Электронный кадровый документооборот и командировки
Мы закрыли корпоративное направление в 2023 году и больше не обновляем статьи о командировках. Информация в тексте может быть неактуальной.
22 ноября 2021 года в Трудовом кодексе РФ появился термин «электронный кадровый документооборот». Организации получили право оформлять и хранить кадровые документы в электронном виде, без печатных дубликатов. Рассказываем, как компаниям перейти на цифровой формат, какие бывают сервисы ЭДО и как использовать их для оформления командировок.
Что значат новые статьи ТК РФ
Компаниям разрешили вести кадровое делопроизводство полностью или частично в электронном виде. Фактически законодатели наконец приравняли оформленные по правилам цифровые документы к бумажным. До этого легитимность тех же электронных согласий на командировку от «льготника» ставилась под сомнение.
Закон не обязывает работодателей переходить на документооборот в электронном виде, а только даёт право. Сотрудники тоже могут отказаться от использования ЭДО. Даже если принято решение перейти на цифровой формат, работник всегда вправе получить кадровые документы в традиционном виде — на бумаге.
Компании, которые уже вели электронный кадровый документооборот и планируют продолжать, должны выполнить требования нового закона: внести изменения во внутренние документы, уведомить персонал и получить письменные согласия работников. Если этого не сделать, придётся дублировать документооборот на бумаге.
Работодатели могут перейти на КЭДО временно — во время ЧС, катастроф и эпидемий, но для его внедрения всё равно придётся соблюсти все формальности и впоследствии предоставить все документы в бумажном виде.
|
На 1 июля 2021 года только 3,8% опрошенных компаний в России полностью перешли на ЭДО. 20,3% в основном ведут документооборот в цифровом формате. 38,9% работодателей пользуются традиционным и цифровым форматом поровну. И 26,8% оформляют исключительно бумажные документы. |
Как ввести кадровый ЭДО в компании
Перейти на «цифру» за один день не получится — необходимо предпринять ряд обязательных действий:
- Выбрать систему ЭДО и подключиться к ней.
- Принять, с учётом мнения профсоюза, внутренний документ о внедрении ЭДО с определённой даты. Это может быть приказ или изменения в ПВТР, положение о кадровом делопроизводстве и пр. В локальном акте прописать перечень документов, переводимых в электронный формат.
- Проинформировать персонал и получить письменное согласие на ЭДО.
- Обеспечить работников электронными подписями за свой счёт. В ст. 22.3 Трудового кодекса установлено, какие виды цифровой подписи и в каких случаях понадобятся. Если у сотрудника уже есть своя подпись, он может использовать её.
Только после этих действий можно начинать пользоваться КЭДО с выбранной даты.
Внедрение цифрового делопроизводства имеет свои сложности.
Во-первых, придётся получать обязательное согласие профсоюза. Как правило, работодатели всегда находят общий язык с этим органом, но любые согласования занимают время.
Во-вторых, перевести по умолчанию весь персонал на «цифру» одномоментно не получится, и обмен бумагами будет жить параллельно с ней. Если не все сотрудники согласятся на переход, компании придётся дублировать документооборот с ними в печатном виде. Это увеличит нагрузку на кадровиков и может приводить к путанице.
В-третьих, придётся потратиться на специальное программное обеспечение и получение цифровых подписей для сотрудников. Окупятся ли эти затраты, будет понятно со временем.
|
Получать согласие на КЭДО не нужно у кандидатов, которые впервые устраиваются на работу с 1 января 2022 года. Их следует только проинформировать, что организация использует ЭДО. |
Какие системы ЭДО существуют
Организации имеют право выбора:
- осуществлять ЭДО через официальный портал Роструда «Работа в России»;
- использовать другой сервис, если он позволяет по всем правилам подписывать электронные документы, фиксировать их получение сторонами и хранить необходимое по закону время.
Чтобы опробовать ведение кадрового документооборота в электронном виде, на основе сайта «Работа в России» разработали систему КЭДО. В 2020-2021 годах сервис испытан в ходе государственного эксперимента, в котором приняли участие почти четыреста компаний.
Пользователи регистрируются на платформе с помощью профиля на Госуслугах. Главное преимущество сервиса — он бесплатный. Для подписания некоторых документов работник может использовать простую ЭП, которую легко получить через Госуслуги.
Система ЭКД «Работа в России»
Многие компании работают с негосударственными программами ЭДО: «Контур Диадок», «СБИС», «1С:Документооборот» и др. Эти сервисы платные — стоимость зависит от функционала и количества пользователей. Зато они интегрированы с системами учёта компаний и их можно доработать под специфику конкретного предприятия.
Выбирая платного оператора ЭДО, работодатель должен учитывать возможности взаимодействия системы с сайтом Госуслуги. Согласно постановлению правительства №1192, с 1 сентября 2022 года работодатель обязан обмениваться кадровыми документами с сотрудником через Госуслуги. Отправленные им документы должны отражаться в личном кабинете работника, где он может их скачать, заверить электронной подписью и отправить обратно руководству.
Хранят электронные кадровые документы столько же, сколько и бумажные. Как именно вести электронный архив, компания решает до внедрения ЭДО с поставщиком программного обеспечения — хранить документы на сервере заказчика и сервере вендора или помещать в облачное хранилище.
Что можно делать с помощью кадрового ЭДО
ТК РФ разрешает вести ЭДО в большинстве кадровых ситуаций, в том числе, когда необходимо собрать личные подписи. Например, получить документы соискателя на вакансию, ознакомить сотрудника с должностной инструкцией, оформить согласие на командировку.
Подать заявление, отправить уведомление или сообщение через КЭДО могут как работники, так и соискатели. Датой поступления документов работодателю считается следующий рабочий день после отправки.
|
Скан бумажного документа — это цифровая копия. Электронный документ, подписанный ЭП с соблюдением нормативных требований, считается оригиналом. Дублировать его на бумаге и получать личную подпись работника не нужно. |
По ст. 22.1-22.3 ТК РФ нельзя перевести в цифровой формат следующие документы:
- Трудовую книжку.
- Акт о расследовании несчастного случая.
- Приказ (распоряжение) об увольнении работника.
- Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Эти документы продолжают оформлять на бумаге. Трудовую книжку — при условии, что работник не захотел перейти на электронную трудовую книжку.
Как применять ЭДО при оформлении командировок
Авансовый отчёт и документы, подтверждающие расходы, можно было оформлять в электронном виде и раньше. Новые статьи кодекса разрешают перевести в «цифру» весь процесс документирования командировок, если организация выполнила все условия по переходу на КЭДО.
В системе ЭДО можно создавать и направлять другой стороне для ознакомления любые документы по командировкам: согласие на командировку или на продление командировки; приказ о направлении в командировку, авансовый отчёт с подтверждающими документами. Однако не все отчётные документы могут быть в электронном виде. Например, расходы на перелёт работник подтверждает посадочным талоном либо справкой от авиакомпании на бумаге.
|
Оформляя заказ с помощью Туту, вы получаете билеты и отчётные документы в электронном виде. Они придут на электронную почту и будут доступны для скачивания в личном кабинете. |
Электронные документы приравниваются к бумажным оригиналам, только если заверить их электронной подписью (ЭП). Для подписания документов применяют простую подпись (ПЭП), усиленную неквалифицированную (УНЭП) и усиленную квалифицированную (УКЭП).
Минимальные требования к подписям для разных видов документов отражены в ст. 22.3 Трудового кодекса и в письме Минфина России. Работодатели имеют право прописать во внутренних документах более жёсткие требования к защите цифровой подписи, с учётом категории документа.
Например, получение согласия на командировку или ознакомление с приказом о командировке — потенциально конфликтные ситуации. Кадровикам стоит максимально исключить риск возможной жалобы работника в трудовую инспекцию с формулировкой «Я это не подписывал, кто угодно мог с моего компьютера подписать». Перед внедрением ЭДО пропишите во внутреннем распорядке, какие виды подписей используются в каждом случае.
В зависимости от принятого порядка командированный может:
- отправить в бухгалтерию электронный авансовый отчёт, заверенный ПЭП или УНЭП;
- направить в бухгалтерию служебную записку с обоснованием расходов, подписанную УНЭП или ПЭП.
Что в итоге
- Чтобы перевести кадровое делопроизводство в цифровой формат, компании необходимо выполнить ряд действий: утвердить внутренний порядок введения КЭДО, заручиться согласием профсоюза; уведомить персонал и получить письменное согласие персонала.
- Для ведения КЭДО организация может выбрать бесплатный государственный сервис «Работа в России» или программное обеспечение частных вендоров, интегрированное с Госуслугами.
- В КЭДО можно перевести все кадровое делопроизводство, кроме оформления несчастных случаев, инструктажей по охране труда, приказов об увольнении и ведения трудовых книжек.
- Работник вправе отказаться от использования КЭДО. Если его письменное согласие не получено, во взаимоотношениях с этим работником работодателю придётся продолжать готовить документы на бумаге.
- Подлинность электронных документов заверяется цифровыми подписями работника и работодателя. Для оформления важных документов имеет смысл применять усиленные виды подписей.
- Законодательство позволяет оформлять документы по командировкам в электронном виде. Однако отчётные документы, подтверждающие перелёт, все равно придётся предоставлять на бумаге.
* Cтатья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Ещё можно почитать
Компенсация транспортных расходов в командировке
Командировка во время пандемии
Оформление командировки: пошаговая инструкция