Туту.ру Корпоративным клиентам Командировка на служебном автомобиле: оформление и отчётность

Командировка на служебном автомобиле: оформление и отчётность

Компания может выделить сотруднику транспорт для служебной поездки в другой город. Законодательных запретов на это нет. В статье разбираемся, как оформить такую командировку, что делать в случае ДТП, и какие документы собрать для отчётности.

Как оформить поездку

Любая командировка имеет общие подготовительные этапы, и командировка на служебном автомобиле не исключение. Работодатель должен:

1. Выбрать подходящего сотрудника. Если это требуется по закону, получить от него письменное согласие.

2. Выпустить приказ о командировке.

3. Выдать сотруднику аванс на суточные и проживание. Транспортных расходов для самого работника, если он не водитель, при поездке на служебном автомобиле не будет.

Особенности поездки на служебном транспорте связаны с расчётом её длительности и дополнительными подтверждающими документами.

Во-первых, в приказе о командировке желательно указать, что поездка будет на автомобиле компании. Это не обязательное требование, но тогда не придётся оформлять отдельное распоряжение о выделении транспорта работнику как основание для поездки. И так будет проще собрать все документы к авансовому отчёту.

Во-вторых, согласно ч. 2 п. 7 Положения о командировках фактический срок командировки при поездке на служебном автомобиле подтверждают не билеты, а служебная записка. Командированному сотруднику необходимо заранее подготовить этот документ и взять с собой, чтобы кадровик или руководитель принимающей стороны поставили отметки о его прибытии и отъезде. Служебная записка заменяет командировочное удостоверение, которое уже необязательно оформлять. Строгих требований к оформлению записки нет — её пишут в свободной форме.

Служебная записка о командировке на автомобиле
Отметки принимающей стороны — не обязательное требование, а рекомендация, чтобы было проще подтвердить фактический срок командировки

Скачать пример служебной записки

В-третьих, при планировании срока командировки необходимо учитывать Особенности режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утверждённые Приказом Минтранса от 16.10.2020 № 424. Согласно документу управлять служебным автомобилем можно не более 9-10 часов в сутки (п. 10), а не позднее 4 часов 30 минут непрерывного вождения нужно делать перерыв не менее 45 минут (п. 13).

Иногда работодатели забывают об этом правиле и нарушают трудовые права водителей. Добросовестные руководители, наоборот, изначально устанавливают во внутреннем положении о командировках ограничения для поездок на служебном автомобиле: например, не больше 300-400 км за поездку, кроме командировок первых лиц.

Режим вождения и отдыха автоматически регистрируется тахографом. Его обязательно устанавливают на грузовики и автобусы согласно приложению 2 к Приказу Минтранса России от 28.10.2020 № 440. Режим труда водителей легковых автомобилей, где тахографа нет, можно проконтролировать по путевым листам. В них водитель отмечает время стоянки и показания одометра. Путевой лист для командировки может быть выписан на смену, если водитель только отвезёт сотрудника к месту командировки и вернётся назад, либо на весь срок поездки, если служебный автомобиль выделен сотруднику на таких условиях.

Как подтвердить расходы компании на транспорт

Использование автомобиля компании для командировки подтверждают служебной запиской и путевым листом, маршрутным листом, чеками на ГСМ, иными документами по ч. 2 п. 7 Положения №749.

Путевой лист. Это обязательный документ для поездок на служебном автомобиле по п. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 №259-ФЗ. При отсутствии путевого листа инспектор ГИБДД вправе оштрафовать водителя на 500 рублей по ст. 12.3 КоАП РФ. И налоговая инспекция не признает расходы на служебный автомобиль, ГСМ в командировке обоснованными.

Путевые листы запрашивает трудовая инспекция при проверке, чтобы контролировать соблюдение режима труда и отдыха для водителей. Также ими интересуется Ространснадзор (межрегиональные УГАДН).

В 2022 году нет унифицированной формы путевых листов. Каждая организация разрабатывает и утверждает свой бланк с учётом обязательных реквизитов по Приказу Минтранса России от 11.09.2020 №368. За основу можно брать Типовую межотраслевую форму №3, дополнив её нужными графами.

Маршрутный лист. Применяется только в том случае, если это предусмотрено учётной политикой компании. Он доказывает, что служебный автомобиль используется для деловых, а не личных целей. Учесть расходы на ГСМ только по маршрутному листу нельзя. Но документом можно обосновать фактический срок пребывания в командировке для суточных, а также использование автомобиля именно для командировки. Форму маршрутного листа каждая организация устанавливает самостоятельно.

Чеки на ГСМ. Многие фирмы выдают водителям корпоративные топливные карты, с помощью которых те рассчитываются на АЗС. В этом случае собирать чеки на ГСМ не нужно. Компания сама проконтролирует все расходы на бензин и расходники, получит платёжные документы через личный кабинет у эмитента карты.

Счета, квитанции из автосервисов. Ими можно подтвердить расходы на вынужденный ремонт автомобиля в пути и другие расходы на техобслуживание машины в командировке.

Нужно ли проходить медосмотр и техосмотр

Штатный водитель служебного автомобиля проходит обязательный предрейсовый и послерейсовый медосмотр согласно п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Без этого он не может управлять транспортом. Отметку о медосмотре ставят в путевой лист, в графу «Сведения о водителе».

Все юрлица, которые используют служебный автотранспорт для собственных нужд, проводят обязательный предрейсовый (предсменный) контроль его технического состояния (п. 2 Порядка в ред. Приказа Минтранса России от 15.01.2021 №9). Без этой процедуры машину нельзя выпускать на линию. Отметку о техосмотре ставят в путевой лист, в графу «Сведения о транспортном средстве».

Допуск к работе водителя без медосмотра будет стоить компании до 50 тыс. рублей штрафа по ст. 11.32 КоАП РФ. Отсутствие отметки в путевом листе о техосмотре обойдётся тоже в 50 тыс. рублей по ст. 12.31 КоАП РФ.

Что делать в случае поломки или ДТП

Сотрудник должен сразу сообщить своему непосредственному руководителю или вышестоящему руководству о происшествии в командировке. Это его обязанность по ст. 21 ТК РФ. Дальнейшие действия будут зависеть от инструкций начальника и характера внеплановой ситуации.

ДТП на служебном автомобиле по сути не отличается от аварии на личном транспорте. Водитель должен выполнять порядок действий, предусмотренный п. 2.5, 2.6, 2.6.1 ПДД. Если он будет признан виновным в аварии, ущерб пострадавшей стороне будет возмещать его работодатель — компания, которая отправила его в служебную поездку.

Компания потом может предъявить регрессные требования к водителю как к виновнику ДТП, то есть сначала выплатит определённую сумму пострадавшему, а потом взыщет её со своего работника.

Если командированный сотрудник пострадал в ДТП, ему оформят больничный. Работник имеет право на компенсацию суточных за всё время нетрудоспособности, расходов на жильё, пособие по временной нетрудоспособности по п. 25 Положения №749. Ещё он может получить возмещение затрат на лечение и страховые выплаты, если ДТП признают несчастным случаем на производстве.

При поломке авто необходимо сразу сообщить руководителю и действовать по его инструкциям. Если он разрешит ремонт служебного автомобиля за счёт командированного сотрудника или водителя, то можно починить машину и продолжить поездку. Компания затем возместит эти затраты. Статья 168 ТК РФ разрешает компенсацию иных расходов, произведённых с разрешения и ведома работодателя.

Командированный сотрудник имеет право на суточные и возмещение расходов на жильё за все дни вынужденной задержки в служебной поездке — п. 11 и 13 Положения №749.

Какие отчётные документы собрать

Сотрудник в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки сдаёт в бухгалтерию авансовый отчёт. При поездке на служебном автомобиле он прикладывает к отчёту служебную записку о фактическом сроке пребывания в командировке. Если в пути были вынужденные задержки из-за поломки транспорта или ДТП, работник обосновывает их в тексте.

Обязанность сотрудника — подтвердить документально свои расходы на жильё и время нахождения в командировке. Затраты на ГСМ и эксплуатацию автомобиля обосновывает служба транспорта или тот отдел, который отвечает за служебный транспорт.

К авансовому отчёту работника для учёта командировки на служебном авто прикладывают:

  • обязательно — путевой лист;
  • чеки за ГСМ или выписки с топливной карты;
  • чеки из автосервиса, если там чинили автомобиль в поездке;
  • другие документы по ч. 2 п. 7 Положения №749.

Командировка на служебном автомобиле содержит больше рисков для работодателя, чем обычные поездки на поезде, автобусе, самолёте. Компанию могут оштрафовать за возможные нарушения режима труда и отдыха водителя, ошибки в путевых листах. А в случае ДТП по вине водителя служебного автомобиля работодатель будет возмещать ущерб пострадавшей стороне.

Чтобы сократить риски, воспользуйтесь сервисом Туту Командировки. Бронируйте отели, билеты на самолёты и поезда без корпоративных комиссий, оплачивайте с онлайн-депозита или банковской картой и получайте все отчётные документы для бухгалтерии в корпоративном аккаунте Туту.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Ещё можно почитать

Чек-лист: как выбрать отель для командировки

Авансовый отчёт по командировке

Командировочное удостоверение

Переход на электронное оформление командировок: пошаговая инструкция

Внутреннее положение о командировках

Начнем сотрудничество?
Оставьте электронную почту, и мы свяжемся с вами.
Преимущества сервиса Туту Командировки
  • Бронирование автобусных, авиа, ЖД билетов и отелей
  • Закрывающие документы формируются автоматически
  • Поддержка электронного документооборота
Подробнее про сервис

Станьте корпоративным клиентом

Введите название своей компании. Регистрация пройдет за 2 минуты.
Уставные документы не нужны. А пользоваться сервисом можно сразу.