Туту.ру Корпоративным клиентам Командировка во время пандемии

Командировка во время пандемии

Пандемия нового коронавируса серьезно повлияла на деятельность компаний. Многие организации перешли на удаленную работу, предприятия сферы обслуживания закрылись на неопределенное время, одно за другим отменяются деловые мероприятия. Но даже в условиях эпидемии не все компании могут отказаться от рабочих поездок. Какие сложности в организации командировок могут возникнуть сейчас и как с ними справиться, мы расскажем в этой статье.

Как ездить в командировки во время пандемии?

Командировка в период пандемии имеет много рисков, но если все же поехать необходимо, к поездке нужно тщательно подготовиться. Возможность зарубежной командировки сейчас зависит от правил выезда из России и правил въезда в страну назначения. Перед тем как планировать поездку, нужно уточнить несколько моментов:

  • есть ли регулярное транспортное сообщение между Россией и страной назначения;
  • можно ли въехать в страну назначения с целью командировки;
  • нет ли ограничений на выезд из России (действуют в основном при выезде через наземные границы);

В поездках по России тоже могут быть ограничения — в некоторых субъектах РФ приезжих просят сообщить о себе или соблюдать карантин. Проверить требования для въезда в другие страны и регионы РФ поможет Радар надежды.

Нельзя направлять в командировку сотрудников из группы риска: старше 60 лет, с хроническими заболеваниями, а также не стоит иностранных сотрудников — без вида на жительство в России их возвращение может быть затруднено.

О том, кто по закону имеет право отказаться от командировки, мы писали ранее.

Можно ли заменить общественный транспорт на такси?

Согласно Трудовому кодексу и Положению о служебных командировках, компания должна оплатить сотруднику проезд к месту командировки. Что касается проезда на месте, то законодательство напрямую не обязывает работодателя оплачивать проезд по городу, тем более на такси.

Здесь все зависит от возможностей компании — каждая организация принимает решение самостоятельно. Если компания готова нести такие затраты, то она может разрешить командированному пользоваться такси или каршерингом. Эти траты должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. В качестве подтверждения сотруднику нужно взять в такси чек ККТ или квитанцию бланка строгой отчетности, а также распечатать электронный чек, который приходит на эл. почту после поездки. После командировки транспортные расходы надо внести в авансовый отчет и приложить к документу соответствующие чеки. 

Как не заболеть в командировке?

Новый вирус передается воздушно-капельным, воздушно-пылевым и контактно-бытовым путем. Чтобы избежать заражения, стоит следовать рекомендациям ВОЗ и Роспотребнадзора:

  • Носите маску.
  • Избегайте мест массового скопления людей.
  • Не менее 30 секунд мойте руки с мылом после улицы и посещения туалета, перед едой. Если руки не выглядят грязными, пользуйтесь антисептиком (гель на спиртовой основе), им же регулярно протирайте телефон.
  • Правильно чихайте и кашляйте — в сгиб локтя или в одноразовый бумажный платок, который после использования надо сразу выбросить, а руки вымыть.
  • Держитесь на расстоянии не менее одного метра от людей, которые кашляют и чихают.
  • Воздержитесь от рукопожатий и объятий (даже если вы заключили сделку и так и хочется пожать руки).
  • Пейте бутилированную воду и ешьте термически обработанную пищу.

Что делать, если сотрудник заболеет в командировке?

За границей

Лечение российских граждан за рубежом должно покрываться медицинской страховкой, которую нужно обязательно оформить перед рабочей поездкой. Размер страхового покрытия обычно определяется консульством страны. При оформлении визы в страны Шенгенского соглашения в перечне необходимых документов всегда указывается страховой полис и сумма его покрытия. В полисе должны быть предусмотрены расходы на анализы и госпитализацию. Как выбрать страховку от коронавируса

Сейчас в ряде стран по прилете или при посадке на рейс необходимо предъявить недавно выданную медицинскую справку об отсутствии коронавируса. Документ нужно перевести на английский или иной язык и заверить нотариально. Анализ можно сдать анализ бесплатно (в государственных поликлиниках) или платно в частных, при условии отсутствия симптомов: повышенной температуры, кашля, одышки. Как сдать анализ на коронавирус в Москве 

В случае подозрения на заболевание коронавирусом командированному нужно связаться со страховой компанией по телефонам, указанным в полисе. Дальше порядок действий будет зависеть от указаний страховщика. Скорей всего, работнику нужно будет оставаться в помещении и дожидаться приезда врача .

В России

В каждом регионе России свой алгоритм действий в этом случае. Лучше всего позвонить на горячую линию 8(800) 200-01-12 и уточнить, куда обращаться за помощью. С собой в поездку нужно взять полис ОМС — по нему обязаны оказать медицинскую помощь в любом населенном пункте страны. Не нужно идти самому в поликлинику, а лучше вызвать врача на дом.

Что делать после заграничной командировки?

По возвращении в Россию необходимо в течение 3 дней после прибытия сделать тест ПЦР на коронавирус. Готовые результаты необходимо загрузить на Госуслуги. До получения справки нужно находиться на самоизоляции по месту проживания или регистрации. Без отрицательного теста выходить на работу в офис нельзя.

Если появятся серьезные симптомы заболевания (кашель, одышка, высокая температура), нужно вызвать врача на дом. В регионах нужно обращаться на местную горячую линию, в местный депздрав или на единую российскую горячую линию: 8-800-2000-112.

Как вернуть деньги за отмененный рейс?

Отмена командировки из-за коронавируса — это довольно общая формулировка, у которой много нюансов.

Возможность возврата денег за авиа- и ж/д билеты зависит от нескольких факторов:

  • причины отмены командировки (по чьей вине);
  • тарифа билета (возвратный или невозвратный);
  • политики возвратов у перевозчика;
  • политики возврата у тревел-агента (если билет куплен не напрямую у перевозчика).

Если речь идет о заграничной командировке, то основанием для полного возврата средств за авиабилеты, безусловно, является отмена рейса. Это правило действует у большинства авиакомпаний по всему миру. Чаще всего деньги теперь возвращают в виде ваучера, который можно потратить на авиабилеты той же компании. Отдельно стоит упомянуть закрытый въезд в страну, отмену действия виз или обязательный карантин из-за коронавируса. Для мировой практики эти причины возврата, связанные с коронавирусом, являются новыми, и каждая компания принимает собственное решение, что делать в этом случае.

Авиакомпании не считают основанием для возврата средств отмену мероприятия (выставки, конференции, курсов, путевки), даже если причиной является введенный карантин. Таким образом, получить деньги за невозвратный авиабилет тем, у кого отменили выставку в Сочи или в Милане, не получится. Вернуть деньги за билет в этом случае удастся, только если билет куплен по возвратному тарифу. Из цены билета вычтут сборы за возврат согласно правилам авиакомпании. Резюмируя: в случае отмены рейса и отмены мероприятия сумма и возможность возврата билета будет отличаться.

Если авиа- или ж/д билет куплен не напрямую у перевозчика, а у тревел-агента (сайта бронирования, посредника), при возврате билетов также могут удерживаться агентские сервисные сборы.

Можно ли вернуть деньги за отель или апартаменты?

Как и с билетами на транспорт, здесь все неоднозначно. Возможность возврата зависит от тарифа бронирования, от причины отмены брони, от политики сервиса бронирования и от политики конкретного отеля. Легче всего в том случае, если сделано бронирование с возможностью бесплатной отмены. Здесь нужно просто вовремя отменить бронирование, и деньги, если были списаны, вернутся на карту. Если бронь невозвратная, то решение принимает владелец жилья: кто-то может пойти навстречу и вернуть деньги, кто-то нет. Вернуть деньги за оплаченное жилье больше шансов в ситуации, когда командировка отменена из-за болезни сотрудника. 

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом

Каршеринг в командировке

Компенсация транспортных расходов в командировке

Какие документы нужны для командировки в 2020 году

Суточные в командировке: нормы 2020 года

Командировочное удостоверение в 2020 году

 

Туту.ру — сервис для организации путешествий и командировок. Мы сделали процесс бронирования билетов для рабочих поездок удобным и прозрачным. Оплатить билеты можно банковской картой или с онлайн-депозита компании. Все отчетные документы о поездке приходят на эл. почту и доступны в личном кабинете. Подробнее про Туту Командировки

Начнем сотрудничество?
Оставьте электронную почту, и мы свяжемся с вами.
Преимущества сервиса Туту.Командировки
  • Быстрое бронирование ж/д и авиабилетов
  • Закрывающие документы формируются автоматически
  • Поддержка электронного документооборота
Подробнее про сервис

Станьте корпоративным клиентом

Введите название своей компании. Регистрация пройдет за 2 минуты.
Уставные документы не нужны. А пользоваться сервисом можно сразу.