Переход на электронное оформление командировок: пошаговая инструкция
Организации могут полностью или частично вести электронный документооборот (ЭДО). По шагам рассказываем, как перейти перейти на ЭДО, чтобы уйти от оформления командировок на бумаге.
1. Выберите информационную систему
Вы можете работать с электронным документооборотом через бесплатный портал Роструда «Работа в России» и использовать любой другой платный негосударственный сервис. Например, «Контур Диадок», «СБИС», «1С:Документооборот». Некоторые компании используют свои системы электронного документооборота — СЭД.
Информационная система должна:
- поддерживать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись
- фиксировать получение документов обеими сторонами
- хранить документы от 3 до 75 лет
- интегрироваться с Госуслугами
Электронный документооборот и командировки
Так выглядит личный кабинет физического лица в ЭКД «Работа
в России»
2. Выпустите приказ о переходе на электронное оформление командировок
По Трудовому кодексу электронный документооборот вводится на основании локального нормативного акта (ЛНА) — приказа. Если есть профсоюз, приказ нужно обязательно согласовать с ним.
В приказе определите:
- название СЭД
- должностное лицо, ответственное за КЭДО, разработку ЛНА и организацию подготовительных мероприятий
- дату перехода на электронный документооборот
- списки электронных документов и категорий работников
- перечень и сроки организационных мероприятий, в том числе утверждения ЛНА
- форму и сроки уведомления персонала
- дату обучения сотрудников работе в программе КЭДО
Пример первой страницы приказа о вводе ЭДО
Скачать образец приказа о введении КЭДО для командировок
3. Утвердите изменения в положении о командировках
При разработке новой редакции положения о командировках учтите:
- требования к содержанию нормативного акта и его согласованию из ст. 22.2 ТК РФ — их можно взять за основу структуры будущего документа
- единые требования к перечню и шаблонам цифровых документов из приказа Минтруда 579Н
Новую редакцию нужно согласовать с профсоюзом, если он есть, и ввести в действие приказом.
К разработке раздела об использовании КЭДО можно привлечь разработчиков СЭД или IT-специалистов. Они смогут составить понятную инструкцию для пользователей, которые будут заниматься электронным документооборотом.
Какие разделы включают в ЛНА при вводе КЭДО — пример
Скачать образец документа
4. Уведомите сотрудников
При переходе на КЭДО сообщите сотрудникам о введении электронного документооборота. Это можно сделать двумя способами:
- выдать уведомление работнику под личную подпись. В документе указать, что с определённого числа компания переходит на ЭДО в оформлении командировок.
- утвердить текст уведомления в приказе о переходе на КЭДО и получить подпись работника в листе ознакомления к приказу. Например, с формулировкой «Ознакомлен с приказом №... от ..., уведомлением о переходе на КЭДО и своим правом отказаться от него. Подпись, дата». В этом случае обязанность проинформировать работников возлагают на руководителей структурных подразделений. Кадровику останется лишь собрать заполненные листы ознакомления.
5. Получите письменные согласия
Работник может подписать согласие на электронный документооборот в любое время. Есть три способа это сделать:
- получить личное заявление работника о переходе на электронный документооборот в оформлении командировок
- дать сотруднику на подпись готовую форму согласия, которую вы определите в ЛНА или приказе
- подписать соглашение к трудовому договору
Сотрудник имеет право отказаться от ЭДО и продолжать обмениваться с вами бумажными документами. Отдельно собирать заявления об отказе не нужно — он может просто не подписать письменное согласие.
Получать письменные соглашения не нужно, если сотрудник принят на работу после 31 декабря 2021 и у него не было стажа на эту дату — переход на электронный документооборот пройдёт автоматически. При этом у работников всё равно есть возможность отказаться от КЭДО.
До перехода на КЭДО также можно провести внутрикорпоративное обучение: объяснить преимущества цифровых документов и показать, как подписать документ электронной подписью.
Пример письменного согласия на КЭДО от работника
Скачать образец согласия на КЭДО для командировок
Что в итоге
- Компании могут использовать негосударственную программу КЭДО или подключиться к ЭКД «Работа в России» — бесплатному сервису Роструда
- СЭД должна фиксировать факт получения цифрового документа участниками КЭДО, обеспечивать его подписание усиленной ЭП и хранение в установленные сроки
- Для перехода на КЭДО нужно выпустить приказ. В нём назначить ответственных лиц, определить перечень шагов со сроками выполнения. Кроме того, нужно утвердить локальный нормативный акт
- Необходимо рассказать сотрудникам о переходе на КЭДО и зафиксировать это документально. Например, собрать подписи с датой в листе ознакомления.
- Нужно получить письменные согласия работников и подписать соглашение к трудовому договору, в котором установлен порядок проверки подлинности неквалифицированной электронной подписи
- Работник имеет право согласиться или отказаться от КЭДО
- После перехода на КЭДО вы не будете обмениваться с сотрудниками сканами подписанных заявлений или приказов. Все документы формируются в системе электронного документооборота и подписываются электронной подписью
Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт ответственности за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Ещё можно почитать
Электронный документооборот и командировки