Командировка во время пандемии
Пандемия серьёзно повлияла на деятельность компаний. Многие организации перешли на удалённую работу, предприятия сферы обслуживания закрылись на неопределённое время, одно за другим отменяются деловые мероприятия. Но даже в условиях эпидемии не все компании могут отказаться от рабочих поездок. Какие сложности в организации командировок могут возникнуть сейчас и как с ними справиться, мы расскажем в этой статье.
Как ездить в командировки во время пандемии
Командировка в период пандемии имеет много рисков, но если всё же поехать необходимо, к поездке нужно тщательно подготовиться. Возможность зарубежной командировки сейчас зависит от правил выезда из России и правил въезда в страну назначения. Перед тем как планировать поездку, нужно уточнить несколько моментов:
- есть ли регулярное транспортное сообщение между Россией и страной назначения;
- можно ли въехать в страну назначения с целью командировки,
- какие коронавирусные ограничения есть в стране назначения.
Можно ли заменить общественный транспорт на такси
Согласно Трудовому кодексу и Положению о служебных командировках, компания должна оплатить сотруднику проезд к месту командировки. Что касается проезда на месте, то законодательство напрямую не обязывает работодателя оплачивать проезд по городу, тем более на такси.
Здесь всё зависит от возможностей компании — каждая организация принимает решение самостоятельно. Если компания готова нести такие затраты, то она может разрешить командированному пользоваться такси или каршерингом. Эти траты должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. В качестве подтверждения сотруднику нужно взять в такси чек ККТ или квитанцию бланка строгой отчётности, а также распечатать электронный чек, который приходит на эл. почту после поездки. После командировки транспортные расходы надо внести в авансовый отчёт и приложить к документу соответствующие чеки.
Как не заболеть в командировке
Новый вирус передается воздушно-капельным, воздушно-пылевым и контактно-бытовым путём. Чтобы избежать заражения, следуйте рекомендациям ВОЗ и Роспотребнадзора:
- Носите маску.
- Избегайте мест массового скопления людей.
- Не менее 30 секунд мойте руки с мылом после улицы и посещения туалета, перед едой. Если руки не выглядят грязными, пользуйтесь антисептиком, им же регулярно протирайте телефон.
- Правильно чихайте и кашляйте — в сгиб локтя или в одноразовый бумажный платок, который после использования надо сразу выбросить, а руки вымыть.
- Держитесь на расстоянии не менее одного метра от людей, которые кашляют и чихают.
- Воздержитесь от рукопожатий и объятий (даже если вы заключили сделку и так и хочется пожать руки).
- Пейте бутилированную воду и ешьте термически обработанную пищу.
Что делать, если сотрудник заболеет в командировке
За границей
Лечение российских граждан за рубежом должно покрываться медицинской страховкой, которую нужно обязательно оформить перед рабочей поездкой. Размер страхового покрытия обычно определяется консульством страны. При оформлении визы в страны Шенгенского соглашения в перечне необходимых документов всегда указывается страховой полис и сумма его покрытия, обычно 30 000 евро. В нынешней ситуации в полисе должны быть предусмотрены расходы на анализы и госпитализацию в случае коронавирусной инфекции.
Сейчас в ряде стран по прилёте или при посадке на рейс необходимо предъявить недавно выданную медицинскую справку об отсутствии коронавируса (тест ПЦР) или сертификат вакцинации. Документ должен быть на английском или ином языке. Анализ можно сделать в частных клиниках, при условии отсутствия симптомов болезни: повышенной температуры, кашля, одышки. Требования при въезде в разные страны
В случае подозрения на заболевание коронавирусом командированному нужно связаться со страховой компанией по телефонам, указанным в полисе. Дальше порядок действий будет зависеть от указаний страховщика. Скорей всего, работнику нужно будет оставаться в помещении и дожидаться приезда врача.
В России
В каждом регионе России свой алгоритм действий в этом случае. Лучше всего позвонить на горячую линию 8(800) 200-01-12 и уточнить, куда обращаться за помощью. С собой в поездку нужно взять полис ОМС — по нему обязаны оказать медицинскую помощь в любом населённом пункте страны. Не нужно идти в поликлинику, а лучше вызвать врача на дом.
Что делать после заграничной командировки
До возвращения в Россию авиарейсом необходимо заполнить на Госуслугах анкету прибывающего. Если командированный возвращается наземным транспортом, заполнять анкету не нужно.
С 21 октября 2022 года Роспотребнадзор отменил требования сдавать ПЦР-тест по возвращении в Россию, а также загружать тест, сертификат вакцинированного или переболевшего на Госуслуги.
Если после приезда у командированного появились серьёзные симптомы: кашель, одышка, высокая температура, нужно вызвать врача на дом. В регионах нужно обращаться на местную горячую линию, в местный депздрав или на единую российскую горячую линию: 8-800-2000-112.
Как вернуть деньги за отменённый рейс
Возможность возврата денег за авиа- и ж/д билеты зависит от нескольких факторов:
- причины отмены командировки — по чьей вине;
- тарифа билета — возвратный или невозвратный;
- политики возвратов у перевозчика;
- политики возврата у тревел-агента, если билет куплен не напрямую у перевозчика.
Если речь идет о заграничной командировке, то основанием для полного возврата средств за авиабилеты, безусловно, является отмена рейса. Это правило действует у большинства авиакомпаний по всему миру. Чаще всего деньги теперь возвращают в виде ваучера, который можно потратить на авиабилеты той же компании. Также вернуть деньги за билет можно в случае болезни пассажира, которую надо подтвердить медицинскими документами.
Закрытый въезд в страну, отмена действия виз или обязательный карантин из-за коронавируса — для мировой практики эти причины возврата, связанные с коронавирусом, являются новыми. Каждая авиакомпания принимает собственное решение, что делать в этом случае — возвращать деньги или нет.
Авиакомпании не считают основанием для возврата средств отмену мероприятия (выставки, конференции, курсов, путевки), даже если причиной является введенный карантин. Таким образом, получить деньги за невозвратный авиабилет тем, у кого отменили выставку в Сочи или в Милане, не получится. Вернуть деньги за билет в этом случае удастся, только если билет куплен по возвратному тарифу. Из цены билета вычтут сборы за возврат согласно правилам авиакомпании. Резюмируя: в случае отмены рейса и отмены мероприятия сумма и возможность возврата билета будет отличаться.
Если авиа- или ж/д билет куплен не напрямую у перевозчика, а у тревел-агента (сайта бронирования, посредника), при возврате билетов также могут удерживаться агентские сервисные сборы.
Как вернуть деньги за отель или апартаменты
Как и с билетами на транспорт, здесь все неоднозначно. Возможность возврата зависит от тарифа бронирования, от причины отмены брони, от политики сервиса бронирования и от политики конкретного отеля. Легче всего в том случае, если сделано бронирование с возможностью бесплатной отмены. Здесь нужно просто вовремя отменить бронирование, и деньги, если были списаны, вернутся на карту. Если бронь невозвратная, то решение принимает владелец жилья: кто-то может пойти навстречу и вернуть деньги, кто-то нет. Получить назад деньги за оплаченное жильё больше шансов в ситуации, когда командировка отменена из-за болезни сотрудника. В этом случае нужно собрать подтверждающие документы и связаться с администрацией сервиса бронирования.
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Ещё можно почитать
Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом
Компенсация транспортных расходов в командировке
Оформление командировки: пошаговая инструкция