Туту.ру Корпоративным клиентам Чек-лист: как выбрать отель для командировки

Чек-лист: как выбрать отель для командировки

Отель для командировки

Рассказываем, как выбрать отель, чтобы поездка прошла комфортно, а отчётные документы не стали проблемой. Чек-лист будет полезен и командированным, и тревел-менеджерам.

1. Свериться с положением о командировках

Далеко не каждый командированный может поселиться в президентском люксе. В пределах какой суммы и класса можно выбирать номер конкретному работнику, обычно прописывается во внутреннем положении о командировках, которое организация разрабатывает самостоятельно. Перед тем как бронировать номер, убедитесь, что он соответствует требованиям компании.

2. Выяснить про отчётные документы

Для ночёвки стоит выбирать проверенные отели, где точно дадут счёт и чек об оплате жилья, эти документы необходимы для отчётности. Чаще всего гостиницы предоставляют чек ККТ, но в небольших отелях могут выдать заполненный от руки счёт-фактуру. Важно, чтобы на нём стояли печать и подпись. Для длительной командировки бывает удобнее выбрать не отель, а квартиру или апартаменты. Уточните в бухгалтерии, возможен ли такой вариант, а у хозяина, сможет ли он подготовить договор о найме жилья и акт об оказанной услуге. Выяснить это нужно до поездки, чтобы не было неприятных сюрпризов.

При бронировании отеля на Туту используйте фильтр «Еду в командировку», чтобы получить отчётные документы на эл. почту. Закрывающие документы также всегда доступны в корпоративном аккаунте или личном кабинете.

3. Посмотреть расположение

Лучше всего выбирать жилье поблизости от места командировки, а если такого варианта нет, то рядом с остановкой общественного транспорта, чтобы не пришлось тратить много времени и денег на проезд. От отеля должно быть удобно добираться на вокзал или в аэропорт. Также важно уточнить, есть ли рядом продуктовые магазины, кафе и разные сервисы, которые могут понадобиться в командировке, например, прачечная. 

4. Прочитать условия бронирования

Внимательно изучите условия бронирования: есть ли возможность изменить даты, до какого числа поездку можно отменить бесплатно. Владелец жилья может установить как гибкие, так и строгие правила отмены. Часто при поздней отмене брони удерживают стоимость первой ночи, но иногда штрафные санкции наступают раньше — например, при отмене за неделю до заезда.

Условия отмены бронирования
При выборе отеля на Туту пользователь видит, до какого момента может отменить бронирование

5. Проверить дополнительные сборы

Во многих странах в отелях и апартаментах с гостей берут туристический налог. Например, в ОАЭ налог составляет от 2-6 $ за ночь в зависимости от звёздности отеля. Курортный сбор действует и в России: в Крыму, Краснодарском, Ставропольском и Алтайском краях. 

Налог или сбор часто уже включён в стоимость бронирования на сайте, но иногда его нужно оплатить отдельно, уже при заселении. Это стоит учитывать при расчете аванса на командировку. Налог обычно включается в общий счёт от гостиницы. Эта сумма входит в список командировочных расходов и компенсируется работодателем.

6. Учесть комфорт

Чтобы деловая поездка была продуктивной, выбирайте жилье, где будет комфортно ночевать и не придется решать лишние проблемы. В описании отеля обратите внимание на следующие пункты:

  • круглосуточная работа ресепшен,
  • наличие сейфа в номере,
  • услуга «звонок-будильник»,
  • кафе и продуктовые магазины поблизости,
  • наличие банной косметики, тапок и т.д.

Если сотрудник планирует работать в номере, проверьте наличие хорошего интернета и рабочего стола. В некоторых отелях есть номера с оборудованными рабочими зонами.

7. Изучить отзывы

Официальные описания отелей не всегда достаточно информативны. Много ценных сведений скрывается в отзывах. Из комментариев постояльцев можно узнать, удобные ли кровати, не шумно ли по ночам, поможет ли персонал вызвать такси, накрывают ли в отеле ранний завтрак и так далее. При необходимости напишите вопрос отелю на сайте бронирования или отправьте электронное письмо.

Отзыв об отеле
Отзывы гостей позволяют понять, насколько комфортно будет в отеле

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Ещё можно почитать

Отчётные документы за проживание в гостинице и квартире

Каршеринг в командировке

Как оформить командировку для гендиректора

Командировка во время пандемии

Суточные в командировке: нормы 2022 года

Оплата труда во время командировки

Начнем сотрудничество?
Оставьте электронную почту, и мы свяжемся с вами.
Преимущества сервиса Туту.Командировки
  • Быстрое бронирование ж/д и авиабилетов
  • Закрывающие документы формируются автоматически
  • Поддержка электронного документооборота
Подробнее про сервис

Станьте корпоративным клиентом

Введите название своей компании. Регистрация пройдет за 2 минуты.
Уставные документы не нужны. А пользоваться сервисом можно сразу.