Однодневная командировка: оформление и оплата

• Особенности однодневной командировки
• Зачем оформлять однодневную командировку
• Как оформить однодневную командировку
• Выплачиваются ли суточные
• Как оплачивается однодневная командировка
• Как продлить однодневную командировку
• Как учитывать рабочее время
• В итоге

Мы закрыли корпоративное направление в 2023 году и больше не обновляем статьи о командировках. Информация в тексте может быть неактуальной.

Рабочая поездка может занять всего день или несколько часов и всё равно считается командировкой. Рассказываем, чем однодневная командировка отличается от разъездной работы, как её оформить и оплатить и какие риски ждут работодателя, игнорирующего оформление коротких поездок.

Особенности однодневной командировки

Нормативная база: ст. 166 Трудового кодекса РФ; п. 2, 3, 4, 7, 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки №749

Однодневная командировка — это поездка работника по поручению работодателя в местность вне постоянного места работы, откуда он возвращается домой в тот же день.

Чтобы однодневная рабочая поездка считалась командировкой, одновременно выполняются несколько условий:

• место выполнения служебного поручения отличается от места постоянной работы сотрудника;
• день отъезда и день приезда совпадают;
• сотрудник работает в штате;
• трудовой договор работника не содержит условий о разъездном характере работы или работе в пути (как у курьера, машиниста поезда или вахтовика).

Рассмотрим каждое условие подробнее.

Выполнение поручения вне места постоянной работы

Положение №749 не указывает прямо, что командировка должна проходить в другом населённом пункте. Главное, чтобы место работы по трудовому договору и место выполнения служебного поручения различались.

Например, работник московского головного офиса едет проверить производственное подразделение в Щербинке. В трудовом договоре местом его работы значится бизнес-центр в центре Москвы. Городской округ Щербинка входит в состав Москвы, но находится довольно далеко от офиса. По смыслу п. 3 Положения о командировках такая поездка считается командировкой.

Удалённые сотрудники тоже могут ездить в командировки. При этом командировкой считается и поездка работника в головной офис работодателя, при условии, что офис находится в другом населённом пункте. Это следует из разъяснений Роструда.

Отъезд и приезд в один день

Пример — работник улетел 24 ноября в 7:05 утра и прилетел обратно в этот же день в 23:05. Если бы сотрудник приехал в город места жительства после полуночи (25 ноября), то срок командировки составил бы уже 2 дня — п. 4 Положения №749.

Работа в штате

Не считаются командировками поездки физических лиц, которые сотрудничают с организацией по договорам ГПХ или как самозанятые. Положение №749 прямо указывает, что сотрудник должен состоять в трудовых отношениях с работодателем.

Разовый характер поручения

Если должность сотрудника подразумевает постоянные разъезды, например, как у машиниста поезда, курьера или вахтовика, то его поездки не считаются командировками. Специалисты, которые постоянно ездят в силу специфики работы или работают в полевых условиях, могут претендовать на компенсацию своих расходов, но не по положению №749.

Вернёмся к примеру с проверкой производственного отделения в Щербинке. Если цель командировки — провести аудит нескольких подразделений и сотрудник не может сделать это за один день, имеет смысл оформить командировку на несколько суток. Особенно, если обособленное подразделение достаточно далеко от места жительства работника.

Зачем оформлять однодневную командировку

Нормативная база: ст. 60, 167, 168, 203, 212, 220, 227, 228, 229, 259, 268 Трудового кодекса РФ; п. 10 Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве; п. 6 письма Минтруда России №14-2-291; ст. 5.27 КоАП РФ.

Распространённая ситуация — работодатель просит сотрудника съездить на объект одним днём и не оформляет нужные документы. Без приказа о командировке эта просьба незаконна, и часто сотрудники не понимают, что их права нарушены.

Каждая командировка независимо от её продолжительности должна быть оформлена документально. Отсутствие приказа о поездке и других документов — прямое нарушение прав работника и трудового законодательства.

По Трудовому кодексу есть категории персонала, которые нельзя отправлять в командировки:

• беременных женщин — ст. 259;
• работников по ученическому договору, если поездка не связана с ученичеством — ст. 203;
• сотрудников младше 18 лет — ст. 268.

Некоторых работников направляют в командировку, только получив их письменное согласие. Это родители детей-инвалидов; сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи; женщины с детьми до 3 лет, одинокие родители с детьми до 14 лет, многодетные родители несовершеннолетних детей (пока младшему не исполнилось 14 лет), родитель ребёнка младше 14 лет, если супруг работает вахтовым методом. Это прописано в ст. 259 и 264 ТК РФ. 

Если работодатель не соблюдает порядок оформления поездок, например не получил согласие молодой мамы, она может пожаловаться в трудовую инспекцию на нарушение своих прав. А это грозит внеочередной надзорной проверкой и административным наказанием должностных лиц организации по ст. 5.27 КоАП РФ.

Трудовой кодекс также запрещает требовать выполнять обязанности, не предусмотренные трудовым договором. Если работа сотрудника не подразумевает разъезды, нельзя отправлять его в поездки без оформления. Специалист имеет право отказаться от выполнения такого поручения, и работодатель не сможет привлечь его к дисциплинарной ответственности.

Работник имеет право не только сохранить зарплату на время командировки, но и получить компенсацию расходов в поездке. Если приказа не было, то не факт, что он получит свои деньги. Это тоже нарушает права работника и не одобряется трудовой инспекцией.

Если в неоформленной поездке работник получит травму, то работодателю придётся объяснять следователям и трудовым инспекторам, почему сотрудник оказался вне места работы в рабочее время. Наказание назначается по ст. 5.27 КоАП. Если несчастный случай произойдёт во время командировки, то его расследование организует принимающая сторона — п. 10 Положения №73. Она создает комиссию, общается со следователями и инспекторами ГИТ, несёт расходы, информирует заинтересованных лиц. 

Как оформить однодневную командировку

Нормативная база: п. 3, 4, 7, 10, 26 Положения №749; п. 5 письма №14-2-291; п. 2.1.7 Порядка обучения по охране труда от 13.01.2003 №1/29.

Однодневная командировка отличается от любой другой только сроком, и отдельный порядок ее оформления в законодательстве не установлен. Поэтому работодатель соблюдает последовательность действий по Положению №749:

• назначает сотрудника и при необходимости получает его письменное согласие;
• выпускает приказ о командировке;
• проводит инструктаж по охране труда согласно п. 2.1.7 Порядка №1/29;
• выплачивает аванс работнику;
• фиксирует факт поездки в табеле учёта рабочего времени; 
• получает отчётные документы о командировке.

Оформление командировки: пошаговая инструкция 

Главное — подтвердить направление в командировку документами и получить согласие сотрудника, если оно требуется по закону.

Выплачиваются ли суточные

Нормативная база: ст. 168 Трудового кодекса; п. 11, 20 Положения №749; определение Верховного Суда РФ от 07.04.2017 №310-КГ17-388; п. 3 письма №14-2-291; п. 6 статьи 5.27 КоАП РФ.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются. Это прямо прописано в п. 11 Положения №749. При этом работник имеет право по ст. 168 Трудового кодекса на компенсацию иных расходов в поездке.

Компенсация расходов в однодневной командировке

Компания самостоятельно устанавливает размеры компенсации иных расходов в коллективном договоре или ином внутреннем документе, например, в положении о командировках. Суды, как правило, считают такие траты обоснованными. Как пример смотрите определение Верховного Суда РФ от 07.04.2017 №310-КГ17-388.

Если работник едет за границу, он получает суточные в размере 50% от нормы таких выплат по коллективному договору или положению о командировках работодателя — п. 20 положения №749. Размер прочих компенсаций также определяется по положению №749.

Минтруд России в письме №14-2-291 разъясняет:

• работодатели обязаны компенсировать работнику расходы на командировку с учётом ст. 168 ТК;
• порядок и размеры выплат определяются в локальном нормативном акте;
• работодатель имеет право установить дифференцированные нормы компенсаций для разных категорий работников — например, для руководителей и рядовых сотрудников.

Если работодатель не компенсирует командировочные расходы в полном объёме, это нарушение трудового законодательства, которое наказывается по п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, штраф для юридического лица — от 30 до 50 тысяч рублей.

Как оплачивается однодневная командировка

Нормативная база: ст. 139, 152, 153, 167 Трудового кодекса; Положение об особенностях исчисления средней заработной платы от 24.12.2007 №922; п. 9, 11, 25 Положения №749; п. 25 ст. 255 Налогового кодекса.

Труд работника в однодневной командировке оплачивается по тем же правилам, что и в поездке на несколько суток:

• Заработную плату рассчитывают по среднему заработку за фактически отработанное время в предыдущие 12 месяцев, в соответствии с Положением №922. Обратите внимание, что для командировок учитывают только рабочие, а не календарные дни, как для отпусков.
• Если средний заработок командированного окажется меньше, чем оплата дня по окладу, работодатель имеет право доплатить разницу. Но это должно быть предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом — смотрите п. 25 ст. 255 Налогового кодекса. Иначе работодатель не сможет учесть разницу в расходах на оплату труда.
• Если во время поездки работник заболеет или получит травму, ему начисляют пособие по временной нетрудоспособности вместо среднего заработка. При этом компания всё равно компенсирует другие связанные с поездкой расходы.
• Однодневная командировка в выходной или праздничный день оплачивается не по среднему заработку, а как работа в выходной день — по правилам ст. 153 Трудового кодекса. Расходы на транспорт, проживание и другое всё равно компенсируются.

Например, некоторые компании проводят выездные семинары для руководителей по субботам. Это тоже однодневная командировка в выходной день. Работник должен получить компенсацию и двойную зарплату по ст. 153 ТК.

Как продлить однодневную командировку

Командировка — спланированная поездка на определённый срок, по ст. 166 Трудового кодекса. Действующее законодательство не указывает, как ее продлевать. Но это не означает, что работник не может задержаться в командировке.

Например, работодатель решил поручить сотруднику дополнительную задачу в той же местности — провести выездную проверку ещё одного подразделения либо получить документы у подрядчика, который находится в том же городе. Или при планировании срока командировки не учли сложность поручения, и требуется ещё несколько дней, чтобы его выполнить.

Работодатель может использовать один из двух вариантов: оформить новую командировку, когда работник вернётся из предыдущей, или продлить действующую, не нарушая прав сотрудника. Оба варианта законны, если соблюдается порядок оформления командировки. Но первый способ займёт больше времени.

Как правильно продлить командировку:

• Определить новый срок и получить при необходимости согласие сотрудника.
• Внести изменения в приказ о командировке.
• Перечислить аванс. Учтите, что при продлении однодневной командировки работник получает право на суточные за каждый день поездки.

Без аванса работник имеет право отказаться от командировки, и к нему нельзя будет применить дисциплинарное взыскание. При этом из поездки сложно передать в бухгалтерию личное заявление о выплате. Все эти вопросы работодатель решает в рабочем порядке, по своей доброй воле:

— выдаёт аванс без заявления работника;

— принимает заявление по факсу или электронной почте, а после возвращения сотрудника из командировки получает от того оригинал.

Как учитывать рабочее время

Нормативная база: ст. 91 Трудового кодекса; п. 2 письма №14-2-291.

Кадровики отмечают день командировки в табеле учёта рабочего времени кодом «К» или «06». Если поездка выпала на рабочий день, количество часов проставлять не нужно.

Командировка в выходной день дополнительно отмечается кодом «РВ» или «03». Кадровик ставит количество фактически отработанных часов по приказу о командировке. Труд в выходные оплачивается в двойном размере. В интересах работодателя всегда точно указывать время, на которое сотрудника лишают законного отдыха.

Пример: руководителя подразделения отправили на межведомственное совещание в другой город в субботу. Работодатель включает в приказ о командировке пункт о привлечении к работе в выходной день и указывает количество часов — например 6; получает согласие работника. При заполнении табеля кадровик ставит два кода: К и РВ, указывает для РВ 6 часов.

В итоге

• Однодневная командировка отличается от других командировок только продолжительностью. В законодательстве нет упрощённого порядка ее оформления. Работодатель соблюдает все правила, установленные для командировок.
• В однодневной командировке по России суточные не платят, а в зарубежной командировке перечисляют 50% от суммы, прописанной во внутренних нормативных актах. Остальные компенсации положены работнику без изменений.
• Если однодневная командировка продлевается, работодатель обязан начислить суточные, в том числе за первый день поездки.
• Работодатель, который игнорирует оформление однодневных командировок, нарушает трудовое законодательство. Его могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Ещё можно почитать

Суточные в командировке: нормы 

Командировочное удостоверение

Каршеринг в командировке: как пользоваться и отчитаться

Командировка во время пандемии

Компенсация транспортных расходов в командировке

Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом