Оформление командировки на личном автомобиле

• Варианты оформления
• Документы для командировки 
• Что в итоге

Мы закрыли корпоративное направление в 2023 году и больше не обновляем статьи о командировках. Информация в тексте может быть неактуальной.

Закон не запрещает использовать в командировке личный автомобиль сотрудника. Это может быть желание работника или потребность компании, у которой нет своего автопарка, а машина нужна для частых поездок. Чтобы компенсировать расходы работника на использование его авто в служебных целях, важно грамотно оформить взаимоотношения с работодателем и собрать подтверждающие документы.

Варианты оформления

Работодатель обязан возмещать сотруднику расходы, связанные с командировкой. В случае использования в поездке личного автомобиля это затраты на бензин и эксплуатацию транспорта, например, на техническое обслуживание в пути.

Чтобы выплатить компенсацию, потребуются два типа документов. Первый — соглашение или договор с работником об использовании им личного транспорта в служебных целях. Второй тип — документы, фактически подтверждающие поездку сотрудника на собственном автомобиле: путевой лист, маршрутный лист и служебная записка директору.

Существует три варианта, как оформить рабочую поездку сотрудника на личном автомобиле.

1. Соглашение с работником

Компенсацию расходов за использование личного имущества работника в служебных целях устанавливает ст. 188 ТК РФ. Размер возмещения прописывают в соглашении между работником и работодателем, составленном в свободной форме.

В документе указывают:

• характеристики личного автомобиля сотрудника — госномер, VIN, модель, цвет, год выпуска, объем двигателя;
• данные ПТС;
• статьи расходов — бензин, износ, текущий ремонт и эксплуатация и т.п.;
• условия возмещения затрат — по норме или по факту;
• сроки и порядок выплаты компенсации;
• перечень документов, которые подтверждают фактические расходы.

Пример соглашения об использовании автомобиля работника. Скачать

Компенсацию за использование автомобиля работника относят к «прочим расходам на производство и реализацию». При расчёте суммы компенсации стоит ориентироваться на Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 №92. К примеру, за использование легкового автомобиля с объёмом двигателя свыше 2000 куб. см полагается 1500 рублей в месяц. Все расходы сверх этой суммы будут идти за счёт прибыли.

Износ рассчитывают по принятому в организации методу: например, платят фиксированную сумму за километр пробега или за каждый день аренды. Плату за парковку работодатель определяет вместе с командированным.

Компенсация работнику за использование его личного имущества по соглашению не облагается НДФЛ и страховыми взносами — смотрите письмо Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977.

Расходы на использование автомобиля сотрудника должны быть экономически обоснованы. Чтобы документально подтвердить право собственности работника на автомобиль, к соглашению прикладывают копию ПТС и СТС. После поездки работнику нужно подтвердить фактические затраты на использование его авто в служебных целях: принести путевой лист, чеки за бензин с заправок, квитанции с СТО.

Если работник постоянно использует собственное авто для служебных целей, то имеет смысл включить в расходы траты сверх нормативов. Для этого компании удобнее заключить с работником договор аренды его личного автомобиля. Такие расходы тоже можно учесть как «прочие расходы, связанные с производством или реализацией» согласно ст. 252 и ст. 264 НК РФ.

2. Договор аренды транспортного средства

Компания может заключить с работником краткосрочный договор аренды его автомобиля, если во внутренних документах компании нет на это ограничений. Например, если антикоррупционная политика организации запрещает возмездные договоры ГПХ с работниками, то заключить договор аренды не получится.

По договору аренды арендатор, то есть работодатель, несёт все расходы по содержанию имущества. Он компенсирует работнику стоимость бензина, износа автомобиля и другие затраты, о которых договорятся стороны договора. Как правило, страховку и транспортный налог платит собственник авто, то есть работник.

Договор аренды автомобиля не нужно регистрировать в госорганах, но у работодателя появляются дополнительные хлопоты.

Во-первых, компании придётся выполнять все обязанности эксплуатирующей организации в отношении арендованного транспорта, установленные ст. 20 Закона о безопасности дорожного движения №196-ФЗ от 10.12.1995 г.:

• провести работнику первичный и предрейсовый медосмотр;
• организовать предрейсовый контроль технического состояния автомобиля;
• проводить регулярное техническое обслуживание — это может делать арендодатель, но тогда компания возместит ему эти расходы.

Во-вторых, по ст. 2 Закона водитель транспортного средства — это тот, кто управляет автомобилем в личных целях либо в качестве работника или ИП. Поскольку транспорт будет использоваться для служебных целей, компания должна оформить работнику внутреннее совместительство в качестве водителя и провести обучение оказанию первой помощи пострадавшим. Иначе работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение требований охраны труда или нарушение трудового законодательства.

Если работник не зарегистрирован как ИП, то работодатель будет удерживать с арендной платы НДФЛ как налоговый агент. Страховые взносы с арендных платежей не начисляются и не уплачиваются.

3. Договор аренды транспортного средства с экипажем

Компании часто используют фрахтование на время личного транспорта работников, если у сотрудника разъездной характер работы или личный автомобиль для командировок использует руководитель.

При таком виде фрахтования работник не только предоставляет свой автомобиль, но и управляет им в поездке и отвечает за техническую эксплуатацию. Плюс для компании в том, что не нужно проводить контроль технического состояния машины, оформлять работника водителем по совместительству и проводить обучение первой помощи.

Если у работодателя нет возможности проводить медосмотр сотрудника и техосмотр машины, работник самостоятельно ищет, где это сделать. Это отдельно указывают в договоре.

Минус фрахтования в том, что налоговая считает его договором смешанного типа — с элементами аренды транспортного средства и оказания услуг по управлению и техэксплуатации. Эти две составляющих нужно будет разделить при оплате арендодателю. Это означает, что придётся оформлять больше документов из-за страховых взносов, которых нет при простой аренде транспорта.

Компания как налоговый агент удерживает НДФЛ со всей стоимости договора и начисляет страховые взносы с цены услуг по управлению автомобилем — ст. 226 и ст. 420 НК РФ. Уплачивает взносы работодатель.

Документы для командировки 

Соглашение, простой договор аренды или договор аренды с экипажем подтверждают законность использования транспорта работника в командировке. Дополнительно потребуется оформить приказ о командировке, путевой лист, а также служебное задание и маршрутный лист, если они предусмотрены в локальных актах компании.

В приказе на командировку стоит добавить перед целью поездки поле «Проезд к месту командировки» и указать «Командировка на личном автомобиле (марка, модель, госномер)». Так компании будет проще обосновать компенсацию работнику.

Путевой лист нужен для подтверждения расходов на бензин, а также контроля за соблюдением водителем режима труда и отдыха. Если транспорт в аренде, то работодатель должен следить за временем в пути и перерывами.

Единой формы путевого листа нет. Компании могут разработать свой бланк или использовать типовую межотраслевую форму №3, дополнив её необходимыми графами по Приказу Минтранса России от 11.09.2020 №368; с 1 марта 2023 года — по Приказу Минтранса России от 28.09.2022 №390.

Маршрутный лист подтверждает фактическое время нахождения в командировке. Его используют, только если это предусмотрено учётной политикой компании. Служебное задание также составляют, если это установлено внутренним положением о командировках.

Перед поездкой работодатель должен выдать аванс работнику согласно п. 10 Положения о командировках №749. Предполагаемые затраты на бензин считают на основании расхода топлива в руководстве по эксплуатации автомобиля или берут базовый расход топлива для такого авто в Распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р. Второй вариант предпочтительнее, так как Минюст предписал руководствоваться им при эксплуатации транспорта.

После возвращения из поездки работник передаёт в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом служебную записку на директора, составленную в свободной форме. В ней он указывает:

• что поездка была на личном автомобиле;
• место командировки; дату и время начала и окончания командировки;
• пробег автомобиля;
• место проживания в поездке, если останавливался не в гостинице;
• список подтверждающих документов.

К служебной записке он прикладывает заполненный путевой лист, маршрутный лист (если есть), кассовые чеки с АЗС, гостиницы и другие первичные документы, обосновывающие расходы, например, квитанции СТО.

Служебная записка и пакет обосновывающих документов нужны для двух целей. Во-первых, они подтверждают фактическое время нахождения в командировке в соответствии с п. 7 Положения о командирвках №749. Во-вторых, они обосновывают размер компенсации, которая положена работнику.

Что в итоге

• Командировка на личном автомобиле работника законна, если оформить использование личного транспорта для служебных целей. Это можно сделать тремя способами: заключить соглашение с работником по ст. 188 ТК РФ, договор аренды транспортного средства или договор аренды транспортного средства с экипажем. У каждого варианта есть нюансы.
• По соглашению с работником компания сможет включить в себестоимость его услуг расходы на авто в пределах нормативов, утвержденных Постановлением №92. Остальные затраты пойдут за счёт прибыли.
• При заключении договора аренды автомобиля придётся оформить работника водителем по совместительству, провести его обучение, а также выполнять все обязанности эксплуатирующей авто организации: проводить регулярные медосмотры и техосмотры, ремонт автомобиля.
• По договору аренды транспортного средства с экипажем придётся разделять затраты на аренду и затраты на управление автомобилем, чтобы правильно начислить страховые взносы. Это требует больше трудозатрат при оформлении документов.
• Для командировки обязательно оформляют приказ и путевой лист. При возвращении из поездки работник сдаёт в бухгалтерию авансовый отчёт и служебную записку. К ним он прикладывает пакет подтверждающих расходы документов: кассовые чеки АЗС, путевой лист, квитанции СТО.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Ещё можно почитать

Командировка на служебном автомобиле: оформление и отчётность

Оформление командировки: пошаговая инструкция

Авансовый отчёт по командировке

Командировочное удостоверение

Переход на электронное оформление командировок: пошаговая инструкция

Внутреннее положение о командировках