Приказ о командировке: правила составления и образец
Мы закрыли корпоративное направление в 2023 году и больше не обновляем статьи о командировках. Информация в тексте может быть неактуальной.
Служебная командировка — поездка работника по письменному распоряжению работодателя. Оформление командировки невозможно без соответствующего приказа. В этой статье разберём, как правильно оформить приказ о направлении в командировку сотрудника и директора, и приведём образец документа.
Этапы подготовки приказа
Перед тем как издать приказа о командировке, сначала определяют, кто из сотрудников отправится в поездку. В большинстве случаев работодатель имеет право выбрать для выполнения служебного поручения любого сотрудника, но есть и исключения. Кого нельзя направить в командировку или можно только с письменного согласия, мы писали ранее.
Руководитель организации направляет работника в командировку на основании служебной записки его непосредственного начальника или подписанного им служебного задания. В документах указывают место, срок и цель поездки. Директор визирует служебную записку либо подписывает служебное задание. После этого кадровик или бухгалтер готовят приказ о командировке.
В законодательстве не прописано, за какое время до командировки составляется приказ. Однако сотрудник имеет полное право не ехать без письменного распоряжения руководителя, то есть приказ уже должен быть в день командировки. Кроме того, работник до отъезда должен получить аванс на суточные, проживание, проезд, а для перечисления денег бухгалтерии нужен приказ.
Цель командировки: примеры формулировок
Цель служебной командировки — это поручение работодателя, которое должен выполнить сотрудник. Её указывают обязательно, чтобы признать расходы на поездку экономически обоснованными.
Цель командировки должна быть конкретной, чтобы после поездки можно было проверить результат выполнения служебного поручения. Например, не «участие в конференции», а «участие в конференции по информационной безопасности с 22 по 24 мая 2022 года». Подтвердить участие в конференции сотрудник может, если принесёт приглашение, программу, раздаточные материалы. Недостаточно указать целью «выполнение поручения руководителя» или «решение производственных вопросов» — это и так следует из характера самой командировки.
Цель командировки должна быть производственной, то есть связанной с задачами бизнеса. Плохой идей будет написать в качестве цели «посещение корпоратива», так как корпоративы не относятся к трудовой деятельности.
Кроме того, цель поездки должна соответствовать должности и обязанностям работника. Не стоит указывать целью поездки простого инженера «проведение переговоров о сотрудничестве с партнёрами», ведь, скорее всего, это не входит в его полномочия. А вот «практическое ознакомление с работой системы пожарной сигнализации марки N» — вполне.
По сути, цель должна отвечать на два вопроса руководителя и налогового инспектора:
- Зачем нужна командировка, и какой результат должен представить сотрудник?
- Почему поехал именно этот работник?
Примеры целей командировки
|
Для работника |
Для руководителя |
|
Сверка взаиморасчётов с поставщиком и передача оригиналов документов Внутрикорпоративное обучение по подготовке годового отчёта за 2022 год в центральном офисе Аудит обособленного подразделения (службы охраны труда, службы связи, службы подстанций) Подписание договора оказания услуг с ООО «Ласточкино гнездо» |
Проведение переговоров с партнёрами о поставках оборудования Аттестация в территориальном управлении Ростехнадзора по г. Москве по промышленной безопасности Участие в конференции для субъектов малого бизнеса 23 мая 2022 года Доклад генеральному директору в головном офисе |
Правила составления приказа
Документ оформляют в произвольной форме или используют унифицированную форму Т-9. Для коллективной поездки по одному служебному заданию удобно использовать бланк Т-9а. Например, когда бригада едет на выполнение работ по договору подряда, или группа сотрудников отправляется в головной офис с согласованием годового отчёта.
На что обратить внимание при заполнении:
- приказ о командировке сотрудника составляют по поручению директора, после того как он завизирует служебную записку или подпишет служебное задание;
- форма приказа должна быть утверждена внутренним документом, например, положением о командировках.
В документе указывают Ф.И.О. и должность сотрудника полностью, без сокращений.
Срок поездки определяют в полных календарных днях по п. 4 Положения о командировках №749. День приезда и отъезда считаются командировкой. Например, сотрудник уезжает на поезде, который отправляется 25 мая в 22:45, возвращается на поезде 28 мая в 00:15. Период командировки составит четыре календарных дня, с 25 по 28 мая.
В графе «За счёт средств» обычно ставят название организации-работодателя. Это то лицо, которое оплачивает командировочные расходы.
Графы «Цель» и «Основание» заполняют по данным служебной записки или служебного задания. Если работник давал письменное согласие на поездку, указывают реквизиты: название документа с ФИО сотрудника и датой подписания.
Печать организации на приказе о командировке не ставят. Это внутренний документ, поэтому она не нужна.
Приказ о командировке: образец заполнения.
Скачать образец
Приказ для командировки директора
Руководитель организации, который не является её собственником, подчиняется общим правилам для наёмных работников. Его служебную командировку тоже нужно оформлять приказом, чтобы обосновать расходы. Одновременно директор действует как представитель работодателя.
Особенность направления в командировку руководителя компании в том, что он сам будет подписывать приказ о своей командировке. Служебное задание или служебную записку он тоже составит от своего имени. Это следует из позиции Роструда в письме от 11.03.2009 №1143-ТЗ.
Исключение — директор филиала или обособленного подразделения. Их командировки оформляют, как правило, в головном офисе компании. Приказ в этом случае подписывает генеральный директор.
Командировка без приказа
Командировки без письменного распоряжения работодателя незаконны, поскольку противоречат ст. 166 ТК РФ и п. 3 Положения о командировках №749. Сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию или прокуратуру на два обстоятельства:
- отправили в поездку без приказа, тогда как в трудовом договоре не закреплён разъездной характер работы;
- не компенсировали командировочные расходы.
Работодателя могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для юрлица составляет от 30 000 до 50 000 рублей.
Расходы по командировкам без приказа нельзя признать экономически обоснованными по ст. 168 ТК РФ и ст. 252 НК РФ. Они осуществляются за счёт чистой прибыли. Есть последствия и для работника. Например, директор уехал в командировку без приказа и сам себе выплатил аванс на командировочные расходы. Компания должна будет начислить и удержать НДФЛ, а также страховые взносы на всю сумму, поскольку это не подтверждённые документально затраты.
Обойтись без приказа на командировку для наёмного работника можно только в одном случае — при разъездном характере работы, закреплённом в трудовом договоре. Такие поездки по ст. 166 ТК РФ командировками не признаются.
Учредитель или акционер бизнеса либо ИП тоже отправляются в поездки без приказа, но это уже не относится к трудовому законодательству.
Запомнить
- Расходы на командировку признаются экономически обоснованными при наличии письменного распоряжения работодателя — приказа на командировку.
- Руководитель подписывает приказ о командировке после получения служебной записки или служебного задания от непосредственного начальника командированного сотрудника.
- Перед выпуском приказа о командировке у некоторых работников нужно получить письменное согласие.
- Цели командировки должны быть конкретными, выполнять задачи бизнеса и соответствовать должности и обязанностям работника.
- Приказ на командировку оформляют по принятой в организации форме или на унифицированном бланке Т-9. Для коллективной поездки по одному служебному заданию удобно использовать бланк Т-9а.
- Приказ на командировку не нужен, если поездка связана с разъездным характером работы по трудовому договору, или в командировку едет ИП или собственник бизнеса (учредитель или акционер).
- За командировку наёмного сотрудника без приказа работодатель может быть привлечён к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, расходы на поездку не будут считаться экономически обоснованными.
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Ещё можно почитать
Чек-лист: как выбрать отель для командировки
Авансовый отчёт по командировке
Переход на электронное оформление командировок: пошаговая инструкция