Туту.ру Корпоративным клиентам Чек-лист: как выбрать отель для командировки

Чек-лист: как выбрать отель для командировки

Отель для командировки

Рассказываем, как выбрать отель, чтобы поездка прошла комфортно, а отчётные документы не стали проблемой. Чек-лист будет полезен и командированным, и тревел-менеджерам.

1. Свериться с положением о командировках

Далеко не каждый командированный может поселиться в президентском люксе. В пределах какой суммы и класса можно выбирать номер конкретному работнику, обычно прописывается в положении о командировках. Организация разрабатывает документ самостоятельно. Перед тем как бронировать номер, убедитесь, что он соответствует требованиям компании.

2. Выяснить про отчётные документы

Для ночёвки стоит выбирать проверенные отели, где точно дадут счёт и чек об оплате жилья, эти документы необходимы для отчётности. Чаще всего гостиницы предоставляют чек ККТ, но в небольших отелях могут выдать заполненный от руки счёт-фактуру. Важно, чтобы на нём стояли печать и подпись. Для длительной командировки бывает удобнее выбрать не отель, а квартиру или апартаменты. Уточните в бухгалтерии, возможен ли такой вариант, а у хозяина, сможет ли он подготовить договор о найме жилья и акт об оказанной услуге. Выяснить это нужно до поездки, чтобы не было неприятных сюрпризов.

Как заполнить авансовый отчет по командировке

3. Посмотреть расположение

Лучше всего выбирать жилье поблизости от места командировки, а если такого варианта нет, то рядом с остановкой общественного транспорта, чтобы не пришлось тратить много времени и денег на проезд. От отеля должно быть удобно добираться на вокзал или в аэропорт. Также важно уточнить, есть ли рядом продуктовые магазины, кафе и разные сервисы, которые могут понадобиться в командировке, например, прачечная. 

4. Прочитать условия бронирования

Внимательно изучите условия бронирования: есть ли возможность изменить даты, до какого числа поездку можно отменить бесплатно. Владелец жилья может установить как гибкие, так и строгие правила отмены. Часто при поздней отмене брони удерживают стоимость первой ночи, но иногда штрафные санкции наступают раньше — например, при отмене за неделю до заезда.

Условия отмены бронирования

5. Проверить дополнительные сборы

Во многих странах в отелях и апартаментах с гостей берут туристический налог. Например, в ОАЭ налог составляет от 2-6 $ за ночь в зависимости от звёздности отеля. Курортный сбор действует и в России: в Крыму, Краснодарском, Ставропольском и Алтайском краях. Правда, платить его нужно только в высокий сезон, с 1 мая по 30 сентября.

Налог или сбор часто уже включён в стоимость бронирования на сайте, но иногда его нужно оплатить отдельно, уже при заселении. Это стоит учитывать при расчете аванса на командировку. Налог обычно включается в общий счёт от гостиницы. Эта сумма входит в список командировочных расходов и компенсируется работодателем.

6. Учесть комфорт

Чтобы деловая поездка была продуктивной, выбирайте жилье, где будет комфортно ночевать и не придется решать лишние проблемы. В описании отеля обратите внимание на следующие пункты:

  • круглосуточная работа ресепшен,
  • наличие сейфа в номере,
  • услуга «звонок-будильник» (для тех, кто боится проспать),
  • кафе и продуктовые магазины поблизости,
  • наличие банной косметики, тапок и т.д.

Если сотрудник планирует работать в номере, проверьте наличие хорошего интернета и рабочего стола. В некоторых отелях есть номера с оборудованными рабочими зонами.

7. Изучить отзывы

Официальные описания отелей не всегда достаточно информативны. Много ценных сведений скрывается в отзывах. Из комментариев постояльцев можно узнать, удобные ли кровати, не шумно ли по ночам, поможет ли персонал вызвать такси, накрывают ли в отеле ранний завтрак и так далее. При необходимости напишите вопрос отелю на сайте бронирования или отправьте электронное письмо.

Отзыв об отеле

 

Ещё можно почитать

Каршеринг в командировке

Как оформить командировку для гендиректора

Командировка во время пандемии

Суточные в командировке: нормы 2021 года

Оплата труда во время командировки

Начнем сотрудничество?
Оставьте электронную почту, и мы свяжемся с вами.
Преимущества сервиса Туту.Командировки
  • Быстрое бронирование ж/д и авиабилетов
  • Закрывающие документы формируются автоматически
  • Поддержка электронного документооборота
Подробнее про сервис

Станьте корпоративным клиентом

Введите название своей компании. Регистрация пройдет за 2 минуты.
Уставные документы не нужны. А пользоваться сервисом можно сразу.