Как оформить командировку для гендиректора
По трудовому законодательству генеральный директор — такой же наёмный сотрудник, как и все остальные. Однако оформление командировочных документов для руководителя компании имеет свои особенности. Рассказываем по шагам, что нужно учесть при оформлении документов для гендиректора.
Что нужно сделать до командировки
1. Составить служебную записку
Сначала нужно составить служебную записку о направлении директора в командировку и перечислении ему аванса. Для этого заранее посчитайте примерные расходы. В эту сумму включают стоимость билетов, трансфера, жилья, суточные, а также компенсацию представительских расходов, если это предусмотрено политикой компании. Если компания сама оплачивает билеты и отель, то их стоимость не включают в аванс.
Представительские расходы — это стоимость деловых ужинов, заседаний, услуг переводчика. На них до командировки составляют отдельный приказ, где утверждается необходимость расходов и сумма. Компенсацию представительских расходов нужно прописать в приказе на командировку и выплатить авансом.
Служебная записка составляется от лица гендиректора на его же имя.
2. Оформить приказ о направлении в командировку
Оформите приказ на командировку — по унифицированной форме Т-9 или по форме, принятой в организации. Форма приказа прописывается во внутреннем положении о командировках. С 1 января 2013 года использовать форму Т-9 необязательно, организация может самостоятельно разработать такой документ, указав в нём:
- полное наименование организации
- ФИО командированного и должность
- место назначения (куда направляется сотрудник)
- сроки служебной поездки
- цель поездки и основание (служебная записка или служебное задание)
Как и служебная записка, приказ оформляется на имя гендиректора и подписывается им же. Документ регистрируют в журнале приказов организации.
3. Оформить доверенность и приказ о передаче полномочий
Во время отъезда директора кто-то должен руководить компанией. Поэтому на время своего отсутствия генеральный директор назначает замещающего сотрудника и оформляет на него доверенность на передачу полномочий.
Временно исполняющим обязанности гендиректора может быть выбран любой сотрудник, но чаще всего им становятся заместитель директора, технический директор, соучредитель, главный бухгалтер, руководитель департамента или отдела.
Доверенность составляется в свободной форме, дальше её нужно заверить печатью организации и подписью генерального директора.
Что обязательно должно быть в доверенности:
- имя сотрудника, временно исполняющего обязанности главы компании
- список полномочий, которыми наделяется замещающее лицо
- дата подписания и срок действия доверенности
Одновременно с доверенностью нужно составить приказ о передаче полномочий гендиректора замещающему сотруднику. Если сотрудник раньше не замещал директора, составьте дополнительное соглашение к его трудовому договору. Также нужно получить письменное согласие сотрудника исполнять обязанности директора.
4. Купить билеты и забронировать жильё
При бронировании учитывайте, что планы могут измениться. Поэтому покупайте билеты с возможностью обмена и возврата — это позволит не потерять деньги в случае переноса или отмены поездки. Что касается жилья, то лучше выбирать варианты с бесплатной отменой брони.
5. Забронировать авто
До аэропорта и обратно директор обычно едет на такси. Командированному нужно сохранять чеки на поездки, чтобы потом получить возмещение расходов.
Иногда на время командировки бронируют автомобиль — например, если директору нужно съездить в несколько филиалов предприятия на территории страны или просто много передвигаться по городу. Важно сохранять все документы: договор аренды автомобиля, чеки с заправок. Они нужны для отчёта в бухгалтерию.
6. Оформить визу
Иногда подать документы на визу вместо гендиректора может доверенное лицо, например, ассистент. В этом случае оформите доверенность по правилам консульства.
Подавать заявление на шенгенскую визу директор должен лично, так как нужно сдать отпечатки пальцев. Исключение — если он уже сдавал биометрию в течение последних 5 лет. В этом случае передать документы можно по доверенности.
При оплате визы и других расходов нужно сохранять чеки — стоимость оформления визы входит входит в список командировочных расходов и оплачивается компанией.
Что нужно сделать после командировки
1. Собрать все отчётные документы
К ним относятся документы, подтверждающие разные виды расходов:
- на жильё: договор об аренде квартиры, счёт-фактуру, чек об оплате гостиницы, выписку с банковской карты
- на транспорт: посадочный талон на самолёт, чеки из такси или каршеринга, договор об аренде авто. Подробнее об отчётных документах за каршеринг.
- на деловые издержки: чеки за бизнес-ужины, договор аренды зала заседаний
2. Заполнить авансовый отчёт
В авансовом отчёте прописывают суммы выданных и потраченных денег. Нужно приложить к отчёту и вписать на его оборотной стороне названия отчётных документов: чек, квитанция и т.п. Подробнее о заполнении авансовых отчётов.
3. Отдать отчёт и чеки в бухгалтерию
Отчёт и чеки нужно сдать в бухгалтерию в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки. После этого бухгалтерия сделает перерасчёт. Если гендиректор тратил личные деньги, компания обязана возместить эти расходы.
В итоге
- Служебную записку и приказ о направлении в командировку директор оформляет на своё имя и сам же подписывает
- На время командировки директор оформляет доверенность и издаёт приказ о передаче полномочий сотруднику, который его заменяет
- Покупать билеты и бронировать жильё для гендиректора лучше с возможностью возврата, так как планы главы компании могут измениться
- Гендиректор, как любой сотрудник, собирает отчётные документы и сдаёт их в бухгалтерию в течение 3 дней, чтобы получить компенсацию командировочных расходов
Еще можно почитать
Компенсация транспортных расходов в командировке
Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.