Отчётные документы за проживание в гостинице
Разбираемся, какие документы подтверждают расходы на жильё в командировке, когда расходы не компенсируют и что делать без подтверждающих документов.
Что говорит закон
Работодатель должен возместить сотруднику расходы на наём жилья в командировке — и по России, и за рубежом. Это прописано в ст. 168 ТК РФ и Положении о командировках.
Перед поездкой сотруднику выдают аванс на командировочные расходы. Сумму аванса, включая траты на жильё, считают по нормативам из коллективного договора, внутренних документов компании или законодательства.
Коммерческие компании могут ориентироваться на необлагаемый НДФЛ лимит. Он прописан в п. 1 ст. 217 НК РФ: 700 ₽ в день на проживание в командировке по России и 2500 ₽ в день за рубежом. Для сотрудников с разъездным характером работы, вахтовиков и работающих в полевых условиях, в зарубежных командировках эта сумма составляет 3 500 ₽ в день.
При командировке в ДНР, ЛНР, Херсонскую и Запорожскую области необлагаемый НДФЛ размер суточных составляет 8 480 ₽ в день — это прописано в Постановлении Правительства РФ № 1915.
Часто компании используют эти значения как максимальный размер суточных, но тратить можно и больше — налогом облагается только сумма сверх лимита.
Нормы расходов для государственных служащих, работников бюджетных учреждений и внебюджетных фондов прописаны в постановлениях правительства, региональных и муниципальных нормативных актах. Например, для федеральных гражданских служащих есть ограничения по категории помещения: руководителям возмещается стоимость двухкомнатного номера, другим служащим — стоимость однокомнатного номера.
В течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки сотрудник сдаёт авансовый отчёт. Если потратил больше аванса и обосновал траты, компания возмещает разницу. Расходы без подтверждающих документов, работодатель удерживает из зарплаты.
|
В однодневной командировке тоже можно снять гостиницу — например, если нужно переждать время до вылета. Положение о командировках № 501 это допускает. Расходы компенсируют, если заранее согласовать их с работодателем (ст. 168 ТК РФ). |
Когда расходы на жильё не компенсируют
Работодатель не обязан возмещать сотруднику расходы на жильё, если:
- Работнику предоставили жильё бесплатно, например, поселили в служебной квартире работодателя или принимающей стороны
- Сотрудник заболел в командировке и лёг в стационар. До госпитализации сотруднику нужно выселиться из отеля или квартиры
- У сотрудника нет документов о проживании, а в коллективном договоре или внутренних документах компании не прописан порядок компенсации неподтверждённых расходов. Такое часто встречается на микропредприятиях. В этом случае компенсация — на усмотрение работодателя
Работодатель также не обязан оплачивать личные траты в отеле: бар, ресторан, спа. Это прописано в п. 12 ст. 264 Налогового кодекса РФ. Завтрак в гостинице оплачивается из суточных — чеки в бухгалтерию сдавать не нужно.
Какими документами подтвердить проживание в гостинице
В Налоговом кодексе нет чёткого списка документов для подтверждения расходов на жильё. Главное, чтобы из документов были понятно: кто жил, когда и сколько заплатил.
Вот какие документы подтверждают проживание в отеле.
Договор. Отели работают по письменному договору. По п. 13 Правил предоставления гостиничных услуг, в договоре указывают:
- юридические реквизиты владельца гостиницы
- ФИО гостя и его паспортные данные
- уникальный номер реестровой записи
- данные о гостинице и номере
- период проживания в гостинице
- данные бронирования: условия и сроки оплаты и отмены брони
- даты и время заезда, выезда
Чаще гостиницу бронируют онлайн — и тогда письменный договор не составляется. На сайте отеля или сервиса бронирования обычно есть публичная оферта. Оплатить номер и принять условия оферты — то же самое, что подписать договор (п. 15 Правил предоставления гостиничных услуг). Для отчёта понадобятся чек об оплате и ваучер, который подтверждает бронь. В нём указаны адрес и название гостиницы, данные гостя, даты проживания и сумма оплаты.
Чек. После оплаты отель обязан выдать кассовый чек или — если владелец ИП — бланк строгой отчётности. При онлайн-оплате чек приходит на электронную почту. Его нужно распечатать и приложить к авансовому отчёту.
Акт выполненных работ или оказания услуг. Если компания бронирует жильё через турфирму или посредника, расходы можно подтвердить актом выполненных работ или отчётом об оказанных услугах — смотрите письма Минфина от 26.09.2019 №03-03-06/1/74132, от 20.09.2019 №03-03-06/1/72532.
Акт может быть подтверждением, если в нём указаны сумма и конкретная услуга, например, «Возмещение расходов за проживание ФИО за период проживания в гостинице Название».
Что делать, если нет подтверждающих документов
Чтобы рассчитать размер суточных и зарплату, бухгалтеру нужно знать, сколько дней сотрудник провёл в командировке. Обычно срок командировки считают по проездным документам — билетам и чекам. Если билетов нет, срок можно подтвердить документами о проживании — это прописано в п. 6 Положения о командировках:
|
Вид документа |
Подтверждение расходов |
Подтверждает срок командировки |
|
Письменный договор |
Да |
Да |
|
Ваучер |
Да, при наличии чека или бланка строгой отчётности |
Да, при наличии реквизитов по п. 13 Правил предоставления гостиничных услуг и чека |
|
Кассовый чек |
Да |
Только при наличии реквизитов по п. 13 Правил предоставления гостиничных услуг |
|
Акт выполненных работ или оказания услуг |
Да, если прописана сумма |
Да, если указана услуга «проживание ФИО в гостинице в такой-то период» |
Работодатель может запросить у гостиницы копию чека и договора напрямую.
Если сотрудник ночует у родственников или друзей, компания может компенсировать это — при условии, что порядок прописан в коллективном договоре или внутреннем положении. Размер компенсации — по нормативам из тех же документов.
В этом случае проживание подтверждают служебной запиской с отметкой принимающей стороны — п. 6 Положения о командировках. Документ можно получить по электронной почте, с курьером или подписать служебную записку прямо во время командировки.
Если есть проездные документы, отметка принимающей стороны не нужна.
Пример служебной записки с отметкой принимающей стороны
Как учесть расходы на проживание в командировке
Документально подтверждённые расходы на жильё считаются экономически обоснованными и не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
НДС по гостиничным услугам возмещают по общим правилам — нужен счёт-фактура.
Расходы на жильё в командировке уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль — это прописано в п. 1.12 ст. 264 НК РФ.
Как учесть траты ИП на гостиницу, читайте в статье Командировка индивидуального предпринимателя.
Если коротко
- Работодатель обязан компенсировать расходы на жильё. Размер выплат устанавливается на основании коллективного договора, внутреннего документа или законодательства
- Проживание в гостинице подтверждают договором или ваучером, кассовым чеком или бланком строгой отчётности. Если бронировали через посредника, дополнительно нужен ещё акт оказания услуг
- Если документы о проживании утеряны, факт командировки подтверждают билетами или служебной запиской с отметками принимающей стороны
- Работодатель может компенсировать расходы без документов — если это прописано в коллективном договоре или внутреннем положении о командировках
- Подтверждённые расходы возмещают полностью — даже если они выше нормативов
Ещё можно почитать
Чек-лист: как выбрать отель для командировки
Авансовый отчёт по командировке
Переход на электронное оформление командировок: пошаговая инструкция
Внутреннее положение о командировках
Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.