Командированный сотрудник может остановиться не только
в гостинице.
В этой статье расскажем, как отчитаться о ночёвке
в съёмной или служебной квартире, у родственников
и знакомых.
В съёмной квартире
Сотрудник может снять для командировки квартиру у частного
лица. Расходы на проживание в этом случае подтверждаются
договором краткосрочного найма жилого помещения или распиской
о получении денег.
1) Договор краткосрочного найма жилого помещения
Особенности его заключения определены в главе 35 ГК РФ. Во-первых,
нанимателем может быть только физическое лицо. Во-вторых, предметом
договора может быть только жилое помещение: частный дом или его часть,
квартира или комната.
Что должен содержать договор:
- название документа — «Договор найма жилого
помещения»;
- дату заключения;
- данные нанимателя и наймодателя;
- объект найма — жилое помещение с адресом;
- срок договора;
- размер платы за проживание и порядок
её внесения;
- подписи сторон.

Образец договора найма жилого помещения.
Скачать образец
На рынке аренды часто сдаются апартаменты, которые
по сути являются нежилым помещением. Положение
о командировках №749 не запрещает командированному
ночевать в нежилом помещении, однако по смыслу положения
такие расходы работодатель не обязан возмещать. В этом
случае затраты считаются неподтверждёнными. Чтобы компенсировать
сотруднику стоимость ночёвки, работодатель должен выпустить приказ
о компенсации неподтверждённых расходов.
Поскольку не каждый работодатель на это согласится,
лучше уточнить у владельца жилья перед бронированием статус
помещения либо попросить составить расписку о получении платы
за проживание, которая будет альтернативой договору найма.
2) Расписка о получении платы за проживание
Расписка составляется в дополнение к договору или как
альтернатива ему. Собственники не всегда заключают договор при
сдаче жилья. Чаще всего они просто передают ключи и выдают
расписку о получении денег.
Принять расписку к учёту можно, если она содержит признаки первичного учётного документа:
- название — «Расписка»;
- дату составления;
- Ф.И.О. того, кто выдал расписку и кому;
- за что получены деньги: «Оплата жилья по такому-то
адресу за такой-то период»;
- сумму;
- подпись лица, выдавшего расписку.
По общему правилу расписку пишут от руки,
но можно использовать заранее подготовленный распечатанный
бланк, в котором оставить пустые графы: Ф.И.О. получателя
денег, его паспортные данные, адрес прописки, сумма цифрами
и прописью, за что получены деньги. Потом в них
вписывают нужные данные.
Если командированный сотрудник планирует снимать жильё
у частника, ему лучше заранее подготовить бланк расписки для
авансового отчёта.

Образец расписки о получении денег за проживание.
Скачать образец расписки
Затраты на наём жилья у частного лица можно
подтвердить любым документом — договором или распиской,
составленным в соответствии с законодательством РФ,
и это будут экономически обоснованные расходы по п. 1 ст. 252 НК РФ.
Они подлежат учёту в полном объёме
по пп. 12 п. 1 ст. 264 НК
РФ.
Фактические затраты на съём квартиры в командировке,
подтверждённые документально, не облагаются НДФЛ
и страховыми взносами — п. 1 ст. 217 НК РФ,
п. 2 ст. 422 НК РФ.
В служебной квартире
Некоторые организации арендуют квартиры для командированных
сотрудников. Договор аренды заключают как на конкретный, так
и на неопределённый срок.
Служебное жильё командированному сотруднику предоставляется
бесплатно. Возмещать затраты на проживание
в корпоративной квартире и отражать
их в авансовом отчёте не нужно — п. 14 Положения о служебных
командировках.
Работодатель может учесть как экономически обоснованные расходы
на аренду только за время проживания в квартире
командированного сотрудника — пп. 12 п. 1 ст. 264 НК
РФ. Время простоя жилья оплачивается из чистой прибыли.
Такую позицию выразил Минфин России в письме от 15.01.2016
№ 03-03-07/803.
Организациям стоит избегать договоров съёма жилья
с неопределённым сроком. Выгоднее оформлять аренду квартиры
только на период командировки, но это не всегда
возможно реализовать на практике из-за бюрократии
в крупных компаниях.
У родственников и знакомых
Если командированный ночует в поездке у родных или
друзей, он всё равно имеет право получить компенсацию
стоимости проживания. Договор найма или расписка о получении
денег при этом не требуются.
Проживание в командировке у родственников или знакомых
бесплатным жильём по п. 14 Положения №749 не
считается. Ведь ночлег работник нашёл себе сам,
а не получил от работодателя или от другой
организации. Это значит, что компания должна возместить сотруднику
расходы на проживание в соответствии со ст. 168 ТК РФ.
Фактический срок пребывания в месте командировке можно
подтвердить служебной запиской работника и проездными
документами. Это разрешено п. 7 Положения №749.
А вот принять к учёту и компенсировать сотруднику
расходы по служебной записке можно только с разрешения
работодателя. Если в организации есть нормативы трат
на жильё в командировке, установленные коллективным
договором или положением
о командировках, затраты возмещаются по ним. Если
нет, то компания выпускает приказ о компенсации работнику
неподтверждённых расходов на проживание.
Руководитель компании самостоятельно определяет размер
возмещения. Учитывайте, что по п. 1 ст. 217 НК
РФ не облагаются НДФЛ неподтверждённые расходы
на жильё в командировке в размере 700 рублей
в день по России и 2500 рублей в зарубежных
поездках. Страховые взносы начисляются на всю сумму.

Образец приказа о компенсации работнику неподтверждённых
расходов на проживание.
Скачать образец приказа
Частые вопросы
Надо ли брать для отчётности копию свидетельства
о праве собственности на жилое помещение к договору
найма или аренды?
Нет. Достаточно договора найма, аренды или другого документа,
подтверждающего факт расходов и нахождения
в командировке. На это прямо указал Минфин в письме от 15.01.2016
№03-03-07/803.
Можно ли принять к учёту договор аренды
апартаментов как подтверждение расходов на проживание
в командировке?
Это будут неподтверждённые расходы. Положение №749 предусматривает возмещение
затрат только на проживание в жилых помещениях,
а апартаменты к ним не относятся. Принять расходы
к учёту и возместить их работнику можно только
по решению руководителя организации. При проживании
в апартаментах лучше оформлять расписку или договор без
указания назначения помещения.
В расписке не указан фактический срок проживания
в съёмной квартире. Можно ли принять
её к учёту?
Можно, если она содержит реквизиты первичного учётного документа
по п. 2 ст. 9 Закона
от 06.12.2011 №402-ФЗ: название, дату составления, сумму,
указание на предмет сделки (плата за квартиру), стороны
сделки и подпись составителя.
Что в итоге
- Расходы на съёмную квартиру в командировке
подтверждают договором найма жилого помещения и/или распиской
о получении платы за жильё. Апартаменты часто
не являются жилым помещением. Чтобы командированному
подтвердить расходы на проживание, стоит взять
у владельца расписку о получении платы за жильё.
Иначе траты считаются неподтверждёнными и компенсируются
только по решению руководителя организации.
- По п. 14 Положения
о командировках №749, бесплатное проживание
в служебной квартире работнику не компенсируется
и в авансовый отчёт не вносится.
- Работодатель должен возместить сотруднику проживание
в командировке у родственников или знакомых. Для этого
командированный пишет служебную записку. Сумму компенсации
определяют по нормативам из коллективного договора или
внутреннего положения о командировках либо приказом
работодателя.
* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.
Ещё можно почитать
Отчётные документы за проживание в
гостинице
Чек-лист:
как выбрать отель для командировки
Авансовый
отчёт по командировке
Командировочное
удостоверение
Переход
на электронное оформление командировок: пошаговая
инструкция
Внутреннее
положение о командировках