Билет на автобус в командировке: как отчитаться

• Что говорит закон
• Какие документы подтверждают проезд на автобусе
• Что делать, если отчётные документы утеряны
• Как учесть расходы на автобусный билет
• Что в итоге

Мы закрыли корпоративное направление в 2023 году и больше не обновляем статьи о командировках. Информация в тексте может быть неактуальной.

Законодательство России не запрещает добираться до места командировки на автобусе. В этой статье эксперт по трудовому законодательству Наталья Пискарева рассказывает, какие документы нужны для отчётности после автобусной поездки, как учесть расходы на автобус и что делать, если чек или билет на автобус утерян.

Что говорит закон

Работодатель в соответствии со ст. 168 ТК РФ и п. 12 Положения о командировках №749 компенсирует сотруднику в служебной командировке расходы на проезд:

• к месту выполнения служебного поручения и обратно;
• между населёнными пунктами, если работник вынужден посещать их в ходе командировки;
• к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населённого пункта.

Кроме того, компания возмещает работнику дополнительные расходы: стоимость постельного белья в поезде, сервисных и аэропортовых сборов.

Законодательство не ограничивает виды транспорта, которыми сотрудник может пользоваться в служебной поездке. Это значит, что командированный может добираться до места назначения на пригородном, междугородном или международном автобусе. Поездки на автобусе часто доступнее, чем на поезде или самолёте, а на некоторых направлениях автобусы являются единственным видом транспорта.

При этом проезд на внутригородском автобусе командированному компенсируется, только если это предусмотрено коллективным договором или внутренним положением о командировках. Если нет, то на эти цели работник тратит суточные.

Какие документы подтверждают проезд на автобусе

Командированный подтверждает поездку на автобусе двумя документами — билетом и кассовым чеком. Билет на автобус доказывает фактическое нахождение в командировке (п. 7 Положения №749); кассовый чек или бланк строгой отчётности — фактические затраты на проезд.

Билет

Билеты на автобус бывают семи типов, в зависимости от характера маршрута (междугородний, пригородный, городской), срока действия (разовый или на период), идентификации пассажира (именной и неименные билеты). Виды билетов и их обязательные реквизиты перечислены в приложении 1 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом (Постановление №1586).

Например, разовый билет городского и пригородного сообщения, приобретаемый в автобусе (тип №3), должен содержать:

• название, серию и номер билета;
• название организации, выдавшей билет;
• вид транспортного средства (автобус);
• стоимость проезда.

Иногда бухгалтеры сомневаются, можно ли обезличенным документом, без даты поездки и Ф.И.О. пассажира, подтвердить расходы в командировке. ФНС в письме от 20.01.2010 № 3-2-09/6 разъяснила, что билет признаётся отчётным документом, если содержит обязательные реквизиты. Билет можно не принять к учёту, если он выдан в населённом пункте, которого нет в маршруте командировки. Например, билетом на автобус в Сочи нельзя доказать проезд к аэропорту Анапы. Куда именно ездил сотрудник, легко проверить, если соотнести название перевозчика и номер маршрута, которые указаны в билете.

Командированному необязательно покупать билет в кассе или у водителя. Согласно п. 30 Правил перевозок пассажиров и багажа, бумажный и электронный билет имеют одинаковую силу, то есть сотрудник имеет право предоставить для отчётности распечатку электронного билет на автобус.

Чек

Требования к чекам прописаны в ст. 4.7 Закона «О применении ККТ» №54-ФЗ. Одним из обязательных элементов кассового чека с 1 июля 2019 года является QR-код. По нему с помощью мобильного приложения ФНС «Проверка чеков» можно проверить подлинность документа. В QR-коде зашифрована информация о платеже и продавце: дата и время покупки, ИНН торговой точки и другие сведения.

Чек на автобус не всегда выдаётся в печатном виде. Водитель или кондуктор имеют право дать пассажиру билет со ссылкой или QR-кодом на скачивание чека. QR-код сканируют с помощью приложения «Проверка чеков». Чек скачивают, распечатывают и вместе с билетом прикладывают к авансовому отчёту.

Если пользователь покупает билет на автобус в интернете, чек приходит на его электронную почту. При покупке билета на Туту чек отправляется автоматически.

Что делать, если отчётные документы утеряны

Рассмотрим три возможные ситуации.

Сотрудник потерял или испортил билет, но у него есть чек о банковской операции. С 1 марта 2022 года вступил в силу п. 61 (1) Правил перевозки пассажиров (Постановления №1586), по которому пассажир может получить дубликат проездного документа на автобус там же, где он покупал оригинал, если докажет факт оплаты. Для этого он предъявляет продавцу кассовый чек, выписку с банковского счёта или другой подтверждающий документ. Если их нет или билет оплачен не самим пассажиром, получить дубликат не удастся.

Работник потерял кассовый чек. За дубликатом нужно обратиться к продавцу билета или оператору фискальных данных (ОФД). Как правило, это банк, который обслуживает платежи продавца. Если с момента покупки билета прошло меньше суток, продавец выдаст копию чека либо сообщит, где и как её получить. Если билет куплен несколько дней назад, придётся писать заявление оператору фискальных данных. В нём указывают сумму, дату и примерное время оплаты, реквизиты плательщика. Координаты ОФД есть у продавца.

Сотрудник купил билет за наличные и потерял билет с чеком или ссылкой на чек. В этом случае восстановить отчётные документы не получится.

Бухгалтер определяет фактический срок пребывания в командировке по билетам и использует его для расчёта суточных и оплаты труда. Если билет восстановить не удаётся, срок пребывания в командировке можно доказать другими документами — подробнее в п. 7 Положения №749. Например, служебной запиской работника с отметками принимающей стороны.

Сотрудник должен сам доказать факт нахождения в командировке. Он может попросить прислать документ с отметками принимающей стороны по факсу, электронной почте, с курьером или заранее подготовить служебную записку и поставить подписи во время командировки. При желании направить запрос принимающей стороне может работодатель. Но признать расходы на поездку на автобусе экономически обоснованными без билета нельзя. Такой вариант Налоговым кодексом РФ не предусмотрен.

Так может выглядеть служебная записка для подтверждения фактического срока пребывания в командировке

Как учесть расходы на автобусный билет

Пример 1. Сотрудник находился в командировке в Анапе. Обратно в Москву летел из аэропорта в селе Витязево, расположенного в 5 км от Анапы. После возвращения в Москву работник принёс в бухгалтерию разовый билет на пригородный автобус от Анапы до Витязево. Бухгалтерия должна принять документ к учёту, так как дорога в аэропорт, расположенный за пределами города, считается проездом к месту командировки и обратно по п. 12 Положения №749. Расходы признаются обоснованными по ст. 252 НК РФ.

Пример 2. Командированный по возвращении из Пензы сдал в бухгалтерию разовый билет на городской автобус до ж/д вокзала Пенза-1. Вокзал находится в черте города. Пункт 12 Положения №749 и положение о командировках организации не предусматривают компенсацию транспортных расходов на внутригородские поездки. В этом случае билет нельзя отдельно принять к учёту, сотрудник должен был оплатить его суточными.

Расходы на автобус в командировке при наличии билета и кассового чека не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Также они уменьшают базу по налогу на прибыль в соответствии с п. 1.12 ст. 264 НК РФ.

Неподтверждённые расходы, когда у командированного нет билета или чека или обоих документов сразу, работодатель принимает к учёту по доброй воле. Он должен иметь в виду, что идти они будут за счёт чистой прибыли, также на них придётся начислить НДФЛ и страховые взносы в полном объёме.

Что в итоге

• Законодательство не ограничивает виды транспорта, которыми можно пользоваться в командировке. Работник может добираться до места назначения на пригородном, междугородном или международном автобусе.
• Поездка на автобусе подтверждается двумя документами — билетом и кассовым чеком. Билет на автобус доказывает фактическое нахождение в командировке, кассовый чек или бланк строгой отчётности — фактические затраты на проезд.
• Утерянный чек или билет на автобус можно восстановить, если билет оплачен безналичным способом.
• Неподтверждённые расходы, когда у командированного нет билета или чека или обоих документов сразу, работодатель принимает к учёту по доброй воле. Фактическое нахождение в командировке подтверждается другими документами — например, отметками принимающей стороны.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Ещё можно почитать

Чек-лист: как выбрать отель для командировки

Авансовый отчёт по командировке

Командировочное удостоверение

Переход на электронное оформление командировок: пошаговая инструкция

Внутреннее положение о командировках