Туту.ру Корпоративным клиентам Заграничная командировка: оформление, суточные и компенсация расходов

Заграничная командировка: оформление, суточные и компенсация расходов

Зарубежные поездки по служебному поручению, так же как и поездки по России, регулируются Трудовым кодексом и Положением о командировках № 749. Отдельного нормативного документа для них нет. Но у командировок за границу есть свои особенности, о которых мы расскажем в этой статье.

Подготовка к командировке за рубеж

Для заграничной служебной поездки действуют те же правила, что и для поездок по России:

  • Направить в командировку можно только штатного работника, в том числе руководителя.
  • При выборе сотрудника учитываются ограничения по действующему законодательству. Беременных женщин в командировки направлять нельзя даже при их согласии. Иностранцев, кандидатов в депутаты, учеников, инвалидов и несовершеннолетних — можно в определённых случаях. Одиноких родителей детей до 14-ти лет и других льготников по ст. 259, ст. 264 ТК РФ — только с их письменного согласия.
  • Перед командировкой обязательно выпускают приказ. Без письменного распоряжения руководителя расходы на поездку нельзя признать экономически обоснованными.

Особенности командировки за границу связаны с дополнительными документами, которые нужно оформить работнику. Их объём зависит от того, в какую страну он направляется, — с визовым или безвизовым режимом.

Информация о визовых требованиях разных стран есть на Консульском информационном портале МИД РФ. Но её лучше перепроверять на официальном сайте посольства страны. Кроме того, есть специальные сайт-сервисы, где можно ввести название страны и узнать, требуется ли виза.

Работнику понадобится загранпаспорт и, в большинстве случаев, виза. Её оформляют через компанию-посредника, например, туроператора или самостоятельно. Во втором случае нужно обратиться в визовый центр или консульское учреждение той страны, куда будет командировка. Список иностранных представительств с адресами есть на портале МИД.

Стоимость визы, сроки и перечень документов для каждой страны отличаются. Их нужно уточнять в самих представительствах. Дешевле всего оформлять визу в самом посольстве, но они есть не во всех городах России. Визовые центры дополнительно берут визовый сбор за свои услуги.

Для зарубежной поездки также понадобится страховой полис (туристическая страховка). Его требуют и при оформлении визы. По нему командированный сможет получить медпомощь в случае болезни или травмы за рубежом. Полис оформляет либо работодатель, либо сам сотрудник и потом получает возмещение этих расходов.

В некоторые страны Африки или Азии не пустят без обязательных прививок. Список стран и прививок можно узнать у терапевта или на сайте Роспотребнадзора. Результаты вакцинации вносят в прививочный сертификат. ВОЗ рекомендует вакцинироваться за 4-8 недель и не позднее 3 недель до поездки, чтобы сформировался достаточный иммунитет.

Компенсация расходов и подтверждающие документы

Оплата заграничных командировок отличается от оплаты поездок по России. По п. 23 Положения № 749 сотруднику дополнительно компенсируют затраты на оформление визы, загранпаспорта, медицинской страховки и другие обязательные платежи. Консульские, визовые и сервисные сборы работник уплачивает самостоятельно, а компания возвращает ему эти расходы.

В заграничных служебных поездках суточные выплачивают по особым правилам. Компания самостоятельно определяет нормы суточных при командировках в другие страны. Она может ориентироваться на размеры суточных для бюджетников и военнослужащих, утверждённые Постановлением Правительства № 812. Например, по этому документу самые большие суточные полагаются при поездках в Гренаду — 92 доллара в сутки, а самые маленькие — в Молдавию: 53 доллара в сутки.

При расчёте суточных за границей применяют пункты 16-20 Положения № 749:

  • день пересечения границы при въезде и время нахождения на территории другой страны оплачивают (рассчитывают) по нормам, принятым компанией для этой страны;
  • если работник посетит два и более государства, то суточные определяют в валюте по нормам, установленным отдельно для каждого государства;
  • день пересечения границы при возвращении в Россию и проезд по России оплачивают в рублях по нормам для командировок по России;
  • при вынужденной задержке в пути суточные возмещаются по отдельному приказу руководителя, после того как работник напишет служебную записку с объяснением причин задержки и дополнительных расходов;
  • в однодневной командировке за границу тоже начисляются суточные — в иностранной валюте в размере 50% от нормы, установленной внутренним положением о командировках (п. 20 Положения №749).

Пример. Работник вылетел в командировку в Беларусь 20 июня, а оттуда в Варшаву 24 июня. Вернулся в Москву 28 июня авиарейсом. За период с 20 по 24 июня размер суточных ему считают в валюте по нормам для Беларуси; с 24 по 27 июня — для Польши; за 28 июня — в российских рублях для России.

При такой схеме оплаты расходов на зарубежную поездку важно документально подтверждать все факты пересечения границы между странами. Если въезд в страну по визе, то соответствующий штамп ставит в загранпаспорт погранконтроль. В командировках в СНГ даты пересечения границ определяют по проездным документам (п. 19 Положения № 749).

Пограничники некоторых государств за пределами СНГ не всегда ставят отметки в паспорта. Положение №749 не содержит подсказок, как в этом случае подтвердить въезд в страну. Минфин в письме от 14.12.2004 № 03-05-01-04/105 рекомендует считать днями пересечения границы соответствующие дни отъезда из России и из пункта командировки.

Больничный лист в заграничной поездке

Сотруднику компенсируют расходы на оплату жилья и суточные за весь период временной нетрудоспособности в командировке по п. 25 Положения №749. Чтобы получить компенсацию за время болезни в зарубежной поездке, командированному необходимо предпринять ряд шагов:

1. Получить в заграничном медучреждении, куда работник обращался за помощью, документ, подтверждающий факт болезни. В странах СНГ это листок нетрудоспособности; в других государствах — справка или другой бланк.

2. Самостоятельно сделать в России нотариально заверенный перевод этих документов и предоставить их работодателю вместе с авансовым отчётом, чтобы подтвердить факт болезни как причины вынужденной задержки. Этого будет достаточно, чтобы компенсировать суточные и затраты на жильё.

3. Для оплаты пособия по временной нетрудоспособности заменить иностранные документы на российский листок временной нетрудоспособности. Для этого их сначала нужно легализовать.

В странах-участницах Гаагской Конвенции от 05.10.1961, в том числе России, подлинность медицинских документов удостоверяют проставлением на них апостиля. За границей его получают в компетентных органах — например, в местной гражданской администрации (магистрате). В России апостиль проставляют сотрудники консульства или представительства соответствующего государства на территории России.

Апостиль — отдельный бланк со штампом или штамп на документе с подписью должностного лица, который подтверждает подлинность иностранного документа.

После получения апостиля работнику необходимо обратиться в поликлинику по месту жительства или в частный медцентр и попросить заменить иностранный больничный российским. Решение о замене принимает врачебная комиссия на основании легализованного иностранного медицинского документа и его нотариального перевода — п. 17 Приказа Минздрава от 23.11.2021 №1089н. Номер больничного нужно сообщить работодателю.

Работодатель компенсирует работнику расходы на нотариальный перевод иностранного больничного листа, если это предусмотрено коллективным договором или другими внутренними документами.

Частые вопросы

Каков максимальный срок заграничной командировки?

Законодательных ограничений по сроку нет. Возможна как однодневная командировка за границу, так и длительная поездка на несколько месяцев. Срок определяет руководитель компании с учётом характера и объёма служебного поручения, экономической обоснованности.

Однако учитывайте последствия по ст. 207 НК РФ. При длительной заграничной командировке более 182 дней подряд сотрудник теряет статус налогового резидента РФ, а вместе с ним и право на налоговые вычеты. Ставка НДФЛ с зарплаты у него так и останется 13%, но не подтверждённые документально командировочные расходы будут облагаться по ставке 30%.

Нужна ли временная регистрация в долгой командировке?

Командировка по ст. 166 ТК РФ всегда имеет определённый срок. Однако работодатель может её продлить в том же порядке, что и оформлял изначально. То есть работник теоретически может находиться в поездке несколько месяцев или лет.

Если гражданин РФ выехал за пределы региона своей постоянной прописки на непрерывный срок от 90 дней, то он должен зарегистрироваться по месту пребывания. Но речь про другой регион РФ, а не страну.

Если сотрудник останавливается в гостинице, то её администрация направит документы в УМВД на регистрацию. Сложнее со съёмными квартирами — здесь заявление должен подавать сам командированный вместе с владельцем жилья.

За отсутствие регистрации по месту пребывания в России гражданину может грозить штраф по ст. 19.15.2 КоАП РФ — от 2 до 3 тысяч рублей.

Регистрационный учёт иностранцев в другой стране устанавливается законодательством этой страны. Узнать про него можно на сайте соответствующего консульства. Как правило, за нарушение правил пребывания в стране путешественнику грозит штраф и депортация.

По какому курсу рассчитывается аванс для загранкомандировки?

По общему правилу командировочные расходы признаются таковыми и принимаются к учёту в день утверждения авансового отчёта. То есть все валютные затраты в служебной поездке нужно пересчитать в рубли по курсу Центробанка на эту дату. Это сделает бухгалтер по чекам и квитанциям, полученным от работника. Командированному сотруднику нужно сохранять все документы о своих тратах, в том числе чеки из обменников.

Для аванса другие правила. Его работодатель может переводить как в рублях, так и в иностранной валюте. В Положении №749 и Трудовом кодексе нет никаких ограничений на этот счёт.

Если аванс работнику перечисляют в иностранной валюте, то для учёта его пересчитывают в рубли по курсу на день выплаты согласно п. 10 ст. 272 НК РФ.

Если аванс перечисляют в рублях, а во внутреннем положении размер суточных за границей указан в иностранной валюте, то размер аванса в рублях определяют также по курсу Центробанка на день перечисления в соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ.

* Cтатья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Ещё можно почитать

Командировка в выходные дни

Компенсация транспортных расходов в командировке

Командировка во время пандемии

Оформление командировки: пошаговая инструкция

Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом

Каршеринг в командировке

Начнем сотрудничество?
Оставьте электронную почту, и мы свяжемся с вами.
Преимущества сервиса Туту Командировки
  • Бронирование автобусных, авиа, ЖД билетов и отелей
  • Закрывающие документы формируются автоматически
  • Поддержка электронного документооборота
Подробнее про сервис

Станьте корпоративным клиентом

Введите название своей компании. Регистрация пройдет за 2 минуты.
Уставные документы не нужны. А пользоваться сервисом можно сразу.