Внутреннее положение о командировках
При организации и оформлении командировок российские компании ориентируются в первую очередь на Трудовой кодекс и Положение о командировках. Дополнительно можно разработать внутреннее положение о командировках. Зачем нужен этот документ и что в нём можно прописать, рассказываем ниже.
Зачем компании своё положение о командировках
Это необязательный документ, но он облегчает жизнь организации и сотрудникам. Вот как помогает внутреннее положение:
- Регулирует расходы, связанные с командировками. В документе можно указать размер суточных по России и за границей, прописать порядок компенсации дополнительных расходов, оплаты bleisure-поездок — командировок, продлённых для отпуска. Главное, чтобы положения не противоречили действующему законодательству и работники не были ущемлены в своих правах
- Отвечает на частые вопросы работников. Многие сотрудники не знают свои права и обязанности в командировках: какие расходы им возместят, какие документы надо собрать или что делать, если командировка отменилась. Единый документ с описанием всех правил и процессов даст ответы на большинство возникающих вопросов. В идеале каждый командированный перед рабочей поездкой должен ознакомиться с положением
- Позволяет избежать спорных моментов. Собственное положение о командировках помогает компании охватить все нюансы организации командировок. В документе могут утверждаться статусные расходы: что можно топ-менеджерам, руководителям среднего звена и рядовым сотрудникам. Такая формализация в очень крупных компаниях убирает часть вопросов «почему ему можно, а мне нельзя»
Как составить внутреннее положение о командировках
Обычно в этом участвуют бухгалтеры, кадровики, юристы, финансовый директор. Утверждает положение о командировках гендиректор.
Законодательно прописанных правил оформления документа нет, поэтому компания составляет положение исходя из потребностей и специфики бизнеса. Документ нужно оформлять по правилам внутреннего документооборота. Содержание можно разделить на несколько тематических разделов.
Что стоит отразить в положении о командировках:
- Основные понятия: например, что считается командировкой и командировочными расходами
- Права и обязанности сотрудников, связанные с командировками, в том числе перечень тех, кто по закону может отказаться от командировки
- Порядок оформления и организации командировки: в какой последовательности всё происходит, ответственные
- Сроки командировки: максимальный срок поездки, нужно ли приходить в день командировки в офис, порядок продления командировки
- Командировочные расходы: что компания покрывает работнику, лимиты на покупку билетов и бронирование жилья, порядок компенсации дополнительных расходов, не указанных в трудовом законодательстве, например представительских расходов
- Размер суточных по России и за рубежом, а также порядок оплаты работы в выходные дни или сверхурочно
- Правила отчётности по командировкам
- Любые другие нюансы, которые стоит упомянуть
Как положение о командировках соотносится с тревел-политикой
Эти понятия часто употребляются в качестве синонимов, однако различие между ними есть. Тревел-политика — это настройки корпоративного аккаунта в онлайн-сервисах организации командировок. Например, рядовой сотрудник не может покупать билет в бизнес-класс или бронировать номер дороже определённой суммы. А положение о командировках — это официальный внутренний документ компании, на основе которого настраивается тревел-политика.
Если коротко
- Собственное положение о командировках делает порядок организации рабочих поездок понятным и прозрачным для сотрудников, позволяет избежать спорных ситуаций и проблем с бухгалтерской отчётностью
- В положении стоит прописать ключевые положения трудового законодательства, касающиеся командировок, а также различные нюансы, принятые в компании
- Перед направлением в деловую поездку стоит ознакомить сотрудника с внутренним положением о командировках
Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.