Где можно жить в командировке кроме отеля
В командировке можно жить не только в гостинице. В этой статье расскажем, как отчитаться о ночёвке в съёмной или служебной квартире, у родственников и знакомых.
В съёмной квартире
В командировке сотрудник может снять квартиру у частного лица. Расходы подтверждают договором краткосрочного найма жилого помещения или распиской о получении денег.
1) Договор краткосрочного найма жилого помещения
Договор найма регулирует глава 35 ГК РФ. Нанимателем может быть только физическое лицо, и снять можно только жилое помещение: частный дом или его часть, квартиру или комнату.
Что должен содержать договор:
- название документа — «Договор найма жилого помещения»
- дату заключения
- данные нанимателя и наймодателя — владельца жилья
- адрес жилья
- срок договора
- сумму и способы оплаты
- подписи сторон
Образец договора найма жилого помещения.
Скачать образец
На рынке аренды часто встречаются апартаменты — формально это нежилое помещение. Положение о командировках не запрещает жить в апартаментах, но и не обязывает работодателя возмещать такие расходы, они считаются неподтверждёнными. Чтобы компенсировать ночёвку, работодатель издаёт приказ о выплате неподтверждённых расходов. Но не каждый работодатель на это пойдёт.
Поэтому перед бронированием уточните у владельца, жилое помещение или нет. Либо попросите составить расписку о получении платы за проживание.
2) Расписка о получении платы за проживание
Расписка составляется в дополнение к договору или как альтернатива ему. Собственники не всегда заключают договор при сдаче жилья — чаще просто передают ключи и дают расписку о получении денег.
Расписку примут в бухгалтерии, если в ней есть признаки первичного учётного документа:
- название — «Расписка»
- дата составления
- ФИО того, кто выдал расписку и кому
- за что получены деньги: адрес жилья и период проживания
- сумма
- подпись лица, выдавшего расписку
Расписку обычно пишут от руки, но можно заранее распечатать бланк с пустыми графами для ФИО, паспортных данных, адреса, суммы и назначения платежа.
Если планируете снимать жильё у частника — заранее подготовьте бланк расписки. Это будет нужно для авансового отчёта по возвращении.
Образец расписки о получении денег за проживание.
Скачать образец расписки
Расходы на аренду у частника подтверждают договором или распиской — главное, чтобы документ был оформлен по закону. Такие расходы экономически обоснованы по п. 1 ст. 252 НК РФ и учитываются в полном объёме — по пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Подтверждённые расходы на аренду не облагаются НДФЛ и страховыми взносами — п. 1 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ.
В служебной квартире
Некоторые компании арендуют квартиры для сотрудников в командировках. Договор аренды заключают на фиксированный или неопределённый срок. Сотрудник живёт в служебной квартире бесплатно. Вносить такие расходы на проживание в авансовый отчёт не нужно.
Компания учитывает расходы на аренду только за те дни, когда сотрудник фактически жил в квартире — пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. За период, когда в квартире никто не живёт, платят из чистой прибыли. Такую позицию выразил Минфин России в письме от 15.01.2016 № 03-03-07/803.
Компаниям лучше избегать аренды на неопределённый срок. Выгоднее арендовать квартиру только на срок командировки — но в крупных компаниях это не всегда возможно из-за особенностей учёта.
У родственников и знакомых
Если сотрудник ночует у родных или друзей, он всё равно может получить компенсацию. Договор найма или расписка в этом случае не нужны. Ночёвка у родственников или знакомых не считается бесплатным жильём. Сотрудник нашёл жильё сам, а не получил от работодателя или принимающей стороны. Значит, компания должна возместить сотруднику расходы на жильё по ст. 168 ТК РФ.
В таком случае, фактический срок командировки подтверждают служебной запиской и проездными документами — это прописано в Положении о командировках.
Но компенсировать расходы по служебной записке можно только с разрешения работодателя. Если в коллективном договоре или внутреннем положении о командировках прописаны нормативы на жильё — компенсируют по ним. Если нормативов нет — издают приказ о компенсации расходов без документов.
Размер компенсаций руководитель устанавливает сам. Учтите, что неподтверждённые расходы на жильё не облагаются НДФЛ в пределах лимита:
- 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ в день за рубежом в обычных условиях
- 3 500 ₽ в день для работников с разъездным характером работы или вахтовым методом. Эти суммы установлены п. 1 ст. 217 НК РФ
- 8 480 ₽ в день для командировок в ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую области по Постановлению Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915
Страховые взносы начисляются на всю сумму неподтверждённых расходов.
Образец приказа о компенсации работнику неподтверждённых
расходов на проживание.
Скачать образец приказа
Частые вопросы
Нужна ли копия свидетельства о праве собственности к договору найма?
Нет. Достаточно договора найма или другого документа, подтверждающего расходы и факт командировки. Минфин подтвердил это в письме от 15.01.2016 №03-03-07/803.
Можно ли подтвердить расходы договором аренды апартаментов?
Апартаменты — нежилое помещение, поэтому такие расходы считаются неподтверждёнными. Положение о командировках предусматривает возмещение затрат только на проживание в жилых помещениях. Компенсировать их можно только по решению руководителя. При проживании в апартаментах лучше оформлять расписку.
В расписке нет срока проживания. Примут ли её к в бухгалтерии?
Да, если в расписке есть обязательные реквизиты: название, дата составления, сумма, предмет сделки (плата за квартиру), стороны сделки и подпись составителя.
Что в итоге
- Расходы на съёмную квартиру в командировке подтверждают договором найма жилого помещения или распиской о получении платы за жильё
- Апартаменты не являются жилым помещением. Чтобы сотруднику подтвердить расходы на проживание, стоит взять у владельца расписку о получении платы за жильё. Иначе траты считаются неподтверждёнными и компенсируются только по решению руководителя
- Проживание в служебной квартире бесплатно — вносить его в авансовый отчёт не нужно
- Если сотрудник ночевал у родственников или знакомых, работодатель обязан компенсировать расходы на жильё. Для этого сотрудник пишет служебную записку. Размер компенсации берут из коллективного договора или внутреннего положения о командировках. Либо устанавливают отдельным приказом
Ещё можно почитать
Отчётные документы за проживание в гостинице
Чек-лист: как выбрать отель для командировки
Авансовый отчёт по командировке
Переход на электронное оформление командировок: пошаговая инструкция
Внутреннее положение о командировках
Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.