Чек-лист: как выбрать отель для командировки
Рассказываем, как выбрать отель, чтобы поездка прошла комфортно, а отчётные документы не стали проблемой. Чек-лист будет полезен и командированным, и тревел-менеджерам.
1. Свериться с положением о командировках
Далеко не каждый командированный может поселиться в президентском люксе. В пределах какой суммы и класса можно выбирать номер конкретному работнику, обычно прописывается во внутреннем положении о командировках, которое организация разрабатывает самостоятельно. Перед тем как бронировать номер, убедитесь, что он соответствует требованиям компании.
2. Выяснить про отчётные документы
Для ночёвки стоит выбирать проверенные отели, где точно дадут счёт и чек об оплате жилья, эти документы необходимы для отчётности. Чаще всего гостиницы предоставляют чек ККТ, но в небольших отелях могут выдать заполненный от руки счёт-фактуру. Важно, чтобы на нём стояли печать и подпись. Для длительной командировки бывает удобнее выбрать не отель, а квартиру или апартаменты. Уточните в бухгалтерии, возможен ли такой вариант, а у хозяина, сможет ли он подготовить договор о найме жилья и акт об оказанной услуге. Выяснить это нужно до поездки, чтобы не было неприятных сюрпризов.
При бронировании отеля на Туту используйте фильтр «Еду в командировку», чтобы получить отчётные документы на эл. почту. Закрывающие документы также всегда доступны в корпоративном аккаунте или личном кабинете.
3. Посмотреть расположение
Лучше всего выбирать жилье поблизости от места командировки, а если такого варианта нет, то рядом с остановкой общественного транспорта, чтобы не пришлось тратить много времени и денег на проезд. От отеля должно быть удобно добираться на вокзал или в аэропорт. Также важно уточнить, есть ли рядом продуктовые магазины, кафе и разные сервисы, которые могут понадобиться в командировке, например, прачечная.
4. Прочитать условия бронирования
Внимательно изучите условия бронирования: есть ли возможность изменить даты, до какого числа поездку можно отменить бесплатно. Владелец жилья может установить как гибкие, так и строгие правила отмены. Часто при поздней отмене брони удерживают стоимость первой ночи, но иногда штрафные санкции наступают раньше — например, при отмене за неделю до заезда.
При выборе отеля на Туту
пользователь видит, до какого момента может отменить
бронирование
5. Проверить дополнительные сборы
Во многих странах в отелях и апартаментах с гостей берут туристический налог. Например, в ОАЭ налог составляет от 2-6 $ за ночь в зависимости от звёздности отеля. Курортный сбор действует и в России: в Крыму, Краснодарском, Ставропольском и Алтайском краях.
Налог или сбор часто уже включён в стоимость бронирования на сайте, но иногда его нужно оплатить отдельно, уже при заселении. Это стоит учитывать при расчете аванса на командировку. Налог обычно включается в общий счёт от гостиницы. Эта сумма входит в список командировочных расходов и компенсируется работодателем.
6. Учесть комфорт
Чтобы деловая поездка была продуктивной, выбирайте жилье, где будет комфортно ночевать и не придется решать лишние проблемы. В описании отеля обратите внимание на следующие пункты:
- круглосуточная работа ресепшен,
- наличие сейфа в номере,
- услуга «звонок-будильник»,
- кафе и продуктовые магазины поблизости,
- наличие банной косметики, тапок и т.д.
Если сотрудник планирует работать в номере, проверьте наличие хорошего интернета и рабочего стола. В некоторых отелях есть номера с оборудованными рабочими зонами.
7. Изучить отзывы
Официальные описания отелей не всегда достаточно информативны. Много ценных сведений скрывается в отзывах. Из комментариев постояльцев можно узнать, удобные ли кровати, не шумно ли по ночам, поможет ли персонал вызвать такси, накрывают ли в отеле ранний завтрак и так далее. При необходимости напишите вопрос отелю на сайте бронирования или отправьте электронное письмо.
Отзывы гостей позволяют понять, насколько комфортно будет
в отеле
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Ещё можно почитать
Отчётные документы за проживание в гостинице и квартире
Как оформить командировку для гендиректора
Командировка во время пандемии