Страховка для командированного сотрудника: зачем оформляется и кто оплачивает

• Зачем оформлять страховку для командировки
• Какие риски страхуют в командировках
• Кто оплачивает страховку — сотрудник или работодатель
• Что делать при наступлении страхового случая
• Что в итоге

Командировка, как и любая поездка, связана с определёнными рисками. Это могут быть несчастный случай, задержка рейса, болезнь сотрудника, потеря багажа. Страховка помогает частично или полностью возместить убытки в таких ситуациях. В статье разбираемся, обязательно ли оформлять полис командированному сотруднику, кто должен платить за страховку и что делать при наступлении страхового случая.

Зачем оформлять страховку для командировки

Медицинский полис необходим для выезда за границу — без него часто нельзя получить визу. Минимальные требования к медицинской страховке для оформления документа указаны на сайтах визовых центров или посольства страны, в которую поедет работник. Например, для шенгенской визы они следующие:

• страховка должна покрывать непредвиденные медицинские и иные расходы по оказанию срочной амбулаторной или стационарной помощи, транспортировке пострадавшего в медучреждение, экстренной стоматологии либо связанные со смертью застрахованного в другой стране;
• страховая сумма — не ниже 2 млн рублей (около 35 тысяч евро);
• полис должен действовать на территории всех стран Шенгенского соглашения.

На территории других стран российский полис ОМС или ДМС не действует. При этом средний чек за лечение за рубежом в 40 раз дороже стоимости полиса. Страховка в командировке позволит оплатить расходы на экстренную и неотложную медпомощь за рубежом и возвращение на родину тела застрахованного.

Медстраховка для поездки в безвизовую страну оформляется добровольно. Но работодатель должен учитывать, что, согласно ст. 228 ТК РФ при несчастном случае с работником он обязан организовать оказание первой помощи и доставку пострадавшего в медучреждение.

В поездках по России перевозчики страхуют гражданскую ответственность перед пассажирами общественного транспорта. Страховка уже включена в стоимость билета на поезд, самолёт, электричку, автобус. Полис покрывает риск причинения вреда жизни и здоровью пассажиров и ущерб багажу с момента посадки и до выхода из транспорта. Например, в случае смерти пассажира по вине перевозчика страховая выплата составит более 2 млн рублей. Но на всё, что случится вне транспорта и не по вине перевозчика, страхование не распространяется. Поэтому вместе с покупкой билетов часто оформляют дополнительные страховки, например, от задержки рейса или невыезда. 

Для страхования работников от травм на производстве и профессиональных заболеваний предусмотрены обязательные взносы «на травматизм», которые оплачивает работодатель. Если несчастный случай не будет признан производственным, то страховых выплат работник не получит. 

7 внеплановых ситуаций, которые могут случиться в командировке 

Какие риски страхуют в командировках

Единого вида страхования, который защищает от всех неприятностей в поездке, не существует. Договор предусматривает выплаты при наступлении конкретного страхового случая, поэтому нужно всегда внимательно читать, что в него включено.

Какие виды страхования бывают:

Базовая медицинская страховка. В неё входят оказание неотложной помощи при острых заболеваниях: приём врача-специалиста, транспортировка в больницу, пребывание в стационаре, медицинская транспортировка из-за границы, репатриация тела в случае смерти.

Расширенная медицинская страховка включает экстренную стоматологическую помощь, лечение при обострении хронических заболеваний, аллергических реакциях, солнечных ожогах, отравлениях. Объём медпомощи надо оценивать в зависимости от условий в стране пребывания. Например, в некоторых странах Юго-Восточной Азии есть риск заболеть малярией, лихорадкой Денге, подхватить кишечные инфекции. Медстраховка в таких поездках — не роскошь, а необходимость.

Страхование от несчастных случаев, стихийных бедствий, других чрезвычайных ситуаций. Компенсирует убытки от последствий травм, ЧС.

Страхование имущества. Полис защищает от потери багажа, документов, а также при происшествиях с собственной или арендованной машиной командированного сотрудника.

Страхование от невыезда. Полис покрывает расходы из-за задержек рейса, опоздания на рейс, болезни перед поездкой или невыдачи визы. Затраты на проживание и суточные в случае вынужденной остановки и задержки в пути обязан компенсировать работодатель — по п. 13 и 19 Положения о командировках №749. Понадобятся подтверждающие документы.

Страхование гражданской ответственности работника. Полис защищает от случаев, когда сотрудник нечаянно повредил чужое имущество в поездке или нанёс ущерб здоровью третьих лиц.

Некоторые страховые компании предлагают отдельно оформлять медстраховку, защиту от несчастных случаев, страхование имущества, а другие продают «пакет путешественника», в который включает основные риски. Общее правило — чем больше рисков и опций входит в полис, тем он дороже. Например, комплексное страхование для шенгенской визы в августе 2022 года стоит от 3 375 рублей за 30 дней.

Стандартный пакет на шенген включает:

• базовую медицинскую страховку,
• экстренную стоматологию,
• гражданскую ответственность,
• медикаменты,
• визит третьего лица,
• медицинское оборудование,
• несчастный случай.
• обострение хронических заболеваний,
• помощь при аллергии,
• риски, связанные с COVID-19,
• страхование багажа.

Страховки оформляют в любой страховой компании или в тревел-сервисах. На Туту.ру можно одновременно с покупкой билетов оформить страховки, покрывающие разные виды рисков, например, отмену поездки из-за положительного теста на ковид или призыва на военную службу.

Страховки при покупке авиабилетов на Туту.ру

Кто оплачивает страховку — сотрудник или работодатель

По закону работодатель обязан компенсировать работнику страховой полис в командировке только в двух случаях:

• Когда медицинское страхование необходимо для получения визы. Это прямо прописано в п. 23 Положения о командировках №749.
• Если страховка входит в стоимость билетов. Это упомянутое выше страхование ответственности перевозчика, которое уже включено в цену проезда. Работодатель компенсирует это как транспортные расходы по ст. 168 ТК РФ. Если страховку можно убрать из заказа, значит, она необязательная.

Все остальные виды страхования в поездке, в том числе дополнительные страховки при покупке билетов, оформленные отдельным документом, относятся к добровольным. Они возмещаются работнику по решению работодателя как иные расходы (абз. 5 ст. 168 ТК РФ), если это предусмотрено колдоговором или локальным нормативным актом. Такую позицию высказал Минтруд России в письме от 28.01.2021 № 14-2/ООГ-711.

Расходы на страховку должны быть подтверждены документально. К авансовому отчёту работник прикладывает полис и чек об оплате. При покупке на Туту.ру эти документы придут в письме вместе с билетом. Ещё их можно в любое время скачать в личном кабинете или корпоративном аккаунте.

Иногда работодатель сам покупает страховки для командировок сотрудников. Страховые компании предлагают специальные программы страхования для работников, которые часто ездят в командировки. Это выгоднее, чем оформлять полис для каждой поездки.

Договоры страхования жизни на срок не менее 5 лет, ДМС на срок не менее 1 года и ДМС на случай смерти или причинения вреда здоровью застрахованного лица относятся к расходам на оплату труда по п. 16 ст. 255 НК РФ, то есть не уменьшают чистую прибыль компании. Это подтверждается судебной практикой — смотрите Постановление ФАС МО от 29.03.2010 № КА-А40/2482-10.

Расходы на страхование имущества или ответственности работника в командировке идут за счёт чистой прибыли компании (п. 6 ст. 270 НК РФ). Это же касается краткосрочных добровольных медстраховок, которые не подпадают под условия в ст. 255 НК РФ.

С расходов на страхование работника в поездках всегда удерживается НДФЛ. Они не поименованы в ст. 217 НК РФ как затраты по командировкам, не подлежащие налогообложению.

Что делать при наступлении страхового случая

Краткий алгоритм действий сотрудника при происшествии в командировке:

1. 1. Сразу сообщить работодателю. Это обязанность работника по ст. 215 ТК РФ, за невыполнение которой его можно привлечь к дисциплинарной ответственности.
2. 2. Обратиться к ассистансу страховой компании, оформившей полис. Это представитель страховщика, который поможет организовать визит к врачу. Плохой идеей будет самостоятельно направиться в больницу и только потом позвонить страховщику. Компании рассматривают это как нарушение условий договора страхования и отказывают в возмещении расходов.
3. 3. Сохранить все чеки за приём, лечение, медикаменты и медицинские инструменты. Рецепты и покупку лекарств нужно предварительно согласовать с ассистансом. На приёме врача предъявить полис, чтобы уточнить, покрывает ли он все предлагаемые процедуры и манипуляции. За международные звонки представителю страховой компании тоже можно получить компенсацию, если предоставить счёт на телефонные расходы.
4. 4. Заполнить и отправить заявление на страховую выплату. Приложить к нему полис, документ об уплате страховой премии и копии документов, подтверждающих расходы на лечение. Полный список того, что нужно для получения страховой выплаты, указывается в договоре страхования.

Иногда страховщик принимает документы только на русском языке. В этом случае придётся сделать переводы и заверить их нотариально. Страховая компания не обязана возмещать затраты на нотариуса, если это не предусмотрено правилами страхования или договором.

Что в итоге

• Страховой полис нужен в командировке на случай внеплановых ситуаций в поездке. Обычно страхуют риск заболеваний, травм, ЧС, потери багажа и документов, задержки в пути, причинения ущерба другим людям.
• Работодатель обязан оплатить страхование работник в командировке только в двух случаях: если полис необходим для получения визы и когда обязательная страховка включена в стоимость билета. Полис добровольного страхования компенсируется по решению руководителя организации, если это предусмотрено колдоговором или локальным нормативным актом.
• Стоимость полиса прямо зависит от количества видов защиты и опций. Чем их больше, тем дороже страховка. Перед покупкой стоит внимательно изучить, что включено в страховку.
• Если в компании частые командировки, работодателю бывает выгоднее заключить со страховой договор о комплексном страховании сотрудников на опредёленный срок.
• Работник должен сразу сообщить работодателю и страховщику о страховом случае и согласовать приём у врача. Если он этого не сделает, то может остаться без страховых выплат и получить дисциплинарное взыскание.

* Cтатья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Ещё можно почитать

Билет на автобус в командировке: как отчитаться

Как поехать в командировку на юг России 

Компенсация транспортных расходов в командировке

Оформление командировки: пошаговая инструкция

Каршеринг в командировке