Электронный кадровый документооборот и командировки

• Что значат новые статьи ТК РФ
• Как ввести кадровый ЭДО в компании
• Какие системы ЭДО существуют
• Сколько хранятся электронные документы
• Что можно делать с помощью кадрового ЭДО
• Как применять ЭДО при оформлении командировок
• Что в итоге

22 ноября 2021 года в Трудовом кодексе появился термин «электронный кадровый документооборот». Организации получили право оформлять и хранить кадровые документы в электронном виде, без печатных дубликатов. Рассказываем, как компаниям перейти на цифровой формат, какие бывают сервисы ЭДО и как использовать их для оформления командировок.

Что значат новые статьи ТК РФ

Компаниям разрешили вести кадровое делопроизводство полностью или частично в электронном виде. Фактически законодатели наконец приравняли оформленные по правилам цифровые документы к бумажным. До этого легитимность тех же электронных согласий на командировку от «льготника» ставилась под сомнение.

Закон не обязывает работодателей переходить на документооборот в электронном виде, а только даёт право. Сотрудники тоже могут отказаться от использования ЭДО. Даже если принято решение перейти на цифровой формат, работник всегда вправе получить кадровые документы в традиционном виде — на бумаге.

Компании, которые уже вели электронный кадровый документооборот и планируют продолжать, должны выполнить требования нового закона: внести изменения во внутренние документы, уведомить персонал и получить письменные согласия работников. Если этого не сделать, придётся дублировать документооборот на бумаге.

Работодатели могут перейти на КЭДО временно — во время ЧС, катастроф и эпидемий, но для его внедрения всё равно придётся соблюсти все формальности и впоследствии предоставить все документы в бумажном виде.

Как ввести кадровый ЭДО в компании

Перейти на «цифру» за один день не получится — необходимо предпринять ряд обязательных действий:

• Выбрать систему ЭДО и подключиться к ней.
• Принять, с учётом мнения профсоюза, внутренний документ о внедрении ЭДО с определённой даты. Это может быть приказ или изменения в ПВТР, положение о кадровом делопроизводстве и пр. В локальном акте прописать перечень документов, переводимых в электронный формат.
• Проинформировать персонал и получить письменное согласие на ЭДО.
• Обеспечить работников электронными подписями за свой счёт. В ст. 22.3 Трудового кодекса установлено, какие виды цифровой подписи и в каких случаях понадобятся. Если у сотрудника уже есть своя подпись, он может использовать её.

Только после этих действий можно начинать пользоваться КЭДО с выбранной даты.

Переход на электронное оформление командировок: инструкция и образцы документов 

Внедрение цифрового делопроизводства имеет свои сложности.

Во-первых, придётся получать обязательное согласие профсоюза. Как правило, работодатели всегда находят общий язык с этим органом, но любые согласования занимают время.

Во-вторых, перевести по умолчанию весь персонал на «цифру» одномоментно не получится, и обмен бумагами будет жить параллельно с ней. Если не все сотрудники согласятся на переход, компании придётся дублировать документооборот с ними в печатном виде. Это увеличит нагрузку на кадровиков и может приводить к путанице.

В-третьих, придётся потратиться на специальное программное обеспечение и получение цифровых подписей для сотрудников. Окупятся ли эти затраты, будет понятно со временем.

Какие системы ЭДО существуют

Организации имеют право выбора:

• осуществлять ЭДО через официальный портал Роструда «Работа в России»;
• использовать другой сервис, если он позволяет по всем правилам подписывать электронные документы, фиксировать их получение сторонами и хранить необходимое по закону время.

Чтобы опробовать ведение кадрового документооборота в электронном виде, на основе сайта «Работа в России» разработали систему КЭДО. В 2020-2021 годах сервис испытан в ходе государственного эксперимента, в котором приняли участие почти четыреста компаний.

Пользователи регистрируются на платформе с помощью профиля на Госуслугах. Главное преимущество сервиса — он бесплатный. Для подписания некоторых документов работник может использовать простую ЭП, которую легко получить через Госуслуги.

В 2021 году к сервису можно было подключить не более 50 пользователей от одной компании. Разработчики платформы планируют снимать эти ограничения в 2022 году, но пока системы от частных компаний более удобны для работы.

Некоторые компании уже работают с негосударственными программами ЭДО: Контур Диадок, СБИС, 1С:Документооборот и др. Эти сервисы платные — стоимость зависит от функционала и количества пользователей. Зато они интегрированы с системами учёта компаний и их можно доработать под специфику конкретного предприятия.

Выбирая платного оператора ЭДО, стоит учитывать возможности интеграции системы с сайтом госуслуг. Работники и соискатели могут обмениваться электронными документами с помощью профиля на Госуслугах и в некоторых ситуациях применять усиленную неквалифицированную ЭП пользователя ЕСИА (Госуслуг).

Например, «Диадок» использует квалифицированную ЭП, которая подходит и для ЕСИА.

Сколько хранятся электронные документы

Файлы хранят столько же, сколько и бумажные документы. Как именно вести электронный архив, компания решает с поставщиком программного обеспечения до внедрения ЭДО:

• хранить документы на сервере заказчика и сервере вендора;
• помещать в облачное хранилище.

Что можно делать с помощью кадрового ЭДО

ТК РФ разрешает вести ЭДО в большинстве кадровых ситуаций, в том числе, когда необходимо собрать личные подписи. Например, получить документы соискателя на вакансию, ознакомить сотрудника с должностной инструкцией, оформить согласие на командировку.

Подать заявление, отправить уведомление или сообщение через КЭДО могут как работники, так и соискатели. Датой поступления документов работодателю считается следующий рабочий день после отправки.

По ст. 22.1-22.3 ТК РФ нельзя перевести в цифровой формат следующие документы:

• Трудовую книжку.
• Акт о расследовании несчастного случая.
• Приказ (распоряжение) об увольнении работника.
• Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Эти документы продолжают оформлять на бумаге. Трудовую книжку — при условии, что работник не захотел перейти на электронную трудовую книжку.

Как применять ЭДО при оформлении командировок

Авансовый отчёт и документы, подтверждающие расходы, можно было оформлять в электронном виде и раньше. Новые статьи кодекса разрешают перевести в «цифру» весь процесс документирования командировок, если организация выполнила все условия по переходу на КЭДО.

В системе ЭДО можно создавать и направлять другой стороне для ознакомления любые документы по командировкам: согласие на командировку или на продление командировки; приказ о направлении в командировку, авансовый отчёт с подтверждающими документами. Однако не все отчётные документы могут быть в электронном виде. Например, расходы на перелёт работник подтверждает посадочным талоном либо справкой от авиакомпании на бумаге.

Электронные документы приравниваются к бумажным оригиналам, только если заверить их электронной подписью (ЭП). Для подписания документов применяют простую подпись (ПЭП), усиленную неквалифицированную (УНЭП) и усиленную квалифицированную (УКЭП).

Минимальные требования к подписям для разных видов документов отражены в ст. 22.3 Трудового кодекса и в письме Минфина России. Работодатели имеют право прописать во внутренних документах более жёсткие требования к защите цифровой подписи, с учётом категории документа.

Например, получение согласия на командировку или ознакомление с приказом о командировке — потенциально конфликтные ситуации. Кадровикам стоит максимально исключить риск возможной жалобы работника в трудовую инспекцию с формулировкой «Я это не подписывал, кто угодно мог с моего компьютера подписать». Перед внедрением ЭДО пропишите во внутреннем распорядке, какие виды подписей используются в каждом случае.

В зависимости от принятого порядка командированный может:

• отправить в бухгалтерию электронный авансовый отчёт, заверенный ПЭП или УНЭП;
• направить в бухгалтерию служебную записку с обоснованием расходов, подписанную УНЭП или ПЭП.

Что в итоге

• Чтобы перевести кадровое делопроизводство в цифровой формат, компании необходимо выполнить ряд действий: утвердить внутренний порядок введения КЭДО, заручиться согласием профсоюза; уведомить персонал и получить письменное согласие персонала.
• Для ведения КЭДО организация может выбрать государственный сервис «Работа в России» или программное обеспечение частных вендоров. Сервис Роструда бесплатный, но подключить к нему пока можно только 50 пользователей.
• В КЭДО можно перевести все кадровое делопроизводство, кроме оформления несчастных случаев, инструктажей по охране труда, приказов об увольнении и ведения трудовых книжек.
• Работник вправе отказаться от использования КЭДО. Если его письменное согласие не получено, во взаимоотношениях с этим работником работодателю придётся продолжать готовить документы на бумаге.
• Подлинность электронных документов заверяется цифровыми подписями работника и работодателя. Для оформления важных документов имеет смысл применять усиленные виды подписей.
• Законодательство позволяет оформлять документы по командировкам в электронном виде. Однако отчётные документы, подтверждающие перелёт, все равно придётся предоставлять на бумаге.

* Cтатья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Ещё можно почитать

Командировка в выходные дни

Компенсация транспортных расходов в командировке

Командировка во время пандемии

Оформление командировки: пошаговая инструкция

Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом

Каршеринг в командировке