
Среди списка документов, которые используют при оформлении
командировки, часто упоминают командировочное удостоверение.
Разбираемся, нужен ли этот документ компании и если
да — как его оформить и заполнить.
Что такое командировочное удостоверение
Это документ, который свидетельствует, что сотрудник находится
в командировке и выполняет задание руководства.
По-другому его называют командировочным листом.
Командировочные удостоверения организации использовали ещё
во времена СССР. Последний, современный образец удостоверения
был утверждён Постановлением Госкомстата России
№1 от 5 января 2004 года.
Постановлением Правительства РФ № 749
от 13 октября 2008 года удостоверение признавалось
документом, который подтверждает срок нахождения сотрудника
в командировке.
С 8 января 2015 года командировочное удостоверение, как
и служебное задание, законодательно
исключено из списка обязательных отчётных документов.
Согласно поправкам, подтвердить командировочные расходы
и фактическое нахождение сотрудника в командировке
позволяют приказ о командировке, проездные документы, документ
о найме жилья, служебная записка.
Но компании и сегодня могут использовать
командировочный лист в делопроизводстве, если считают это
необходимым и это прописано во внутренних нормативных
актах. По сути, этот документ, заполненный по форме,
свидетельствует сразу о нескольких фактах:
- что поездка работника имела производственный характер;
- что командировка состоялась в указанные сроки;
- что командированный действительно побывал в месте
назначения и встретился с принимающей стороной.
Командировочное удостоверение полезно не только
компании — для учета времени нахождения сотрудника
в командировке, но и самому сотруднику — если,
например, он приезжает в другой филиал компании
и должен обосновать цель визита.
Форма удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата
в 2004 году. Бланк удостоверения является
рекомендованным, то есть при желании организация может
разработать собственную форму командировочного листа.
Скачать бланк командировочного
удостоверения (форма Т-10)
На лицевой стороне документа указывают:
- ФИО командированного,
- должность работника и служебное подразделение,
- место назначения и цель поездки,
- даты и продолжительность командировки,
- паспортные данные командированного.
Что написать в качестве цели командировки, в законе
не говорится. В качестве примера можно привести самые
разные варианты:
- подписание контракта на оказание услуг;
- проведение переговоров о заключении договора;
- наладка и ремонт оборудования;
- оказание консультационных услуг;
- проведение переговоров о закупке оборудования
и т.д.
Отдельно прописывается, что удостоверение действительно только
при предъявлении паспорта или другого документа, который его
заменяет.
Командировочное удостоверение распечатывают в одном
экземпляре и подписывают у гендиректора. Затем отдают
командированному — он должен хранить его при себе
во время поездки, а по возвращении отдать
в отдел кадров или бухгалтерию.
Как заполнить оборотную сторону командировочного листа
На обратной стороне документа предусмотрены строки для
отметок о том, когда работник выбыл и прибыл в место
назначения. Эти данные заполняют специалисты кадровой службы,
секретариата или бухгалтерии принимающей стороны и заверяют
их своей фамилией и подписью.
В первой строке указывают:
- дату выбытия — день, когда специалист отправился
в служебную поездку;
- дату прибытия — день, когда сотрудник приехал в место
назначения (заполняют в принимающей организации).
Если других пунктов посещения в поездке нет,
то во второй строке принимающая организация фиксирует
день выбытия работника из места командировки, а дату
прибытия заполняют на месте постоянной работы командированного
в день, когда он приходит в офис.
Что делать, если работник едет не в другую компанию
или филиал, а, например, для проведения переговоров
с физическими лицами, то есть поставить отметки
о прибытии и выбытии некому? В этом случае можно
попросить заполнить эти поля в отеле или местной
администрации.
* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.
Ещё можно почитать
Как
оформить отмену командировку в связи
с коронавирусом
Командировка
во время пандемии: частые вопросы
Суточные
в командировке: нормы 2022 года
Как оформить
командировку для гендиректора
Компенсация
транспортных расходов в командировке
Какие
документы нужны для командировки в 2022 году
Каршеринг
в командировке
Командировка
в выходные дни