Где можно жить в командировке кроме отеля
Командированный сотрудник может остановиться не только в гостинице. В этой статье расскажем, как отчитаться о ночёвке в съёмной или служебной квартире, у родственников и знакомых.
В съёмной квартире
Сотрудник может снять для командировки квартиру у частного лица. Расходы на проживание в этом случае подтверждаются договором краткосрочного найма жилого помещения или распиской о получении денег.
1) Договор краткосрочного найма жилого помещения
Особенности его заключения определены в главе 35 ГК РФ. Во-первых, нанимателем может быть только физическое лицо. Во-вторых, предметом договора может быть только жилое помещение: частный дом или его часть, квартира или комната.
Что должен содержать договор:
- название документа — «Договор найма жилого помещения»;
- дату заключения;
- данные нанимателя и наймодателя;
- объект найма — жилое помещение с адресом;
- срок договора;
- размер платы за проживание и порядок её внесения;
- подписи сторон.
Образец договора найма жилого помещения.
Скачать образец
На рынке аренды часто сдаются апартаменты, которые по сути являются нежилым помещением. Положение о командировках №749 не запрещает командированному ночевать в нежилом помещении, однако по смыслу положения такие расходы работодатель не обязан возмещать. В этом случае затраты считаются неподтверждёнными. Чтобы компенсировать сотруднику стоимость ночёвки, работодатель должен выпустить приказ о компенсации неподтверждённых расходов.
Поскольку не каждый работодатель на это согласится, лучше уточнить у владельца жилья перед бронированием статус помещения либо попросить составить расписку о получении платы за проживание, которая будет альтернативой договору найма.
2) Расписка о получении платы за проживание
Расписка составляется в дополнение к договору или как альтернатива ему. Собственники не всегда заключают договор при сдаче жилья. Чаще всего они просто передают ключи и выдают расписку о получении денег.
Принять расписку к учёту можно, если она содержит признаки первичного учётного документа:
- название — «Расписка»;
- дату составления;
- Ф.И.О. того, кто выдал расписку и кому;
- за что получены деньги: «Оплата жилья по такому-то адресу за такой-то период»;
- сумму;
- подпись лица, выдавшего расписку.
По общему правилу расписку пишут от руки, но можно использовать заранее подготовленный распечатанный бланк, в котором оставить пустые графы: Ф.И.О. получателя денег, его паспортные данные, адрес прописки, сумма цифрами и прописью, за что получены деньги. Потом в них вписывают нужные данные.
Если командированный сотрудник планирует снимать жильё у частника, ему лучше заранее подготовить бланк расписки для авансового отчёта.
Образец расписки о получении денег за проживание.
Скачать образец расписки
Затраты на наём жилья у частного лица можно подтвердить любым документом — договором или распиской, составленным в соответствии с законодательством РФ, и это будут экономически обоснованные расходы по п. 1 ст. 252 НК РФ. Они подлежат учёту в полном объёме по пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Фактические затраты на съём квартиры в командировке, подтверждённые документально, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами — п. 1 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ.
В служебной квартире
Некоторые организации арендуют квартиры для командированных сотрудников. Договор аренды заключают как на конкретный, так и на неопределённый срок.
Служебное жильё командированному сотруднику предоставляется бесплатно. Возмещать затраты на проживание в корпоративной квартире и отражать их в авансовом отчёте не нужно — п. 14 Положения о служебных командировках.
Работодатель может учесть как экономически обоснованные расходы на аренду только за время проживания в квартире командированного сотрудника — пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Время простоя жилья оплачивается из чистой прибыли. Такую позицию выразил Минфин России в письме от 15.01.2016 № 03-03-07/803.
Организациям стоит избегать договоров съёма жилья с неопределённым сроком. Выгоднее оформлять аренду квартиры только на период командировки, но это не всегда возможно реализовать на практике из-за бюрократии в крупных компаниях.
У родственников и знакомых
Если командированный ночует в поездке у родных или друзей, он всё равно имеет право получить компенсацию стоимости проживания. Договор найма или расписка о получении денег при этом не требуются.
Проживание в командировке у родственников или знакомых бесплатным жильём по п. 14 Положения №749 не считается. Ведь ночлег работник нашёл себе сам, а не получил от работодателя или от другой организации. Это значит, что компания должна возместить сотруднику расходы на проживание в соответствии со ст. 168 ТК РФ.
Фактический срок пребывания в месте командировке можно подтвердить служебной запиской работника и проездными документами. Это разрешено п. 7 Положения №749.
А вот принять к учёту и компенсировать сотруднику расходы по служебной записке можно только с разрешения работодателя. Если в организации есть нормативы трат на жильё в командировке, установленные коллективным договором или положением о командировках, затраты возмещаются по ним. Если нет, то компания выпускает приказ о компенсации работнику неподтверждённых расходов на проживание.
Руководитель компании самостоятельно определяет размер возмещения. Учитывайте, что по п. 1 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ неподтверждённые расходы на жильё в командировке в размере 700 рублей в день по России и 2500 рублей в зарубежных поездках. Страховые взносы начисляются на всю сумму.
Образец приказа о компенсации работнику неподтверждённых
расходов на проживание.
Скачать образец приказа
Частые вопросы
Надо ли брать для отчётности копию свидетельства о праве собственности на жилое помещение к договору найма или аренды?
Нет. Достаточно договора найма, аренды или другого документа, подтверждающего факт расходов и нахождения в командировке. На это прямо указал Минфин в письме от 15.01.2016 №03-03-07/803.
Можно ли принять к учёту договор аренды апартаментов как подтверждение расходов на проживание в командировке?
Это будут неподтверждённые расходы. Положение №749 предусматривает возмещение затрат только на проживание в жилых помещениях, а апартаменты к ним не относятся. Принять расходы к учёту и возместить их работнику можно только по решению руководителя организации. При проживании в апартаментах лучше оформлять расписку или договор без указания назначения помещения.
В расписке не указан фактический срок проживания в съёмной квартире. Можно ли принять её к учёту?
Можно, если она содержит реквизиты первичного учётного документа по п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 №402-ФЗ: название, дату составления, сумму, указание на предмет сделки (плата за квартиру), стороны сделки и подпись составителя.
Что в итоге
- Расходы на съёмную квартиру в командировке подтверждают договором найма жилого помещения и/или распиской о получении платы за жильё. Апартаменты часто не являются жилым помещением. Чтобы командированному подтвердить расходы на проживание, стоит взять у владельца расписку о получении платы за жильё. Иначе траты считаются неподтверждёнными и компенсируются только по решению руководителя организации.
- По п. 14 Положения о командировках №749, бесплатное проживание в служебной квартире работнику не компенсируется и в авансовый отчёт не вносится.
- Работодатель должен возместить сотруднику проживание в командировке у родственников или знакомых. Для этого командированный пишет служебную записку. Сумму компенсации определяют по нормативам из коллективного договора или внутреннего положения о командировках либо приказом работодателя.
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Ещё можно почитать
Отчётные документы за проживание в гостинице
Чек-лист: как выбрать отель для командировки
Авансовый отчёт по командировке
Переход на электронное оформление командировок: пошаговая инструкция