С ноября 2021 года организации могут вести
кадровый документооборот в электронном виде — полностью
или частично. Рассказываем по шагам, как узаконить «цифровое»
оформление командировок по требованиям ст. 22.1-22.3 Трудового кодекса
об электронном документообороте в организации, приводим
образцы необходимых документов и примеры формулировок
в приказах.
Компании, которые уже используют свои системы электронного
документооборота (СЭД), могут пропустить этот шаг. При условии, что
их СЭД имеют необходимые функциональные возможности:
- фиксируют факт получения сторонами электронного документа;
- позволяют использовать усиленную электронную подпись —
квалифицированную и неквалифицированную (УКЭП
и УНЭП);
- обеспечивают хранение документов в такие же сроки, как для бумажных
версий;
- могут быть интегрированы с ЕСИА с 1 сентября
2022 года (п. 3 ст. 2 Закона
№ 377-ФЗ).
Если СЭД этого «не умеет», варианта три: дать задание
разработчикам доработать систему; приобрести новую у другого
оператора ЭДО или дождаться подключения к ЭКД «Работа в России»
(до 1 сентября 2022 года количество пользователей
ограничено).
Преимущества электронного документооборота на портале
Роструда:
- это бесплатно;
- для входа можно использовать подтверждённую учётную запись
на Госуслугах (организации, ИП или физического
лица) — не нужно дополнительно получать ключи УЭП;
- сервис доступен для соискателей и тех, кто устраивается
на работу, по приглашению в ЭДО
от работодателя.

Так выглядит личный кабинет физического лица в ЭКД «Работа
в России»
По Трудовому кодексу, электронный
документооборот вводится на основании локального нормативного акта (ЛНА),
согласованного с профсоюзом. На практике лучше
не объединять в один приказ ввод в действие ЛНА
и срочные организационные мероприятия. Объединяя постоянные
и временные документы, вы усложняете контроль
за исполнением. Кроме того, корпоративные положения
и срочные приказы имеют разные сроки хранения.
В приказе определяют:
- название СЭД;
- должностное лицо, ответственное за КЭДО, разработку
ЛНА и организацию подготовительных мероприятий;
- дату перехода на электронный документооборот;
- списки электронных документов, категорий работников;
- перечень и сроки организационных мероприятий, в том
числе утверждения ЛНА;
- форму и сроки уведомления персонала;
- дату обучения сотрудников работе в программе КЭДО (при
необходимости).
Приказ согласовывают с профсоюзом, если он есть
в организации.

Пример первой страницы приказа о вводе ЭДО
Скачать
образец приказа о введении КЭДО для командировок
Туту Командировки —
удобный онлайн-сервис для организации и оплаты командировок.
С его помощью легко купить билеты и забронировать отель,
оплатив картой или со счёта компании. Бухгалтерам доступны
отчётные документы и акты сверки. Закрывающие документы можно
получить по ЭДО или по обычной почте.
|
3. Утверждаем изменения в положении
о командировках
Здесь описан лишь один из возможных вариантов локального
нормативного акта по ст. 22.2 Трудового кодекса.
Вы можете утвердить отдельный порядок осуществления КЭДО.
Что учесть при разработке новой редакции положения
о командировках:
- Ст. 22.2 Трудового кодекса содержит
требования к содержанию ЛНА и согласованию ЛНА.
Их берём за основу как структуру будущего документа.
- К разработке раздела о порядке осуществления КЭДО
лучше привлечь разработчиков СЭД или IT-специалистов. Они смогут
составить понятную инструкцию для пользователей системы управления
электронным документооборотом.
- Единые нормативные требования к перечню и шаблонам
«цифровых» документов появятся только к 1 марта 2023 года
(п. 2 ст. 2 Закона
№ 377-ФЗ). Пока вы можете использовать бланки
из бумажного документооборота, с поправкой на то,
что они будут заполняться в электронном виде
и подписываться ЭП.
Новую редакцию положения о командировках обязательно
согласуйте с профсоюзом (при его наличии) и введите
в действие приказом.

Какие разделы включают в ЛНА при вводе КЭДО — пример
Скачать
образец документа
4. Уведомляем сотрудников
Цель этого этапа — доказать, что работодатель
не нарушил права работников при переходе на КЭДО. Нужно не только
уведомить сотрудников до даты введения электронного
документооборота, но и подтвердить это документально.
Есть два варианта:
- Выдать уведомление работнику под личную подпись.
В документе указать, что с такого-то числа компания
переходит на ЭДО в оформлении командировок; сотрудник
имеет право отказаться от ЭДО и продолжать
взаимодействовать с работодателем путём обмена бумажными
документами. Такой способ займёт много времени
у кадровиков.
- Утвердить текст уведомления в приказе о переходе
на КЭДО и получить подпись работника в листе
ознакомления к приказу. Например, с формулировкой
«Ознакомлен с приказом №... от ..., уведомлением
о переходе на КЭДО и своим правом отказаться
от него. Подпись, дата».
В этом случае обязанность проинформировать работников
возлагают на руководителей структурных подразделений.
Кадровику останется лишь собрать заполненные листы
ознакомления.
Всегда ставьте даты при подписании документов и требуйте
того же от подчинённых работников. Так вы сможете
доказать, что своевременно получили от них подпись.
|
5. Получаем письменные согласия
Пока работник письменно не согласится на КЭДО,
он будет считаться «отказником», с которым
вы продолжите бумажный документооборот (ч. 8 ст. 22.2 Трудового
кодекса). Отдельно собирать заявления об отказе
не нужно.
Есть три способа оформить письменное согласие:
- Получить личное заявление работника о переходе
на электронный документооборот в оформлении
командировок.
- Дать сотруднику на подпись готовую форму согласия, которую
вы определите в ЛНА или приказе.
- Подписать соглашение к трудовому договору,
а отдельное письменное согласие не получать. Согласно
ст. 22.3 Трудового кодекса, при подписании
документов о командировках можно использовать вместо УКЭП
неквалифицированную или простую электронную подпись. Однако порядок
проверки УКЭП и ПЭП следует определить в соглашении
к трудовому договору.

Пример письменного согласия на КЭДО от работника
Скачать
образец согласия на КЭДО для командировок
Работник имеет право подписать согласие на электронный
документооборот в любое время. Лучше до даты перехода
на КЭДО провести внутрикорпоративное обучение, в ходе
которого объяснить преимущества «цифры» перед бумажным оформлением
и показать, как подписать документ электронной подписью. Так
в компании будет меньше «отказников».
Уведомления и согласия работников хранятся 3 года
после прекращения срока их действия; соглашения
к трудовому договору — не менее 50 лет
(п. 435, 436, 441 приказа Росархива № 236).
|
Подводим итоги
- Перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО)
в оформлении командировок — значит отказаться
от оформления бумажных носителей вообще.
Вы не будете обмениваться сканами подписанных заявлений
или приказов. Все документы формируются в системе электронного
документооборота (СЭД) и подписываются электронной
подписью.
- СЭД должна фиксировать факт получения цифрового документа
участниками КЭДО, обеспечивать его подписание усиленной ЭП
и хранение в установленные сроки. Компания имеет право
использовать свою программу КЭДО или подключиться к ЭКД
«Работа в России» — бесплатному сервису Роструда
(заработает в полной мере с 1 сентября
2022 года).
- Для перехода на КЭДО выпустите приказ. В нём
назначьте ответственных лиц, определите перечень шагов
со сроками выполнения. Утвердите локальный нормативный акт
(ЛНА). В нашем примере это новая редакция положения
о командировках.
- Обязательно уведомьте сотрудников до перехода на КЭДО
и зафиксируйте это документально. Например, соберите подписи
с датой в листе ознакомления. Получите письменные
согласия работников и подпишите соглашение к трудовому
договору, в котором прописан порядок проверки подлинности
неквалифицированной электронной подписи.
- Работник имеет право согласиться на КЭДО в любой
момент. До этого придётся сохранять с ним бумажный
документооборот. Проведите внутреннее обучение, чтобы уменьшить
количество «отказников» от КЭДО.
* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.
Ещё можно почитать
Электронный документооборот и командировки
Командировочное
удостоверение
Каршеринг
в командировке
Командировка
во время коронавируса
Компенсация
транспортных расходов в командировке
Как
оформить отмену командировки в связи
с коронавирусом