Туту.ру Корпоративным клиентам Чек-лист: как выбрать отель для командировки

Чек-лист: как выбрать отель для командировки

Отель для командировки

Рассказываем, как выбрать отель, чтобы поездка прошла комфортно, а отчетные документы не стали проблемой. Чек-лист будет полезен и командированным, и тревел-менеджерам.

1. Свериться с положением о командировках

Далеко не каждый командированный может поселиться в президентском люксе. В пределах какой суммы и класса можно выбирать номер конкретному работнику, обычно прописывается в положении о командировках. Организация разрабатывает документ самостоятельно. Перед тем как бронировать номер, убедитесь, что он соответствует требованиям компании.

2. Выяснить про отчетные документы

Для ночевки стоит выбирать проверенные отели, где точно дадут счет и чек об оплате жилья, эти документы необходимы для отчетности. Чаще всего гостиницы предоставляют чек ККТ, но в небольших отелях могут выдать заполненный от руки счет-фактуру. Важно, чтобы на нём стояли печать и подпись. Для длительной командировки бывает удобнее выбрать не отель, а квартиру или апартаменты. Уточните в бухгалтерии, возможен ли такой вариант, а у хозяина, сможет ли он подготовить договор о найме жилья и акт об оказанной услуге. Выяснить это нужно до поездки, чтобы не было неприятных сюрпризов.

Как заполнить авансовый отчет по командировке

3. Посмотреть расположение

Лучше всего выбирать жилье поблизости от места командировки, а если такого варианта нет, то рядом с остановкой общественного транспорта, чтобы не пришлось тратить много времени и денег на проезд. От отеля должно быть удобно добираться на вокзал или в аэропорт. Также важно уточнить, есть ли рядом продуктовые магазины, кафе и разные сервисы (прачечная), которые могут понадобиться в командировке, особенно длительной.

4. Прочитать условия бронирования

Внимательно изучите условия бронирования: есть ли возможность изменить даты, до какого числа поездку можно отменить бесплатно. Владелец жилья может установить как гибкие, так и строгие правила отмены. Часто при поздней отмене брони удерживают стоимость первой ночи, но иногда штрафные санкции наступают раньше — например, при отмене за неделю до заезда.

5. Проверить дополнительные сборы

Во многих странах в отелях и апартаментах взимают городской туристический налог. Например, в ОАЭ налог составляет от 2-6 $ за ночь в зависимости от звездности отеля. Курортный сбор действует и в России: в Крыму, Краснодарском, Ставропольском и Алтайском краях. Правда, платить его нужно только в высокий сезон, с 1 мая по 30 сентября.

Налог или сбор часто уже включен в стоимость бронирования на сайте, но иногда его нужно оплатить отдельно, уже при заселении. Это стоит учитывать при расчете аванса на командировку. Налог обычно включается в общий счет от гостиницы. Эта сумма входит в список командировочных расходов и компенсируется работодателем.

6. Учесть комфорт

Чтобы деловая поездка была продуктивной, выбирайте жилье, где будет комфортно ночевать и не придется решать лишние проблемы. В описании отеля обратите внимание на следующие пункты:

  • круглосуточная работа ресепшен,
  • наличие сейфа в номере,
  • услуга «звонок-будильник» (для тех, кто боится проспать),
  • наличие кафе или ресторана,
  • наличие банной косметики, тапок и т.д.

Если сотрудник планирует работать в номере, смотрите на наличие хорошего интернета, а также рабочего стола. В некоторых отелях есть специальные номера с оборудованными рабочими зонами.

7. Ознакомиться с отзывами

Не всегда официальные описания отелей достаточно информативны. Много ценных сведений скрывается в отзывах. Из комментариев постояльцев можно узнать, удобные ли кровати, не шумно ли по ночам, поможет ли персонал вызвать такси, накрывают ли в отеле ранний завтрак, брать ли с собой фен и так далее. При необходимости можно написать вопрос отелю на сайте или направить электронное письмо.

 

Еще можно почитать

Каршеринг в командировке

Как оформить командировку для гендиректора

Командировка во время пандемии

Суточные в командировке: нормы 2020 года

Оплата труда во время командировки

Начнем сотрудничество?
Оставьте электронную почту, и мы свяжемся с вами.
Преимущества сервиса Туту.Командировки
  • Быстрое бронирование ж/д и авиабилетов
  • Закрывающие документы формируются автоматически
  • Поддержка электронного документооборота
Подробнее про сервис

Станьте корпоративным клиентом

Введите название своей компании. Регистрация пройдет за 2 минуты.
Уставные документы не нужны. А пользоваться сервисом можно сразу.