Оформление командировки на личном автомобиле
Закон не запрещает использовать в командировке личный автомобиль сотрудника. Это может быть желание работника или потребность компании, у которой нет своего автопарка, а машина нужна для частых поездок. Чтобы компенсировать расходы работника на использование его авто в служебных целях, важно грамотно оформить взаимоотношения с работодателем и собрать подтверждающие документы.
Работодатель обязан возмещать сотруднику расходы, связанные с командировкой. В случае использования в поездке личного автомобиля это затраты на бензин и эксплуатацию транспорта, например, на техническое обслуживание в пути.
Чтобы выплатить компенсацию, потребуются два типа документов. Первый — соглашение или договор с работником об использовании им личного транспорта в служебных целях. Второй тип — документы, фактически подтверждающие поездку сотрудника на собственном автомобиле: путевой лист, маршрутный лист и служебная записка директору.
Варианты оформления
Есть 3 варианта оформления командировки на личном автомобиле.
1. Соглашение с работником
Компенсацию расходов за использование личного имущества работника в служебных целях устанавливает ст. 188 ТК РФ. Размер возмещения прописывают в соглашении между работником и работодателем, составленном в свободной форме.
В документе указывают:
— характеристики личного автомобиля сотрудника: госномер, VIN, модель, цвет, год выпуска, объём двигателя
— данные ПТС
— статьи расходов: бензин, износ, текущий ремонт и эксплуатация и т.п.
— условия возмещения затрат — по норме или по факту
— сроки и порядок выплаты компенсации
— перечень документов, которые подтверждают фактические расходы
Пример соглашения об использовании
автомобиля работника. Скачать
Компенсацию за использование автомобиля работника относят к «прочим расходам на производство и реализацию». При расчёте суммы компенсации стоит ориентироваться на Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 №92. К примеру, за использование легкового автомобиля с объёмом двигателя свыше 2000 куб. см полагается 3 000 ₽ в месяц. Все расходы сверх этой суммы будут идти за счёт прибыли.
Износ рассчитывают по принятому в организации методу: например, платят фиксированную сумму за километр пробега или за каждый день аренды. Плату за парковку работодатель определяет вместе с командированным.
|
Пример расчёта компенсации Работник ездит в командировки на своём автомобиле с объёмом двигателя 2656 куб. см. По соглашению с работодателем ему компенсируют расходы следующим образом: 4 ₽ за каждый км пробега, 120 ₽ в месяц за парковку и стоимость бензина марки АИ-92 из расчёта 11,4 л за каждые 100 км пробега. Например, за месяц пробег автомобиля в служебных целях составил 600 км. Стоимость литра бензина — 46,8 ₽. Работнику положена компенсация: — за пробег — 2 400 ₽ (4 × 600) — за бензин — 3 201,12 ₽ (11,4 л × 6 × 46,8) — за парковку — 120 ₽ Итого: 5721,12 ₽ Исходя из нормативов Постановления компания может включить в прочие расходы на производство и реализацию 3 000 ₽. Сумма 2 721,12 ₽ пойдёт за счёт прибыли. |
Компенсация работнику за использование его личного имущества по соглашению не облагается НДФЛ и страховыми взносами — смотрите письмо Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977.
Расходы на использование автомобиля сотрудника должны быть экономически обоснованы. Чтобы документально подтвердить право собственности работника на автомобиль, к соглашению прикладывают копию ПТС и СТС. После поездки работнику нужно подтвердить фактические затраты на использование его авто в служебных целях: принести путевой лист, чеки за бензин с заправок, квитанции с СТО.
Если работник постоянно использует собственное авто для служебных целей, то имеет смысл включить в расходы траты сверх нормативов. Для этого компании удобнее заключить с работником договор аренды его личного автомобиля. Такие расходы тоже можно учесть как «прочие расходы, связанные с производством или реализацией» согласно ст. 252 и ст. 264 НК РФ.
2. Договор аренды транспортного средства
Компания может заключить с работником краткосрочный договор аренды его автомобиля, если во внутренних документах компании нет на это ограничений. Например, если антикоррупционная политика организации запрещает возмездные договоры ГПХ с работниками, то заключить договор аренды не получится.
По договору аренды арендатор, то есть работодатель, несёт все расходы по содержанию имущества. Он компенсирует работнику стоимость бензина, износа автомобиля и другие затраты, о которых договорятся стороны договора. Как правило, страховку и транспортный налог платит собственник авто, то есть работник.
Договор аренды автомобиля не нужно регистрировать в госорганах, но у работодателя появляются дополнительные хлопоты.
Во-первых, компании придётся выполнять все обязанности эксплуатирующей организации в отношении арендованного транспорта, установленные ст. 20 Закона о безопасности дорожного движения №196-ФЗ от 10.12.1995 г.:
— провести работнику первичный и предрейсовый медосмотр
— организовать предрейсовый контроль технического состояния автомобиля
— проводить регулярное техническое обслуживание — это может делать арендодатель, но тогда компания возместит ему эти расходы
Во-вторых, по ст. 2 Закона о безопасности дорожного движения № 196-ФЗ водитель транспортного средства — это тот, кто управляет автомобилем в личных целях либо в качестве работника или ИП. Поскольку транспорт будет использоваться для служебных целей, компания должна оформить работнику внутреннее совместительство в качестве водителя и провести обучение оказанию первой помощи пострадавшим. Иначе работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение требований охраны труда или нарушение трудового законодательства.
Если работник не зарегистрирован как ИП, то работодатель будет удерживать с арендной платы НДФЛ как налоговый агент. Страховые взносы с арендных платежей не начисляются и не уплачиваются.
3. Договор аренды транспортного средства с экипажем
Компании часто используют фрахтование на время личного транспорта работников, если у сотрудника разъездной характер работы или личный автомобиль для командировок использует руководитель.
При таком виде фрахтования работник не только предоставляет свой автомобиль, но и управляет им в поездке и отвечает за техническую эксплуатацию. Плюс для компании в том, что не нужно проводить контроль технического состояния машины, оформлять работника водителем по совместительству и проводить обучение первой помощи.
Если у работодателя нет возможности проводить медосмотр сотрудника и техосмотр машины, работник самостоятельно ищет, где это сделать. Это отдельно указывают в договоре.
Минус фрахтования в том, что налоговая считает его договором смешанного типа — с элементами аренды транспортного средства и оказания услуг по управлению и техэксплуатации. Эти две составляющих нужно будет разделить при оплате арендодателю. Это означает, что придётся оформлять больше документов из-за страховых взносов, которых нет при простой аренде транспорта.
Компания как налоговый агент удерживает НДФЛ со всей стоимости договора и начисляет страховые взносы с цены услуг по управлению автомобилем — ст. 226 и ст. 420 НК РФ. Уплачивает взносы работодатель.
Документы для командировки
Соглашение, простой договор аренды или договор аренды с экипажем подтверждают законность использования транспорта работника в командировке. Дополнительно потребуется оформить приказ о командировке, путевой лист, а также служебное задание и маршрутный лист, если они предусмотрены в локальных актах компании.
В приказе на командировку стоит добавить перед целью поездки поле «Проезд к месту командировки» и указать «Командировка на личном автомобиле (марка, модель, госномер)». Так компании будет проще обосновать компенсацию работнику.
Путевой лист нужен для подтверждения расходов на бензин, а также контроля за соблюдением водителем режима труда и отдыха. Если транспорт в аренде, то работодатель должен следить за временем в пути и перерывами.
Единой формы путевого листа нет. Компании могут разработать свой бланк или использовать типовую межотраслевую форму №3, дополнив её необходимыми графами по Приказу Минтранса России от 11.09.2020 № 368; с 1 марта 2023 года — по Приказу Минтранса России от 28.09.2022 № 390.
Маршрутный лист подтверждает фактическое время нахождения в командировке. Его используют, только если это предусмотрено учётной политикой компании. Служебное задание также составляют, если это установлено внутренним положением о командировках.
Перед поездкой работодатель должен выдать аванс работнику согласно п. 8 Положения о служебных командировках. Предполагаемые затраты на бензин считают на основании расхода топлива в руководстве по эксплуатации автомобиля или берут базовый расход топлива для такого авто в Распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Второй вариант предпочтительнее, так как Минюст предписал руководствоваться им при эксплуатации транспорта.
После возвращения из поездки работник передаёт в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом служебную записку на директора, составленную в свободной форме. В ней он указывает:
— что поездка была на личном автомобиле
— место командировки
— дату и время начала и окончания командировки
— пробег автомобиля
— место проживания в поездке, если останавливался не в гостинице
— список подтверждающих документов
К служебной записке он прикладывает заполненный путевой лист, маршрутный лист (если есть), кассовые чеки с АЗС, гостиницы и другие первичные документы, обосновывающие расходы, например, квитанции СТО.
Служебная записка и пакет обосновывающих документов нужны для двух целей:
— для подтверждения фактического времени нахождения в командировке согласно п. 6 Постановления Правительства № 501
— для обоснования размера компенсации, которая положена работнику
Если коротко
— Командировка на личном автомобиле работника законна, если оформить использование личного транспорта для служебных целей. Это можно сделать тремя способами: заключить соглашение с работником по ст. 188 ТК РФ, договор аренды транспортного средства или договор аренды транспортного средства с экипажем. У каждого варианта есть нюансы
— По соглашению с работником компания сможет включить в себестоимость его услуг расходы на авто в пределах нормативов, утвержденных Постановлением Правительства № 92. Остальные затраты пойдут за счёт прибыли
— При заключении договора аренды автомобиля придётся оформить работника водителем по совместительству, провести его обучение, а также выполнять все обязанности эксплуатирующей авто организации: проводить регулярные медосмотры и техосмотры, ремонт автомобиля
— По договору аренды транспортного средства с экипажем придётся разделять затраты на аренду и затраты на управление автомобилем, чтобы правильно начислить страховые взносы. Это требует больше трудозатрат при оформлении документов
— Для командировки обязательно оформляют приказ и путевой лист. При возвращении из поездки работник сдаёт в бухгалтерию авансовый отчёт и служебную записку. К ним он прикладывает пакет подтверждающих расходы документов: кассовые чеки АЗС, путевой лист, квитанции СТО
Ещё можно почитать
Командировка на служебном автомобиле: оформление и отчётность
Оформление командировки: пошаговая инструкция
Авансовый отчёт по командировке
Переход на электронное оформление командировок: пошаговая инструкция
Внутреннее положение о командировках
Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.