22 ноября 2021 года в Трудовом кодексе появился термин
«электронный кадровый документооборот». Организации получили
право оформлять и хранить кадровые документы
в электронном виде, без печатных дубликатов. Рассказываем, как
компаниям перейти на цифровой формат, какие бывают сервисы ЭДО
и как использовать их для оформления командировок.
Что значат новые статьи ТК РФ
Компаниям разрешили вести кадровое делопроизводство
полностью или частично в электронном виде. Фактически
законодатели наконец приравняли оформленные по правилам
цифровые документы к бумажным. До этого легитимность
тех же электронных согласий на командировку
от «льготника» ставилась под сомнение.
Закон не обязывает работодателей
переходить на документооборот в электронном виде,
а только даёт право. Сотрудники тоже могут отказаться
от использования ЭДО. Даже если принято решение перейти
на цифровой формат, работник всегда вправе получить кадровые
документы в традиционном виде — на бумаге.
Компании, которые уже вели электронный кадровый документооборот
и планируют продолжать, должны выполнить требования нового
закона: внести изменения во внутренние документы, уведомить
персонал и получить письменные согласия работников. Если этого
не сделать, придётся дублировать документооборот
на бумаге.
Работодатели могут перейти на КЭДО временно —
во время ЧС, катастроф и эпидемий, но для его
внедрения всё равно придётся соблюсти все формальности
и впоследствии предоставить все документы в бумажном
виде.
На 1 июля 2021 года только
3,8% опрошенных компаний в России полностью
перешли на ЭДО. 20,3% в основном ведут документооборот
в цифровом формате. 38,9% работодателей пользуются
традиционным и цифровым форматом поровну. И 26,8%
оформляют исключительно бумажные документы.
|
Как ввести кадровый ЭДО в компании
Перейти на «цифру» за один день
не получится — необходимо предпринять ряд обязательных
действий:
- Выбрать систему ЭДО и подключиться к ней.
- Принять, с учётом мнения профсоюза, внутренний документ
о внедрении ЭДО с определённой даты. Это может быть
приказ или изменения в ПВТР, положение о кадровом
делопроизводстве и пр. В локальном акте прописать
перечень документов, переводимых в электронный формат.
- Проинформировать персонал и получить письменное согласие
на ЭДО.
- Обеспечить работников электронными подписями за свой счёт.
В ст. 22.3 Трудового кодекса установлено,
какие виды цифровой подписи и в каких случаях
понадобятся. Если у сотрудника уже есть своя подпись,
он может использовать её.
Только после этих действий можно начинать пользоваться КЭДО
с выбранной даты.
Внедрение цифрового делопроизводства имеет свои сложности.
Во-первых, придётся получать обязательное согласие профсоюза.
Как правило, работодатели всегда находят общий язык с этим
органом, но любые согласования занимают время.
Во-вторых, перевести по умолчанию весь персонал
на «цифру» одномоментно не получится, и обмен
бумагами будет жить параллельно с ней. Если не все
сотрудники согласятся на переход, компании придётся
дублировать документооборот с ними в печатном виде. Это
увеличит нагрузку на кадровиков и может приводить
к путанице.
Получать согласие на КЭДО
не нужно у кандидатов, которые
впервые устраиваются на работу с 1 января
2022 года. Их следует только проинформировать, что
организация использует ЭДО.
|
В-третьих, придётся потратиться на специальное программное
обеспечение и получение цифровых подписей для сотрудников.
Окупятся ли эти затраты, будет понятно со временем.
Какие системы ЭДО существуют
Организации имеют право выбора:
- осуществлять ЭДО через официальный портал Роструда «Работа
в России»;
- использовать другой сервис, если он позволяет по всем
правилам подписывать электронные документы, фиксировать
их получение сторонами и хранить необходимое
по закону время.
Чтобы опробовать ведение кадрового документооборота
в электронном виде, на основе сайта «Работа
в России» разработали систему КЭДО. В 2020-2021 годах
сервис испытан в ходе государственного эксперимента, в котором
приняли участие почти четыреста компаний.
Пользователи регистрируются на платформе с помощью
профиля на Госуслугах. Главное преимущество сервиса —
он бесплатный. Для подписания некоторых документов работник
может использовать простую ЭП, которую легко получить через
Госуслуги.
В 2021 году к сервису можно было подключить
не более 50 пользователей от одной компании.
Разработчики платформы планируют снимать эти ограничения
в 2022 году, но пока системы от частных
компаний более удобны для работы.

Некоторые компании уже работают с негосударственными
программами ЭДО: Контур Диадок, СБИС, 1С:Документооборот и др.
Эти сервисы платные — стоимость зависит от функционала
и количества пользователей. Зато они интегрированы
с системами учёта компаний и их можно доработать под
специфику конкретного предприятия.
Выбирая платного оператора ЭДО, стоит учитывать возможности
интеграции системы с сайтом госуслуг. Работники
и соискатели могут обмениваться электронными документами
с помощью профиля на Госуслугах и в некоторых ситуациях применять усиленную
неквалифицированную ЭП пользователя ЕСИА (Госуслуг).
Например, «Диадок» использует квалифицированную ЭП, которая
подходит и для ЕСИА.
Сколько хранятся электронные документы
Файлы хранят столько же, сколько и бумажные документы. Как именно вести
электронный архив, компания решает с поставщиком программного
обеспечения до внедрения ЭДО:
- хранить документы на сервере заказчика и сервере
вендора;
- помещать в облачное хранилище.
Что можно делать с помощью кадрового ЭДО
ТК РФ разрешает вести ЭДО в большинстве кадровых
ситуаций, в том числе, когда необходимо собрать личные
подписи. Например, получить документы соискателя на вакансию,
ознакомить сотрудника с должностной инструкцией, оформить
согласие на командировку.
Подать заявление, отправить уведомление или сообщение через КЭДО
могут как работники, так и соискатели. Датой поступления
документов работодателю считается следующий рабочий день после
отправки.
Скан бумажного документа — это
цифровая копия. Электронный документ, подписанный ЭП
с соблюдением нормативных требований, считается оригиналом. Дублировать его
на бумаге и получать личную подпись работника
не нужно.
|
По ст. 22.1-22.3 ТК РФ нельзя
перевести в цифровой формат следующие документы:
- Трудовую книжку.
- Акт о расследовании несчастного случая.
- Приказ (распоряжение) об увольнении работника.
- Документы, подтверждающие прохождение инструктажей
по охране труда.
Эти документы продолжают оформлять на бумаге. Трудовую
книжку — при условии, что работник не захотел перейти
на электронную трудовую книжку.
Авансовый отчёт и документы, подтверждающие расходы,
можно было оформлять в электронном виде
и раньше. Новые статьи кодекса разрешают перевести
в «цифру» весь процесс
документирования командировок, если организация выполнила все
условия по переходу на КЭДО.
В системе ЭДО можно создавать и направлять другой
стороне для ознакомления любые документы
по командировкам: согласие на командировку или
на продление командировки; приказ о направлении
в командировку, авансовый
отчёт с подтверждающими документами. Однако не все
отчётные документы могут быть в электронном виде. Например,
расходы на перелёт работник подтверждает
посадочным талоном либо справкой от авиакомпании
на бумаге.
Оформляя заказ с помощью
Туту Командировок,
вы получаете билеты и отчётные документы
в электронном виде. В корпоративном аккаунте доступна
оплата как личной банковской картой, так и с баланса
компании.
|
Электронные документы приравниваются к бумажным оригиналам,
только если заверить их электронной подписью (ЭП). Для
подписания документов применяют простую подпись (ПЭП), усиленную
неквалифицированную (УНЭП) и усиленную квалифицированную
(УКЭП).
Минимальные требования к подписям для разных видов
документов отражены в ст. 22.3 Трудового кодекса
и в письме Минфина России. Работодатели имеют право
прописать во внутренних документах более жёсткие требования
к защите цифровой подписи, с учётом категории
документа.
Например, получение согласия на командировку или
ознакомление с приказом о командировке —
потенциально конфликтные ситуации. Кадровикам стоит максимально
исключить риск возможной жалобы работника в трудовую инспекцию
с формулировкой «Я это не подписывал, кто угодно мог
с моего компьютера подписать». Перед внедрением ЭДО пропишите
во внутреннем распорядке, какие виды подписей используются
в каждом случае.
В зависимости от принятого порядка командированный
может:
- отправить в бухгалтерию электронный авансовый
отчёт, заверенный ПЭП или УНЭП;
- направить в бухгалтерию служебную записку
с обоснованием расходов, подписанную УНЭП или ПЭП.
Что в итоге
- Чтобы перевести кадровое делопроизводство в цифровой
формат, компании необходимо выполнить ряд действий: утвердить
внутренний порядок введения КЭДО, заручиться согласием профсоюза;
уведомить персонал и получить письменное согласие
персонала.
- Для ведения КЭДО организация может выбрать государственный
сервис «Работа в России» или программное обеспечение частных
вендоров. Сервис Роструда бесплатный, но подключить
к нему пока можно только 50 пользователей.
- В КЭДО можно перевести все кадровое делопроизводство,
кроме оформления несчастных случаев, инструктажей по охране
труда, приказов об увольнении и ведения трудовых
книжек.
- Работник вправе отказаться от использования КЭДО. Если его
письменное согласие не получено, во взаимоотношениях
с этим работником работодателю придётся продолжать готовить
документы на бумаге.
- Подлинность электронных документов заверяется цифровыми
подписями работника и работодателя. Для оформления важных
документов имеет смысл применять усиленные виды подписей.
- Законодательство позволяет оформлять документы
по командировкам в электронном виде. Однако отчётные
документы, подтверждающие перелёт, все равно придётся
предоставлять на бумаге.
* Cтатья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.
Ещё можно почитать
Командировка
в выходные дни
Компенсация
транспортных расходов в командировке
Командировка
во время пандемии
Оформление
командировки: пошаговая инструкция
Как
оформить отмену командировки в связи
с коронавирусом
Каршеринг
в командировке