Как отправить сотрудника в командировку в 2026 году

• Что нового в командировках: изменения 2026 года
• Как оформить и закрыть командировку: пошаговая инструкция
• Коротко: правила оформления командировок в 2026 году

Правила оформления командировок регулярно обновляются. Рассказываем, как отправить сотрудника в командировку с учётом последних изменений в законодательстве.

Что нового в командировках: изменения 2026 года

С 1 сентября 2025 года правила оформления командировок регулирует Постановление Правительства № 501 — оно заменило устаревшее Постановление № 749. Это значит, что во всех локальных актах компании о командировках нужно ссылаться на новый документ.

Глобальных изменений в новом постановлении нет. Основные новшества в командировках связаны с налоговой реформой 2026 года (ФЗ-425):

• Увеличилась ставка НДС — с 20 до 22% (ФЗ-425). На проживание в большинстве гостиниц и билеты на самолёты и поезда всё еще действует нулевая ставка, а вот цены на дополнительные услуги вырастут — например, на питание в поездке. Как вернуть НДС за командировку
• Расходы на медицинский полис для зарубежных поездок теперь не облагаются НДФЛ (ст. 217 НК). Если для въезда за границу необходим полис ДМС, сотруднику возместят полную сумму за его оформление — без вычета НДФЛ и страховых взносов. Страховка для командированного сотрудника: зачем оформляется и кто оплачивает
• Туристический налог теперь может достигать до 2% (ст. 418.5 НК). Стоимость проживания в командировке может увеличиться в регионах, которые применят максимальную ставку налога

Как оформить и закрыть командировку: пошаговая инструкция

Процесс оформления командировки можно разбить на несколько последовательных шагов. Подробно разберём каждый из них — от проверки документов до закрытия командировки.

Шаг 1. Убедитесь, что сотрудника можно отправить в командировку

Для некоторых категорий сотрудников командировки запрещены, а для других — разрешены только с письменного согласия. Например, беременную женщину отправить в командировку официально нельзя, даже если она сама этого хочет (ст. 259 ТК). А мать с ребёнком младше 3 лет или работника с инвалидностью — можно, но при этом нужно сообщить им о возможности отказаться от командировки и попросить подписать письменное согласие.

Если сотрудник не подходит ни под одну из особых категорий, отказаться от командировки он может только по уважительным причинам — например, он заболел или у него родился ребёнок (ст. 259 ТК). Если работник просто не хочет ехать, это не может быть причиной отказа — за этим может последовать дисциплинарное взыскание.

Шаг 2. Выпустите приказ о направлении в командировку

Для оформления командировки нужен приказ или распоряжение от работодателя о направлении в командировку. В нём указывают сроки, цели и место поездки, а также источник финансирования. Сотрудник должен ознакомиться с приказом и подписать его. Приказ о командировке: правила составления и образец

Если командировка приходится на выходные или праздники, нужно оформить отдельный приказ о её назначении на эти дни. Командировка в выходные дни: оформление и оплата

Служебное задание и командировочное удостоверение с 2015 года оформлять необязательно (Постановление Правительства № 1595). Но некоторые компании продолжают выдавать их сотрудникам, если это зафиксировано в локальных нормативных актах.

Если сотрудник поедет в командировку на личном или рабочем автомобиле, нужно оформить служебную записку. Этот документ работник возьмёт с собой — в нём представитель принимающей стороны должен поставить отметки о прибытии и отъезде. Командировка на служебном автомобиле: оформление и отчётность

Шаг 3. Выплатите суточные и компенсируйте расходы на командировку

До отъезда в командировку сотруднику нужно перечислить аванс — суточные и компенсацию расходов на билеты и жильё. Сроки выдачи компании определяют самостоятельно, но они должны быть прописаны в локальных документах.

Суточные — деньги на дополнительные расходы в командировке, например на питание. Их размер определяет компания, закон регулирует только налоги. Суммы свыше 700 ₽ в день для командировок по России и 2 500 ₽ для заграничных поездок облагаются НДФЛ и страховыми взносами (ст. 217 НК). Нормы суточных в командировке

Например, сотруднику выплатили суточные из расчёта 5 000 ₽ в день для командировки за рубеж, с суммы превышения — 2 500 ₽ — нужно удержать НДФЛ. С 2025 года действует прогрессивная шкала, и если доход сотрудника с начала года превысил 2,4 млн ₽, то суточные сверх лимита будут облагаться налогом по повышенной ставке — от 15 до 22%.

Если сотрудник едет в однодневную командировку:

• по России — суточные не выплачивают (Постановление № 501). Но по ст. 168 ТК работник имеет право на компенсацию иных расходов
• за границу — суточные положены в размере 50% от установленной в компании нормы, но не менее 1 250 ₽. Однодневная командировка: оформление и оплата

Компенсацию расходов включают в аванс, если сотрудник бронирует и оплачивает билеты и проживание самостоятельно. Он выбирает подходящий вариант, оформляет заказ по своей карте, а компания перечисляет ему деньги.

Есть и другой вариант — когда билеты и проживание изначально оплачиваются со счёта компании. В таком случае сотруднику не нужно компенсировать расходы, ведь личные деньги он не тратит. Например, компания может заключить договор с сервисом по организации командировок — тогда сотрудники смогут бронировать себе билеты и оплачивать их по безналичному расчёту или корпоративной картой. Так проще контролировать расходы.

Шаг 4. Внесите данные о командировке в табель

Нужно отразить период командировки в табеле учёта рабочего времени. Для него можно использовать либо установленные в компании формы, либо официальные Т-12 или Т-13 — в них дни пребывания сотрудника в командировке отмечают кодом «К» или «06». Если сотрудник в день отъезда или приезда приходит на работу, то этот день тоже обозначается «К».

С 2015 вести журнал учёта командировок необязательно. Но если в вашей компании его продолжают использовать для систематизации данных, внесите туда необходимую информацию: ФИО командированных сотрудников, организацию назначения, пункт командировки.

Шаг 5. Получите авансовый отчёт от сотрудника

В течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки сотрудник должен заполнить авансовый отчёт и указать в нём траты во время командировки. Для составления отчёта можно использовать форму АО-1 или любую другую, утверждённую в компании.

К отчёту сотрудник должен приложить договоры на проживание, чеки, билеты, посадочные талоны — в электронном или бумажном виде. Суточные расходы документально подтверждать не надо. Какие отчётные документы нужны для авансового отчёта

На основании отчёта делают окончательный расчёт:

• Если сотрудник потратил меньше аванса — он возвращает остаток
• Если больше — получает доплату

Коротко: правила оформления командировок в 2026 году

• Перед оформлением командировки ознакомьтесь с Постановлением Правительства № 501 — в нём содержатся актуальные нормы и правила
• Проверьте, можно ли отправить сотрудника в командировку. Для некоторых категорий работников это запрещено, а для других — возможно только с их письменного согласия
• Выпустите соответствующий приказ, чтобы отправить сотрудника в командировку
• До отъезда сотрудника выплатите суточные и аванс на проживание и билеты
• Отметьте дни пребывания в командировке в табеле учёта рабочего времени кодом «К» или «06». В некоторых организациях также принято записывать данные в журнале учёта командировок
• Напомните сотруднику, что по возвращении из командировки он должен в течение трёх рабочих дней сдать авансовый отчёт. По его итогам происходит окончательный расчёт командировочных расходов