Туту.ру Корпоративным клиентам Внутреннее положение о командировках

Внутреннее положение о командировках

Командировочные расходы

При организации и оформлении командировок российские компании ориентируются в первую очередь на Трудовой кодекс и Положение «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Однако все компании разные, и список компенсируемых командировочных расходов у них различается: кто-то возмещает расходы на сауны, крабов и дорогую выпивку, а кто-то ограничивается лишь тем, что официальные органы разрешают признавать командировочными расходами. Поэтому дополнительно компании могут разработать внутреннее положение о командировках. Зачем нужен этот документ и что в нём можно прописать, рассказываем ниже.

Зачем компании своё положение о командировках?

Это необязательный документ, но его существование облегчает жизнь организации и сотрудникам.

Во-первых, собственное положение о командировках помогает компании охватить все нюансы организации командировок и, как следствие, избежать спорных моментов. Например, в документе могут утверждаться внутренне-статусные расходы (например, топам можно это, руководителям среднего звена — часть этого, а обычным сотрудникам — и это нельзя). Такая официальная формализация в очень крупных компаниях убирает часть вопросов «почему ему можно, а мне нельзя».

Кроме того, внутреннее положение регулирует расходы, связанные с командировками. Например, в нём можно указать размер суточных по России и за границей, прописать порядок компенсации дополнительных расходов, оплаты bleisure-поездок (командировок, продлённых для отпуска).

Главное, чтобы положения этого нормативного акта не противоречили действующему законодательству и работники не были ущемлены в своих правах.

В-третьих, часто сотрудники не в курсе трудового законодательства и не знают свои права и обязанности в командировках: какие расходы им возместят, какие документы надо собрать; что делать, если командировка отменилась. Единый документ с описанием всех правил и процессов даст ответы на большинство возникающих вопросов. В идеале каждый командированный перед рабочей поездкой должен ознакомиться с положением.

Кто разрабатывает положение?

Обычно в этом участвуют бухгалтеры, юристы, финансовый директор. Утверждает положение о командировках гендиректор.

Как составить внутреннее положение о командировках?

Законодательно прописанных правил оформления документа нет, поэтому компания составляет положение исходя из потребностей и специфики бизнеса. Документ нужно оформлять по правилам внутреннего документооборота. Содержание документа можно разделить на несколько тематических разделов.

Что стоит отразить в положении о командировках:

— Основные понятия (что считается командировкой и т.д.).

— Права и обязанности сотрудников, связанные с командировками (в том числе перечень тех, кто по закону может отказаться от командировки).

— Порядок направления и организации командировки (в какой последовательности все происходит, ответственные).

— Сроки командировки (максимальный срок поездки, нужно ли приходить в день командировки в офис, порядок продления командировки).

— Командировочные расходы — что компания компенсирует работнику и в каком объёме, лимиты на покупку билетов и бронирование жилья, порядок компенсации дополнительных расходов, не указанных в трудовом законодательстве (например, траты на представительские расходы).

— Размер суточных по России и за рубежом, а также порядок оплаты работы в выходные дни или сверхурочно.

— Правила отчётности о командировках.

— Любые другие нюансы, которые стоит упомянуть.

Можно ли обойтись без внутреннего положения о командировках?

Как мы писали выше, это необязательный документ и создаётся на усмотрение работодателя. Не требуется составлять положение о командировках, если подобные положения уже прописаны в коллективном договоре.

Как положение о командировках соотносится с тревел-политикой?

Эти понятия часто употребляются в качестве синонимов, однако различие между ними есть. Тревел-политика — это настройки корпоративного аккаунта в онлайн-сервисах организации командировок. Например, обычный сотрудник не может покупать билет в бизнес-класс или бронировать номер дороже определённой суммы. А положение о командировках — это официальный внутренний документ компании, на основе которого настраивается тревел-политика.

В итоге

  • Собственное положение о командировках делает порядок организации рабочих поездок понятным и прозрачным для сотрудников, позволяет избежать спорных ситуаций и проблем с бухгалтерской отчётностью.
  • В положении стоит прописать ключевые положения трудового законодательства, касающиеся командировок, а также различные нюансы, принятые в компании.
  • Перед направлением в деловую поездку стоит ознакомить сотрудника с внутренним положением о командировках.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Начнем сотрудничество?
Оставьте электронную почту, и мы свяжемся с вами.
Преимущества сервиса Туту.Командировки
  • Быстрое бронирование ж/д и авиабилетов
  • Закрывающие документы формируются автоматически
  • Поддержка электронного документооборота
Подробнее про сервис

Станьте корпоративным клиентом

Введите название своей компании. Регистрация пройдет за 2 минуты.
Уставные документы не нужны. А пользоваться сервисом можно сразу.