены. Здесь нужно просто вовремя отменить бронирование, и деньги, если были списаны, вернутся на карту. Если бронь невозвратная, то решение принимает владелец жилья: кто-то может пойти навстречу и вернуть деньги, кто-то нет.

Сервис Airbnb разрешает всем, кто забронировал жилье до 14 марта 2020 года включительно с датой прибытия 14 марта — 15 августа2020 года, отменить бронирование и получить полный возврат. На бронирования, сделанные после 14 марта или с периодом проживания после 15 августа, действуют обычные правила отмены, в зависимости от политики хозяина: гибкие, умеренные, строгие. При отмене бронирования даже с гибкими условиями сбор за услугу Airbnb не возвращается.

Еще можно почитать:

Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом

Каршеринг в командировке

Компенсация транспортных расходов в командировке

Какие документы нужны для командировки в 2020 году

 

Туту.ру — сервис для организации путешествий и командировок. Мы сделали процесс бронирования билетов для рабочих поездок удобным и прозрачным. Оплатить билеты можно банковской картой или с онлайн-депозита компании. Все отчетные документы о поездке приходят на эл. почту и доступны в личном кабинете. Подробнее про Туту Командировки