Электронный кадровый документооборот и командировки
В ноябре 2021 года Трудовой кодекс РФ закрепил термин электронный кадровый документооборот. Организации могут оформлять и хранить большинство кадровых документов в электронном виде, без бумажных копий. Рассказываем, как использовать сервисы ЭДО для оформления командировок.
Как ввести кадровый ЭДО в компании
Закон не обязывает переходить на электронный документооборот — только даёт такое право. Сотрудники тоже могут отказаться от ЭДО. Даже если компания перешла на цифровой формат, работник вправе запросить кадровые документы на бумаге.
Ст. 22.2 ТК РФ прописывает, что нужно сделать для перехода на КЭДО:
- Выбрать систему ЭДО и подключиться к ней
- Разработать и утвердить локальные нормативные акты, регулирующие правила обмена, перечень электронных документов и порядок их хранения
- Зафиксировать в локальных нормативных актах используемую систему, сроки подписания, виды электронных подписей и порядок доступа к архиву
- Уведомить работников о переходе на новый формат КЭДО и получить от них согласия или отказы на использование
- Оформить выпуск электронных подписей для работников компании. Если у сотрудника уже есть своя подпись, он может использовать её. В cт. 22.3 ТК РФ прописано, какие виды цифровой подписи и в каких случаях понадобятся
Если не выполнить эти шаги, придётся вести документооборот на бумаге. Несмотря на переход на КЭДО, сразу отказаться от бумажного документооборота не получится: переход на цифру займёт какое-то время.
Выбор системы ЭДО
У компаний есть право выбора:
- работать через портал Роструда «Работа в России»
- использовать другой сервис — главное, чтобы он поддерживал электронную подпись, фиксировал получение документов и хранил их столько, сколько требует закон
Многие компании работают с негосударственными программами ЭДО: «Контур Диадок», «СБИС», «1С:Документооборот». Эти сервисы платные — стоимость зависит от функционала и количества пользователей. Зато их можно интегрировать с учётными системами и настроить под нужды конкретной компании.
При выборе оператора ЭДО есть важное условие — по Постановлению Правительства №1192 сервис должен быть интегрирован с Госуслугами. То есть, кадровые документы нужно передавать сотруднику через Госуслуги. Документы появляются в личном кабинете работника — он скачивает их, подписывает (заверяет электронной подписью) и отправляет обратно.
|
Электронные кадровые документы хранятся столько же, сколько и бумажные — от 3 до 75 лет (или постоянно) в зависимости от вида документа. Способ хранения — на сервере компании, сервере вендора или в облаке — обсуждают с поставщиком программного обеспечения до внедрения ЭДО. |
Возможности и ограничения кадрового ЭДО
ЭДО можно использовать в большинстве кадровых процессов — в том числе там, где раньше нужна была личная подпись: получить документы соискателя на вакансию, ознакомить сотрудника с должностной инструкцией, оформить согласие на командировку.
Подать заявление, отправить уведомление или сообщение через КЭДО могут как работники, так и соискатели. Документ считается полученным работодателем на следующий рабочий день после отправки.
|
Скан бумажного документа — это цифровая копия. Электронный документ, подписанный ЭП по всем правилам, считается оригиналом. Дублировать его на бумаге и получать личную подпись работника не нужно. |
По ст. 22.1—22.3 ТК РФ нельзя перевести в цифровой формат следующие документы:
- трудовую книжку
- акт о расследовании несчастного случая
- приказ (распоряжение) об увольнении работника
- документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда
Эти документы продолжают оформлять на бумаге. Трудовую книжку в том случае, если сотрудник не захотел перейти на электронную трудовую.
Как применять ЭДО при оформлении командировок
Через электронный документооборот можно оформить любые командировочные документы: согласие на командировку или её продление, приказ о направлении в командировку, авансовый отчёт с подтверждающими документами.
Для подписания документов применяют простую подпись (ПЭП), усиленную неквалифицированную (УНЭП) и усиленную квалифицированную (УКЭП). Минимальные требования к электронным подписям — в ст. 22.3 ТК РФ и в письме Минфина России. Компания может установить более строгие требования к подписям в зависимости от типа документов.
Например, получение согласия на командировку и ознакомление с приказом — зоны риска. Кадровикам стоит исключить риск ситуации, когда сотрудник обратится в трудовую инспекцию с формулировкой «Я это не подписывал». Перед внедрением ЭДО пропишите во внутреннем распорядке, какие виды подписей используются в каждом случае.
В зависимости от принятого порядка командированный может:
- отправить в бухгалтерию электронный авансовый отчёт, заверенный ПЭП или УНЭП
- отправить в бухгалтерию служебную записку с обоснованием расходов, подписанную УНЭП или ПЭП
Если коротко
- Для перехода на КЭДО нужно: выбрать систему и подключиться к ней, утвердить локальные нормативные акты, согласовать изменения с профсоюзом, уведомить сотрудников и получить их письменное согласие, оформить выпуск электронных подписей
- Для ведения КЭДО организация может выбрать бесплатный государственный сервис «Работа в России» или программное обеспечение частных вендоров, интегрированное с Госуслугами
- В КЭДО можно перевести всё кадровое делопроизводство, кроме оформления несчастных случаев, инструктажей по охране труда, приказов об увольнении. Также придётся вести в бумажном виде трудовые книжки сотрудников, которые не захотели перейти на электронную трудовую
- Если сотрудник отказался от использования КЭДО, с ним работают по-старому — на бумаге
- Электронные документы подписывают цифровыми подписями обе стороны — сотрудник и работодатель. Для оформления важных документов используйте усиленную подпись
Ещё можно почитать
Компенсация транспортных расходов в командировке
Оформление командировки: пошаговая инструкция
Как оформить отмену командировки
Cтатья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.