Переход на электронное оформление командировок: пошаговая инструкция

• 1. Выбираем информационную систему
• 2. Выпускаем приказ о переходе на электронное оформление командировок
• 3. Утверждаем изменения в положении о командировках
• 4. Уведомляем сотрудников
• 5. Получаем письменные согласия
• Подводим итоги

С ноября 2021 года организации могут вести кадровый документооборот в электронном виде — полностью или частично. Рассказываем по шагам, как узаконить «цифровое» оформление командировок по требованиям ст. 22.1-22.3 Трудового кодекса об электронном документообороте в организации, приводим образцы необходимых документов и примеры формулировок в приказах.

Электронный кадровый документооборот и командировки 

1. Выбираем информационную систему

Компании, которые уже используют свои системы электронного документооборота (СЭД), могут пропустить этот шаг. При условии, что их СЭД имеют необходимые функциональные возможности:

• фиксируют факт получения сторонами электронного документа;
• позволяют использовать усиленную электронную подпись — квалифицированную и неквалифицированную (УКЭП и УНЭП);
• обеспечивают хранение документов в такие же сроки, как для бумажных версий;
• могут быть интегрированы с ЕСИА с 1 сентября 2022 года (п. 3 ст. 2 Закона № 377-ФЗ).

Если СЭД этого «не умеет», варианта три: дать задание разработчикам доработать систему; приобрести новую у другого оператора ЭДО или дождаться подключения к ЭКД «Работа в России» (до 1 сентября 2022 года количество пользователей ограничено).

Преимущества электронного документооборота на портале Роструда:

• это бесплатно;
• для входа можно использовать подтверждённую учётную запись на Госуслугах (организации, ИП или физического лица) — не нужно дополнительно получать ключи УЭП;
• сервис доступен для соискателей и тех, кто устраивается на работу, по приглашению в ЭДО от работодателя.

Так выглядит личный кабинет физического лица в ЭКД «Работа в России»

2. Выпускаем приказ о переходе на электронное оформление командировок

По Трудовому кодексу, электронный документооборот вводится на основании локального нормативного акта (ЛНА), согласованного с профсоюзом. На практике лучше не объединять в один приказ ввод в действие ЛНА и срочные организационные мероприятия. Объединяя постоянные и временные документы, вы усложняете контроль за исполнением. Кроме того, корпоративные положения и срочные приказы имеют разные сроки хранения.

В приказе определяют:

• название СЭД;
• должностное лицо, ответственное за КЭДО, разработку ЛНА и организацию подготовительных мероприятий;
• дату перехода на электронный документооборот;
• списки электронных документов, категорий работников;
• перечень и сроки организационных мероприятий, в том числе утверждения ЛНА;
• форму и сроки уведомления персонала;
• дату обучения сотрудников работе в программе КЭДО (при необходимости).

Приказ согласовывают с профсоюзом, если он есть в организации.

Пример первой страницы приказа о вводе ЭДО

Скачать образец приказа о введении КЭДО для командировок

3. Утверждаем изменения в положении о командировках

Здесь описан лишь один из возможных вариантов локального нормативного акта по ст. 22.2 Трудового кодекса. Вы можете утвердить отдельный порядок осуществления КЭДО.

Что учесть при разработке новой редакции положения о командировках:

• Ст. 22.2 Трудового кодекса содержит требования к содержанию ЛНА и согласованию ЛНА. Их берём за основу как структуру будущего документа.
• К разработке раздела о порядке осуществления КЭДО лучше привлечь разработчиков СЭД или IT-специалистов. Они смогут составить понятную инструкцию для пользователей системы управления электронным документооборотом.
• Единые нормативные требования к перечню и шаблонам «цифровых» документов появятся только к 1 марта 2023 года (п. 2 ст. 2 Закона № 377-ФЗ). Пока вы можете использовать бланки из бумажного документооборота, с поправкой на то, что они будут заполняться в электронном виде и подписываться ЭП.

Новую редакцию положения о командировках обязательно согласуйте с профсоюзом (при его наличии) и введите в действие приказом.

Какие разделы включают в ЛНА при вводе КЭДО — пример

Скачать образец документа

4. Уведомляем сотрудников

Цель этого этапа — доказать, что работодатель не нарушил права работников при переходе на КЭДО. Нужно не только уведомить сотрудников до даты введения электронного документооборота, но и подтвердить это документально.

Есть два варианта:

• Выдать уведомление работнику под личную подпись. В документе указать, что с такого-то числа компания переходит на ЭДО в оформлении командировок; сотрудник имеет право отказаться от ЭДО и продолжать взаимодействовать с работодателем путём обмена бумажными документами. Такой способ займёт много времени у кадровиков.
• Утвердить текст уведомления в приказе о переходе на КЭДО и получить подпись работника в листе ознакомления к приказу. Например, с формулировкой «Ознакомлен с приказом №... от ..., уведомлением о переходе на КЭДО и своим правом отказаться от него. Подпись, дата».

В этом случае обязанность проинформировать работников возлагают на руководителей структурных подразделений. Кадровику останется лишь собрать заполненные листы ознакомления.

5. Получаем письменные согласия

Пока работник письменно не согласится на КЭДО, он будет считаться «отказником», с которым вы продолжите бумажный документооборот (ч. 8 ст. 22.2 Трудового кодекса). Отдельно собирать заявления об отказе не нужно.

Есть три способа оформить письменное согласие:

• Получить личное заявление работника о переходе на электронный документооборот в оформлении командировок.
• Дать сотруднику на подпись готовую форму согласия, которую вы определите в ЛНА или приказе.
• Подписать соглашение к трудовому договору, а отдельное письменное согласие не получать. Согласно ст. 22.3 Трудового кодекса, при подписании документов о командировках можно использовать вместо УКЭП неквалифицированную или простую электронную подпись. Однако порядок проверки УКЭП и ПЭП следует определить в соглашении к трудовому договору.

Пример письменного согласия на КЭДО от работника

Скачать образец согласия на КЭДО для командировок

Работник имеет право подписать согласие на электронный документооборот в любое время. Лучше до даты перехода на КЭДО провести внутрикорпоративное обучение, в ходе которого объяснить преимущества «цифры» перед бумажным оформлением и показать, как подписать документ электронной подписью. Так в компании будет меньше «отказников».

Подводим итоги

• Перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) в оформлении командировок — значит отказаться от оформления бумажных носителей вообще. Вы не будете обмениваться сканами подписанных заявлений или приказов. Все документы формируются в системе электронного документооборота (СЭД) и подписываются электронной подписью.
• СЭД должна фиксировать факт получения цифрового документа участниками КЭДО, обеспечивать его подписание усиленной ЭП и хранение в установленные сроки. Компания имеет право использовать свою программу КЭДО или подключиться к ЭКД «Работа в России» — бесплатному сервису Роструда (заработает в полной мере с 1 сентября 2022 года).
• Для перехода на КЭДО выпустите приказ. В нём назначьте ответственных лиц, определите перечень шагов со сроками выполнения. Утвердите локальный нормативный акт (ЛНА). В нашем примере это новая редакция положения о командировках.
• Обязательно уведомьте сотрудников до перехода на КЭДО и зафиксируйте это документально. Например, соберите подписи с датой в листе ознакомления. Получите письменные согласия работников и подпишите соглашение к трудовому договору, в котором прописан порядок проверки подлинности неквалифицированной электронной подписи.
• Работник имеет право согласиться на КЭДО в любой момент. До этого придётся сохранять с ним бумажный документооборот. Проведите внутреннее обучение, чтобы уменьшить количество «отказников» от КЭДО.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Ещё можно почитать

Электронный документооборот и командировки  

Командировочное удостоверение

Каршеринг в командировке

Командировка во время коронавируса

Компенсация транспортных расходов в командировке

Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом