Билет на автобус в командировке: как отчитаться
В командировку можно ехать на автобусе — закон не ограничивает выбор транспорта. Эксперт по трудовому праву Наталья Пискарева рассказывает, какие документы нужны после автобусной поездки, как учесть расходы и что делать, если билет утерян.
Что говорит закон
По ст. 168 ТК РФ и п. 10 Положения о командировках работодатель компенсирует сотруднику расходы на проезд:
- к месту выполнения служебного поручения и обратно
- между населёнными пунктами, если работник командирован в несколько организаций
- до станции, пристани или аэропорта и обратно, если они находятся за чертой населённого пункта
Также компания возмещает работнику дополнительные расходы: стоимость постельного белья в поезде, сервисных и пассажирских сборов в аэропорте.
Это касается и автобусов: командированный может добираться до места назначения на пригородном, междугородном или международном автобусе. Поездки на автобусе часто доступнее, чем на поезде или самолёте, а на некоторых маршрутах автобус — единственный вариант.
Проезд на городском автобусе компенсируют, только если это прописано в коллективном договоре или внутреннем положении о командировках. Если нет, то сотрудник тратит суточные.
Какие документы подтверждают проезд на автобусе
Поездку на автобусе подтверждают двумя документами — билетом и кассовым чеком. Билет покажет, что сотрудник был в командировке (п. 6 Положения о командировках), чек — сколько потратил на проезд.
Билет
Все типы билетов на автобус и их обязательные реквизиты перечислены в приложении 1 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом (Постановление № 1586).
ФНС в письме от 20.01.2010 № 3-2-09/6 объясняет, что билет признаётся отчётным документом, если в нём есть все обязательные реквизиты (прописаны в Постановление № 1586). Например, разовый билет городского и пригородного сообщения, приобретаемый в автобусе, должен содержать:
- название, серию и номер билета
- название организации, выдавшей билет
- вид транспортного средства (автобус)
- стоимость проезда
Значит, можно принять даже билеты без даты поездки и имени пассажира. Билет не примут, если он выдан в городе, которого нет в маршруте командировки. Например, билетом на автобус в Сочи нельзя доказать проезд к аэропорту Анапы. Маршрут легко проверить по названию перевозчика и номеру маршрута в билете.
Билет необязательно покупать в кассе или у водителя. Согласно п. 30 Правил перевозок пассажиров и багажа (Постановление № 1586), бумажный и электронный билет имеют одинаковую силу, а для отчёта подойдёт распечатка электронного билета.
Чек
Требования к чекам прописаны в ст. 4.7 Закона «О применении ККТ» №54-ФЗ. С 1 июля 2019 года на всех чеках есть QR-коды — в них зашифрована информация о платеже и продавце: дата и время покупки, ИНН торговой точки. Через приложение ФНС «Проверка чеков» по QR-коду можно убедиться, что чек настоящий.
Поэтому чек на автобус не всегда выдаётся в печатном виде, водитель или кондуктор могут выдать билет со ссылкой или QR-кодом для скачивания чека. Скачайте чек, распечатайте и приложите к авансовому отчёту вместе с билетом.
Если пользователь покупает билет на автобус в интернете, чек приходит на его электронную почту. При покупке билета на Туту чек отправляется автоматически.
Что делать, если отчётные документы утеряны
Возможны три ситуации:
- Сотрудник потерял или испортил билет, но у него есть чек о банковской операции. С 1 марта 2022 года действует п. 61 (1) Правил перевозки пассажиров (Постановления № 1586). По нему пассажир может получить дубликат билета там, где покупал оригинал, если подтвердит оплату. Для этого он предъявляет продавцу кассовый чек, выписку с банковского счёта или иной документ об оплате. Если документов нет или билет оплачивал кто-то другой, дубликат не выдадут
- Сотрудник потерял кассовый чек. Дубликат чека можно запросить у продавца или оператора фискальных данных (ОФД). Обычно это банк, через который продавец принимает оплату. Если с момента покупки билета прошло меньше суток, продавец выдаст копию чека или сообщит, где и как её получить. Если билет куплен несколько дней назад, придётся писать заявление оператору фискальных данных. В нём указывают сумму, дату и примерное время оплаты, реквизиты плательщика. Контакты ОФД есть у продавца
- Сотрудник купил билет за наличные и потерял билет с чеком или ссылкой на чек. В этом случае восстановить документы не выйдет
|
При покупке на Туту автобусных билетов в профиле сохраняется вся история заказов. Вы всегда можете посмотреть сведения о прошедших поездках, скачать электронные билеты и чеки. |
Бухгалтер считает суточные и оплату труда по билетам — они подтверждают, сколько дней сотрудник провёл в командировке. Если билет не восстановить, сотрудник должен подтвердить факт командировки другим способом. Например, служебной запиской с отметками принимающей стороны — подробнее в п. 6 Положения о командировках.
Сотрудник должен сам доказать факт нахождения в командировке. Он может попросить прислать документ с отметками принимающей стороны по электронной почте, с курьером — или подготовить служебную записку и подписать её во время командировки. Запрос принимающей стороне может отправить и работодатель. Без билета расходы на автобус не признают обоснованными — НК РФ такой вариант не предусматривает.
Как учитывают расходы на автобусный билет
Пример 1. Сотрудник находился в командировке в Анапе. Обратно в Москву летел из аэропорта в селе Витязево, расположенного в 5 км от Анапы. После возвращения в Москву работник принёс в бухгалтерию разовый билет на пригородный автобус от Анапы до Витязево. Бухгалтерия принимает билет — дорога в аэропорт за чертой города считается проездом к месту командировки (п. 10 Положения о командировках). Расходы признаются обоснованными по ст. 252 НК РФ.
Пример 2. Сотрудник по возвращении из Пензы сдал в бухгалтерию разовый билет на городской автобус до ж/д вокзала Пенза-1. Вокзал находится в черте города. Пункт 10 Положения о командировках и положение о командировках организации не предусматривают компенсацию транспортных расходов на внутригородские поездки. Билет не компенсируют отдельно — городской транспорт оплачивается из суточных.
Если есть билет и чек, расходы на автобус не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Также они уменьшают базу по налогу на прибыль в соответствии с п. 1.12 ст. 264 НК РФ.
Если документов нет, работодатель может принять расходы к учёту на своё усмотрение. Но тогда расходы списываются из чистой прибыли, а на них начисляются НДФЛ и страховые взносы в полном объёме.
Главное кратко
- В командировке можно ездить на любом автобусе — пригородном, междугородном или международном
- Поездка на автобусе подтверждается двумя документами — билетом и кассовым чеком. Билет подтверждает, что сотрудник был в командировке, чек — сколько потратил
- Утерянный чек или билет на автобус можно восстановить, если билет оплачен безналичным способом
- Если документов нет, работодатель может принять расходы к учёту на своё усмотрение. Фактическое нахождение в командировке подтверждается другими документами — например, служебной запиской с отметками принимающей стороны
Ещё можно почитать
Чек-лист: как выбрать отель для командировки
Авансовый отчёт по командировке
Переход на электронное оформление командировок: пошаговая инструкция
Внутреннее положение о командировках
Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.