Командировка в выходные дни: оформление и оплата
В статье расскажем про правила оформления командировок в выходные и праздники отличаются от командировок в будние дни.
Какие дни считаются выходными
Общие правила оформления и оплаты командировок в выходные регулируются ТК РФ и Положением о командировках.
По ст. 167 ТК РФ работодатель обязан возместить расходы на командировку — независимо от того, рабочие дни или выходные.
Не все компании работают по стандартному графику 5/2, например, многие работают посменно 2/2 или 1/3, а у кого-то может быть индивидуальный график. Поэтому важно понять, что считается выходным.
По ст. 111 ТК РФ, выходные дни — это непрерывный отдых между рабочими днями. У каждого сотрудника не менее 42 часов отдыха в неделю. При пятидневной рабочей неделе сотрудник отдыхает два дня. Обычно выходные идут подряд, но это необязательно.
Некоторые компании не могут останавливать работу в выходные — из-за специфики производства или технических требований. Тогда сотрудники или целые отделы отдыхают поочерёдно — по графику из правил внутреннего распорядка.
Основные положения о праздничных днях установлены в ст. 112 ТК РФ. Для командировок правила одинаковые и для выходных, и для праздников.
Может ли сотрудник отказаться от командировки в выходной
Отправить сотрудника в командировку в выходной можно только с его письменного согласия — ст. 113 ТК РФ.
При этом закон не ограничивает, как часто можно отправлять сотрудников в командировки в выходные дни.
Также нужно учитывать, что есть категории сотрудников, которых нельзя направить в командировку даже с их согласия:
- беременные женщины
- сотрудники младше 18 лет, кроме спортсменов и работников сферы искусства
- сотрудники с инвалидностью, если командировки запрещены их программой реабилитации
- сотрудники с ученическим договором, если командировка не связана с обучением
Как оплачиваются командировки в выходные
По ст. 153 ТК РФ каждый час работы в выходной оплачивается минимум в двойном размере. Средний заработок считать не нужно — достаточно применить действующую для этого сотрудника систему оплаты.
За каждый день командировки, включая выходные, сотруднику начисляют суточные. Размер суточных работодатель определяет сам и прописывает во внутренних документах. Деньги могут быть выданы наличными или перечислены на банковскую карту сотрудника.
Как оплачивается командировка, если на выходные дни выпала только дорога
Дорога до места командировки не считается отдыхом: сотрудник не может распоряжаться этим временем. Поэтому за время пути, которое выпало на выходной, выплачивают:
- суточные
- повышенное вознаграждение за работу в выходной
- надбавку за работу в ночное время, если дорога пришлась на период с 22:00 до 6:00
Но оплачивают не весь выходной, а только часы в дороге.
Во внутренних документах можно прописать, с какого момента начинается командировка и когда заканчивается. Например, если аэропорт в черте города, то отсчёт идёт с момента вылета. Если аэропорт за городом — в оплачиваемое время включают и дорогу до него. Это поможет точно рассчитать, сколько часов оплачивать по двойному тарифу.
Можно ли компенсировать командировку в выходные отгулом в будний день
Да, такая возможность есть. Отгул возможен, если выходные дни оплачены в одинарном размере, а не двойном. Вид компенсации работник выбирает самостоятельно.
Исключение, когда сотрудники на срочном договоре до двух месяцев: им положена только двойная оплата, без отгула.
Как оплачивается отдых во время или после командировки
Иногда в середине командировки выпадают выходные, когда работы нет. Например, поездка длится со среды по вторник следующей недели, но работы в субботу и воскресенье нет. Эти дни — обычные выходные: средний заработок за них не начисляют. Суточные при этом начисляют за каждый день командировки без исключения — Положение о командировках.
Жильё, транспорт, питание и связь тоже компенсируют — но их нужно заранее согласовать с работодателем.
Иногда сотрудник планирует остаться в месте командировки и взять отпуск. Это возможно, но тогда компания не обязана оплачивать обратный билет. В таком случае командировка заканчивается в день перед началом отпуска. Как указывает Минфин в письме от 21.10.2016 № 03-03-06/3/61516, расходы на обратный билет нельзя учитывать в налоговой базе по прибыли.
Как оформить командировку в выходные
Для оформления командировки нужны два документа:
1. Приказ по форме Т-9 или Т-9а. Это основной бланк, где указывают цель поездки, срок, место назначения и другие условия.
2. Авансовый отчет по форме АО-1. Сотрудник подтверждает им свои расходы. К отчету прикрепляются все подтверждающие оплату документы, чеки и квитанции
3. Если командировка в выходной, добавляется третий документ: письменное согласие сотрудника.
Формы Т-9, Т-9а и АО-1 — рекомендуемые, но не обязательные. Компания может разработать свои формы бланков.
В 2015 году командировочное удостоверение и служебное задание отменили. Регистрировать выезд в специальном журнале теперь тоже не нужно. Но закон их не запрещает — компаниимогут дальше их вести. Все формы документов, которые используют в компании, нужно закрепить в локальных актах, например, во внутреннем положении о командировках.
Еще можно почитать
Компенсация транспортных расходов в командировке
Как оформить отмену командировки
Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.