Внутреннее положение о командировках
При организации и оформлении командировок российские компании ориентируются в первую очередь на Трудовой кодекс и Положение «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Однако все компании разные, и список компенсируемых командировочных расходов у них различается: кто-то возмещает расходы на сауны, крабов и дорогую выпивку, а кто-то ограничивается лишь тем, что официальные органы разрешают признавать командировочными расходами. Поэтому дополнительно компании могут разработать внутреннее положение о командировках. Зачем нужен этот документ и что в нём можно прописать, рассказываем ниже.
Зачем компании своё положение о командировках
Это необязательный документ, но его существование облегчает жизнь организации и сотрудникам.
Во-первых, собственное положение о командировках помогает компании охватить все нюансы организации командировок и, как следствие, избежать спорных моментов. В документе могут утверждаться внутренне-статусные расходы: что можно топ-менеджерам, руководителям среднего звена и рядовым сотрудникам. Такая формализация в очень крупных компаниях убирает часть вопросов «почему ему можно, а мне нельзя».
Кроме того, внутреннее положение регулирует расходы, связанные с командировками. В нём можно указать размер суточных по России и за границей, прописать порядок компенсации дополнительных расходов, оплаты bleisure-поездок — командировок, продлённых для отпуска.
Главное, чтобы положения этого нормативного акта не противоречили действующему законодательству и работники не были ущемлены в своих правах.
В-третьих, часто сотрудники не в курсе трудового законодательства и не знают свои права и обязанности в командировках: какие расходы им возместят, какие документы надо собрать; что делать, если командировка отменилась. Единый документ с описанием всех правил и процессов даст ответы на большинство возникающих вопросов. В идеале каждый командированный перед рабочей поездкой должен ознакомиться с положением.
Кто разрабатывает положение
Обычно в этом участвуют бухгалтеры, юристы, финансовый директор. Утверждает положение о командировках гендиректор.
Как составить внутреннее положение о командировках
Законодательно прописанных правил оформления документа нет, поэтому компания составляет положение исходя из потребностей и специфики бизнеса. Документ нужно оформлять по правилам внутреннего документооборота. Содержание документа можно разделить на несколько тематических разделов.
Что стоит отразить в положении о командировках:
— Основные понятия: что считается командировкой и т.д.
— Права и обязанности сотрудников, связанные с командировками, в том числе перечень тех, кто по закону может отказаться от командировки.
— Порядок направления и организации командировки: в какой последовательности всё происходит, ответственные.
— Сроки командировки: максимальный срок поездки, нужно ли приходить в день командировки в офис, порядок продления командировки.
— Командировочные расходы — что компания компенсирует работнику и в каком объёме, лимиты на покупку билетов и бронирование жилья, порядок компенсации дополнительных расходов, не указанных в трудовом законодательстве, например, представительских расходов.
— Размер суточных по России и за рубежом, а также порядок оплаты работы в выходные дни или сверхурочно.
— Правила отчётности о командировках.
— Любые другие нюансы, которые стоит упомянуть.
Можно ли обойтись без внутреннего положения о командировках
Как мы писали выше, это необязательный документ и создаётся на усмотрение работодателя. Не требуется составлять положение о командировках, если подобные положения уже прописаны в коллективном договоре.
Как положение о командировках соотносится с тревел-политикой
Эти понятия часто употребляются в качестве синонимов, однако различие между ними есть. Тревел-политика — это настройки корпоративного аккаунта в онлайн-сервисах организации командировок. Например, рядовой сотрудник не может покупать билет в бизнес-класс или бронировать номер дороже определённой суммы. А положение о командировках — это официальный внутренний документ компании, на основе которого настраивается тревел-политика.
Что в итоге
- Собственное положение о командировках делает порядок организации рабочих поездок понятным и прозрачным для сотрудников, позволяет избежать спорных ситуаций и проблем с бухгалтерской отчётностью.
- В положении стоит прописать ключевые положения трудового законодательства, касающиеся командировок, а также различные нюансы, принятые в компании.
- Перед направлением в деловую поездку стоит ознакомить сотрудника с внутренним положением о командировках.
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.