Однодневная командировка: оформление и оплата
Рабочая поездка может занять всего день или несколько часов и всё равно считаться командировкой. Рассказываем, чем однодневная командировка отличается от разъездной работы, как её оформить и оплатить и какие риски ждут работодателя, игнорирующего оформление коротких поездок.
Особенности однодневной командировки
Однодневная командировка — это поездка сотрудника по поручению работодателя в местность вне постоянного места работы, откуда он возвращается домой в тот же день. Чтобы однодневная рабочая поездка считалась командировкой, должны выполняться несколько условий:
- сотрудник работает в штате
- место выполнения служебного поручения отличается от места постоянной работы сотрудника
- день отъезда и день приезда совпадают
- трудовой договор работника не содержит условий о разъездном характере работы или работе в пути
Рассмотрим каждое условие подробнее.
Работа в штате
Постановление 501 прямо указывает, что сотрудник должен состоять в трудовых отношениях с работодателем. Самозанятых или сотрудников по договору ГПХ отправить в командировку не получится.
Выполнение поручения вне места постоянной работы
В постановлении 501 не прописано, что командировка должна проходить в другом населённом пункте. Главное, чтобы место работы по трудовому договору и место выполнения служебного поручения различались.
Например, работник московского головного офиса едет проверить производственное подразделение в Щербинке. В трудовом договоре местом его работы значится бизнес-центр в центре Москвы, но место выполнения задания находится в отдельном муниципальном округе. В этом случае поездку можно считать командировкой.
Удалённые сотрудники тоже могут ездить в командировки. При этом командировкой считается и поездка в центральный офис, при условии, что он находится не в городе проживания работника. Это следует из письма Роструда.
Отъезд и приезд в один день
Постановление 501 не ограничивает продолжительность командировок. Срок поездки определяется работодателем с учётом сложности задания и других особенностей поручения. Однако командировка считается однодневной, если дата отъезда и приезда сотрудника совпадают.
Например, работник улетел 24 ноября в 7:00 утра и прилетел обратно в этот же день в 23:00. Если бы сотрудник вернулся после полуночи (25 ноября), то срок командировки составил бы уже 2 дня.
Если сотрудник не может выполнить задание за день, лучше сразу оформить командировку на несколько суток. Особенно если место назначения далеко от дома работника.
Разъездная работа
Если должность сотрудника подразумевает постоянные разъезды, его поездки не считаются командировками. Например, как у машиниста поезда, курьера или вахтовика. Однако если место выполнения задания находится за пределами обычных разъездов сотрудника, поездку можно оформить как командировку. Сюда же можно отнести разовые заграничные поездки, если в обязанности работника входят поездки только по России.
Оформление однодневной командировки
Каждая командировка независимо от её продолжительности должна быть оформлена документально. Если работодатель просит сотрудника съездить на объект одним днём и не оформляет нужные документы — это прямое нарушение прав работника и трудового законодательства.
Трудовой кодекс запрещает требовать выполнения обязанностей, не предусмотренные трудовым договором. Если работа сотрудника не подразумевает разъезды, нельзя отправлять его в поездки без оформления. Специалист имеет право отказаться от выполнения такого поручения, и работодатель не сможет привлечь его к дисциплинарной ответственности.
Работник имеет право не только сохранить зарплату на время командировки, но и получить компенсацию расходов в поездке. Без приказа получить положенные выплаты нельзя.
Если в неоформленной поездке работник получит травму, то работодателю придётся объяснять следователям и трудовым инспекторам, почему сотрудник оказался вне места работы в рабочее время. Наказание назначается по ст. 5.27 КоАП.
Порядок оформления однодневной командировки
Однодневная командировка отличается от любой другой только сроком, и отдельный порядок её оформления в законодательстве не установлен. Поэтому работодатель соблюдает последовательность действий по Постановлению 501:
- назначает сотрудника и при необходимости получает его письменное согласие
- выпускает приказ о командировке
- выплачивает аванс работнику
- фиксирует факт поездки в табеле учёта рабочего времени
- получает отчётные документы после командировки
Оформление командировки: пошаговая инструкция
Выплата суточных
При однодневных командировках по России суточные не выплачиваются. Об этом говорится в п.9 постановления 501. При этом работник имеет право на компенсацию иных расходов в поездке по ст. 168 ТК РФ. Компания самостоятельно устанавливает размеры компенсации иных расходов в коллективном договоре или ином внутреннем документе, например, в положении о командировках.
Компенсация расходов в однодневной командировке:
|
Расходы
|
Законодательство
|
Размер компенсации
|
|---|---|---|
|
Суточные для командировок
по России
|
п. 9 Постановления
501
|
Не выплачиваются
|
|
Проезд
|
ст. 168 ТК РФ;
п. 8, 9, 10 Постановления 501
|
В полном объёме
|
|
Проживание
|
ст. 168 ТК РФ;
п. 8, 9 Постановления 501
|
При условии согласования
с работодателем — в полном объёме
|
|
Другие расходы с разрешения
работодателя, например: мобильная связь,хранение багажа
в камере хранения,оформление визы
|
ст. 168 ТК РФ;
п. 11 Постановления 501
|
По нормам, прописанным
в коллективном договоре или локальном нормативном
акте
|
При однодневных заграничных командировках сотрудник получает суточные в размере 50% от установленной в компании нормы, но не менее 1 250 ₽. Размер суточных, необлагаемых НДФЛ и страховыми взносами: 2 500 ₽ для обычных заграничных командировок и 3 500 ₽ для разъездных и полевых работ, а также участия в экспедициях. Если выплаты выше лимитов, с превышения нужно удержать налог и начислить страховые взносы.
Если работодатель не компенсирует командировочные расходы в полном объёме, это нарушение трудового законодательства, которое наказывается по п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, штраф для юридического лица — от 30 000 до 50 000 ₽.
Расчёт зарплаты в однодневной командировке
Труд работника в однодневной командировке оплачивается по тем же правилам, что и в поездке на несколько суток:
- Зарплату рассчитывают по среднему заработку за фактически отработанное время в предыдущие 12 месяцев. Для командировок учитывают только рабочие, а не календарные дни
- Если средний заработок командированного окажется меньше, чем оплата дня по окладу, работодатель может доплатить разницу. Но это должно быть предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 25 ст. 255 Налогового кодекса). Иначе работодатель не сможет учесть разницу в расходах на оплату труда
- Если во время поездки работник заболеет или получит травму, ему нужно начислить пособие по временной нетрудоспособности вместо среднего заработка. При этом компания всё равно компенсирует другие расходы в поездке
- Однодневная командировка в выходной или праздничный день оплачивается не по среднему заработку, а как работа в выходной день — по правилам ст. 153 Трудового кодекса. Расходы на транспорт и жильё всё равно компенсируются
Например, некоторые компании проводят выездные семинары по субботам. Это тоже однодневная командировка в выходной день. Работник должен получить компенсацию и зарплату за работу в выходной.
Продление однодневной командировки
Действующее законодательство не указывает, как продлевать однодневные командировки. Но это не означает, что работник не может задержаться в поездке. Например, работодатель поручил сотруднику дополнительную задачу в той же местности или при планировании не учли сложность задания.
Работодатель может оформить новую командировку, когда работник вернётся из предыдущей, или продлить действующую. Оба варианта законны, если соблюдается порядок оформления командировки.
Как правильно продлить командировку:
- Определить новый срок и получить при необходимости согласие сотрудника
- Внести изменения в приказ о командировке
- Перечислить аванс. При продлении однодневной командировки работник получает право на суточные за каждый день поездки
Без аванса работник имеет право отказаться от командировки, и к нему нельзя будет применить дисциплинарное взыскание.
Из поездки передать в бухгалтерию заявление о выплате можно через ЭДО.
Отметка в табеле об однодневной командировке
Кадровики отмечают день командировки в табеле учёта рабочего времени кодом «К» или «06». Если поездка выпала на рабочий день, количество часов проставлять не нужно.
Командировка в выходной день дополнительно отмечается кодом «РВ» или «03». Кадровик ставит количество фактически отработанных часов по приказу о командировке. Труд в выходные оплачивается в двойном размере.
Например, сотрудника отправили на совещание в другой город в субботу. Работодатель включает в приказ о командировке пункт о работе в выходной день, указывает количество часов и получает согласие работника. При заполнении табеля кадровик ставит два кода: К и РВ. Для РВ дополнительно прописывается время работы в выходной.
В итоге
- Однодневная отличается от других командировок только продолжительностью. В законодательстве нет упрощённого порядка её оформления. Работодатель соблюдает все правила, установленные для командировок
- В однодневной командировке по России суточные не платят, а в зарубежной командировке перечисляют 50% от суммы, прописанной во внутренних нормативных актах. Остальные компенсации положены работнику без изменений
- Если однодневная командировка продлевается, работодатель обязан начислить суточные, в том числе за первый день поездки
- Работодатель, который игнорирует оформление однодневных командировок, нарушает трудовое законодательство. Его могут привлечь к административной ответственности
Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт ответственности за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Ещё можно почитать
Суточные в командировке: нормы
Каршеринг в командировке: как пользоваться и отчитаться