Туту.ру Корпоративным клиентам Отчётные документы за проживание в гостинице

Отчётные документы за проживание в гостинице

Разбираемся, какие документы подтверждают проживание и расходы на жильё в командировке, когда траты на жильё не компенсируют и что делать, если подтверждающих документов нет.

Что говорит закон

Работодатель, организация или ИП, должен возместить сотруднику расходы на наём жилого помещения в командировках по России и за рубежом. Это указано в ст. 168 ТК РФ и п. 11, 14, 21 Положения о командировках №749.

Перед поездкой работнику выдают аванс на оплату командировочных расходов. Сумму командировочных, включая траты на проживание, считают по нормативам, которые установлены коллективным договором, локальным нормативным актом либо законодательством на федеральном или местном уровне.

Например, коммерческим организациям можно отталкиваться от суммы, которая не подлежит обложению НДФЛ по п. 1 ст. 217 НК РФ: 700 рублей в день на проживание в командировке по России и 2500 рублей в день за рубежом. Однако это не нормативы расходов, а только та часть, которая не облагается налогом. На практике компании имеют право тратить на проживание и большие суммы.

Нормы расходов для государственных служащих, работников бюджетных учреждений и внебюджетных фондов прописаны в постановлениях правительства РФ, нормативных актах регионов, органов местного самоуправления. Например, для федеральных гражданских служащих есть ограничения по размеру помещения: руководителям возмещается стоимость двухкомнатного номера, другим служащим — стоимость однокомнатного номера.

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник обязан отчитаться о расходах. Если он потратил меньше денег, то возвращает неиспользованный аванс. Если фактические командировочные расходы превышают выданный аванс, сотруднику возмещают разницу, при условии, что траты были обоснованы. Расходы, не подтверждённые документами, работодатель удерживает из зарплаты командированного.

При необходимости работник может снять гостиницу и в однодневной командировке, если, к примеру, ему негде провести время до вылета. Положение о командировках № 749 этого не запрещает. Эти затраты компенсируются при условии согласования их с работодателем, в соответствии со ст. 168 ТК РФ.

Когда расходы на жильё не компенсируют

Работодатель не обязан возмещать сотруднику траты на проживание во время служебной командировки, если:

  • Работнику предоставили жильё бесплатно, например, поселили в служебной квартире принимающей стороны или работодателя.
  • Сотрудник заболел в командировке и попал в стационар — расходы на жильё за время пребывания в больнице не компенсируются. Перед госпитализацией командированный должен выселиться из отеля или квартиры.
  • Работник не смог предоставить документы, подтверждающие проживание, и в коллективном договоре или внутреннем документе работодателя не указан порядок и размеры компенсации неподтверждённых расходов в командировке. Такое бывает на микропредприятиях. Компенсировать эти расходы работодатель может только по доброй воле.

Кроме того, работодатель не обязан возмещать дополнительные расходы сотрудника на услуги в отеле: чеки из бара, ресторана, спа-салона. Это прописано в п. 12 ст. 264 Налогового кодекса РФ. Что касается завтрака в гостинице, то на питание работнику выделяют суточные, поэтому сдавать в бухгалтерию чеки за завтраки не нужно — их не оплатят.

Какими отчётными документами подтвердить проживание в гостинице

Налоговый кодекс РФ не содержит окончательного перечня документов, которыми можно подтвердить расходы на жильё в командировке. Это верно и в отношении проживания в гостинице. Чтобы затраты признали экономически обоснованными, документы должны позволять идентифицировать их как командировочные расходы. Должно быть понятно, кто и когда жил в гостинице, какая сумма заплачена за жильё и дополнительные услуги.

Перечислим документы, которые подтверждают проживание в отеле. 

Договор. Отели оказывают услуги на основании письменного договора. Согласно п. 13 Правил предоставления гостиничных услуг, в нём должны быть следующие сведения:

  • юридические реквизиты владельца гостиницы,
  • ФИО гостя и его паспортные данные,
  • вид, категория, адрес гостиницы, номер,
  • цена и количество номеров,
  • период проживания в гостинице,
  • дата и время заезда и отъезда.

Но чаще всего гостиницу бронируют в интернете, и в этом случае письменный договор не составляется. Обычно на сайте отеля или сервиса бронирования жилья есть публичная оферта, которая содержит условия бронирования. Оплата номера и согласие с условиями оферты равносильны заключению письменного договора по п. 15 Правил. В этом случае отчётными документами будут ваучер на проживание (подтверждение оплаченного бронирования) и чек об оплате. В ваучере указывается адрес и название гостиницы, данные гостя, даты проживания и сумма оплаты.

Чек. После оплаты услуг объект размещения обязан выдать гостю кассовый чек или, если владелец ИП, бланк строгой отчётности. При оплате проживания на сайте отеля или через сервис бронирования пользователь получает чек в электронном виде на свою электронную почту. Его нужно распечатать и приложить к авансовому отчёту.

Акт выполненных работ или оказания услуг. Если работодатель заключает договор на бронирование жилья через турфирму или другого посредника, подтвердить затраты на проживание допускается актом выполненных работ или оказания услуг, отчётом о выполненной работе — смотрите письма Минфина от 26.09.2019 №03-03-06/1/74132, от 20.09.2019 №03-03-06/1/72532.

Акт выполненных работ можно принять к учёту, если в нём будет указана сумма и конкретная услуга, например, «Возмещение расходов за проживание ФИО за период ... в гостинице Название».

При бронировании отеля с помощью Туту Командировок используйте фильтр «Еду в командировку», чтобы автоматически получить отчётные документы для бухгалтерии. Их можно скачать из письма-подтверждения или в корпоративном аккаунте. Закрывающие документы можно также получить по ЭДО или почте России.

Что делать при отсутствии подтверждающих документов

Бухгалтер при анализе авансового отчёта должен проверить фактическое нахождение работника в командировке. Это необходимо для расчёта суточных и оплаты труда за это время. Фактический срок пребывания в командировке определяют по проездным документам, например, билетам и чекам. Но при их потере или отсутствии пункт 7 Положения о командировках №749 разрешает использовать подтверждение проживания — смотрите таблицу.

Вид документа

Подтверждение расходов

Подтверждение фактического срока командировки

Письменный договор

Да

Да

Ваучер

Да, при наличии чека или бланка строгой отчётности

Да, при наличии сведений, перечисленных в п. 13 Правил предоставления гостиничных услуг, и чека

Кассовый чек

Да

Только при наличии сведений, перечисленных в п. 13 Правил предоставления гостиничных услуг

Отчёт или акт выполненных работ от посредника

Да, если прописана сумма

Да, если указана услуга «проживание ФИО в гостинице в такой-то период»

Работодатель может самостоятельно запросить по почте у гостиницы копию чека и договора, чтобы подтвердить расходы командированного.

Если сотрудник ночует у родственников или друзей, компания компенсирует расходы на проживание, если это предусмотрено коллективным договором или внутренним положением. Размер компенсации определяется по нормативам, прописанным в этих документах.

Подтвердить проживание в этом случае работник вправе служебной запиской с отметкой принимающей стороны — ч. 4 п. 7 Положения №749. Он может попросить прислать документ по факсу, электронной почте, с курьером или заранее подготовить служебную записку и поставить подписи во время командировки.

Отметка принимающей стороны не нужна, если командированный предоставил проездные документы.

Служебная записка с отметкой принимающей стороны
Пример служебной записки с отметкой принимающей стороны

Как учесть расходы на проживание в командировке

Подтверждённые документально фактические затраты на проживание относятся к экономически обоснованным расходам. Они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Неподтверждённые расходы освобождаются от НДФЛ в пределах нормативов в п. 1 ст. 217 НК РФ: 700 рублей в день на территории России и 2500 рублей в день при зарубежных командировках. Страховые взносы придётся начислить на всю сумму.

НДС по гостиничным услугам возмещается по общим правилам — при наличии счёта-фактуры.

Расходы на проживание работника в командировке уменьшают базу по налогу на прибыль в соответствии с п. 1.12 ст. 264 НК РФ.

Как учесть траты ИП на гостиницу, читайте в статье Командировка индивидуального предпринимателя

Краткие выводы

  • Работодатель обязан компенсировать командированному расходы на проживание. Размеры компенсаций устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом либо законодательством на федеральном или местном уровне.
  • Отчётными документами за проживание в гостинице являются письменный договор с гостиницей либо ваучер, кассовый чек или бланк строгой отчётности. Если жильё оплачено через посредника, например, сервис бронирования жилья, то ещё акт оказания услуг.
  • Проживание в частной квартире подтверждается договором найма жилого помещения с указанием ФИО арендатора и арендодателя, сроков проживания и суммы оплаты, а также распиской о получении денег от владельца жилья.
  • Если сотрудник потерял документы, подтверждающие проживание, он может подтвердить нахождение в командировке оплаченными билетами или служебной запиской с отметками принимающей стороны.
  • Работодатель вправе компенсировать не подтверждённые документами расходы работника на проживание, если это предусмотрено коллективным договором или внутренним положением о командировках.
  • Фактические расходы на проживание, подтверждённые документально, возмещаются в полном размере, даже если превысили нормативы.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Ещё можно почитать

Чек-лист: как выбрать отель для командировки

Авансовый отчёт по командировке

Командировочное удостоверение

Переход на электронное оформление командировок: пошаговая инструкция

Внутреннее положение о командировках

Начнем сотрудничество?
Оставьте электронную почту, и мы свяжемся с вами.
Преимущества сервиса Туту.Командировки
  • Быстрое бронирование ж/д и авиабилетов
  • Закрывающие документы формируются автоматически
  • Поддержка электронного документооборота
Подробнее про сервис

Станьте корпоративным клиентом

Введите название своей компании. Регистрация пройдет за 2 минуты.
Уставные документы не нужны. А пользоваться сервисом можно сразу.