Командировка: что нужно знать сотруднику
Командировка — это служебная поездка сотрудника, которая проходит вне места его постоянной работы. Её срок определяет работодатель. Занятость, связанная с постоянными разъездами — проводника поезда или курьера, — командировкой не считается.
На время командировки за вами сохраняется рабочее место и средний заработок — уволить в этот период не могут. Работодатель обязан компенсировать расходы на жильё, проезд и другие траты, связанные с поездкой. Это закреплено в ст. 167 и 168 ТК РФ.
Расскажем, как подготовиться к командировке, какие документы понадобятся и как отчитаться о расходах.
Этапы оформления командировки
В некоторых компаниях в дополнение к трудовому законодательству есть локальный акт, который регулирует процесс командирования сотрудников. В нём указывают:
— какие цели могут быть у рабочей поездки
— кого можно отправить в командировку
— какой размер суточных по России и за границей
— какие виды расходов покрывает фирма: проживание, транспорт, деловые ужины, трансфер, такси
Перед поездкой ознакомьтесь с положением о командировках, чтобы точно знать, какие расходы возместят.
Процесс оформления в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть общие моменты, характерные для большинства организаций.
1. Выбор сотрудника
По закону не каждого работника можно отправить в командировку — даже с его согласия. Например, нельзя командировать беременных, несовершеннолетних и сотрудников с инвалидностью, если поездка противоречит программе реабилитации.
Вы можете отказаться от командировки, если:
— воспитываете ребёнка до 3 лет
— в одиночку воспитываете ребёнка до 14 лет
— воспитываете ребёнка с инвалидностью
— находитесь в отпуске или на больничном
— являетесь кандидатом в депутаты в период выборов
В этих случаях работодатель должен получить у вас письменное согласие, чтобы отправить вас в командировку. Отказ от поездки не будет нарушением трудовой дисциплины.
Это закреплено в ст. 259 и 264 ТК РФ, а также в ст. 41 ФЗ № 67. Почитайте об особенностях командировок для сотрудников с детьми.
В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.
2. Согласование командировки
Во многих компаниях согласование автоматизировано: работнику нужно создать заявку в корпоративной системе, а оформлением документов займутся секретариат, отдел кадров или бухгалтерия.
В некоторых организациях принято составлять служебную записку, чтобы согласовать поездку и расходы. Обычно это делает руководитель сотрудника. В записке указывают сроки, цель поездки, ФИО и должность работника.
3. Составление заявления на выплату аванса
Перед поездкой нужно написать заявление на перечисление аванса, чтобы купить билеты и забронировать жильё. Сумма складывается из примерной стоимости проживания, транспорта и суточных.
Перед бронированием сверьтесь с положением о командировках. Если лимит на гостиницу — 4 000 ₽ в сутки, люкс в пятизвёздочном отеле бронировать не стоит.
4. Выпуск приказа о командировке
После согласования поездки работодатель выпускает приказ, который вам нужно подписать. В нём указывают:
— ваши данные: ФИО, должность, подразделение
— место командировки
— даты и количество календарных дней
— цель поездки
— кто финансирует поездку
Также в документе могут быть строки для комментариев. Например, для указания размера суточных.
Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но сейчас они необязательны.
5. Бронирование жилья и билетов
В каждой компании процесс устроен по-своему. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами сотрудники из полученного аванса, а где-то — отдел кадров или секретариат. Многим организациям удобнее работать с определённым сервисом и оплачивать билеты с корпоративного счёта.
Некоторые компании разрешают сотруднику ехать на личном или служебном автомобиле. Тогда вместо билетов бухгалтер или секретарь оформляет путевой лист.
6. Выплата суточных
Суточные перечисляют за несколько дней до командировки. Эти деньги покрывают дополнительные расходы в поездке, например питание. Отчитываться, на что ушли суточные, не нужно.
Размер суточных компания определяет сама и фиксирует в положении о командировках или коллективном договоре. Обычно размер суточных для поездок по России и за границу отличается.
По ст. 217 НК РФ суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах:
— 700 ₽ в день — для командировок по России
— 2 500 ₽ в день — для загранкомандировок
— 3 500 ₽ в день — для заграничных поездок при разъездном характере работы, вахтовом методе и полевом довольствии
— 8 480 ₽ в день — для командировок в ДНР, ЛНР, Херсонскую и Запорожскую области
Часто работодатели используют эти суммы как максимальный размер суточных.
При однодневных командировках по России суточные не выплачивают. Для однодневных загранкомандировок действует другое правило — сотрудник получает 50% от установленного в компании норматива.
7. Командировка
Когда приказ подписан, билеты куплены, жильё забронировано и суточные перечислены, можно отправляться в путь.
Обычно служебная поездка начинается с дороги в день выезда, но в каждой компании свои правила. Где-то в день отъезда на работе можно не появляться, даже если вылет в 21:00. В других организациях нужно прийти в офис хотя бы на пару часов — заранее уточните это у руководителя.
В командировке важно сохранять все документы, подтверждающие расходы: посадочные талоны, чеки на жильё, транспорт и другие служебные траты.
8. Отчёт о командировочных расходах
После возвращения сотрудник отчитывается о тратах. Для этого нужно приложить к авансовому отчёту все документы: договоры, чеки, посадочные талоны. Его нужно сдать в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.
В отчёте указывают, сколько денег получено, сколько потрачено, есть ли остаток или перерасход. Бухгалтерия сверяет траты с авансом и делает перерасчёт: если сотрудник потратил меньше — возвращает разницу, а если больше и это не противоречит внутреннему положению о командировках — компания доплачивает.
Если какой-то чек потерялся, придётся составить служебную записку на возмещение расходов. А если потеряли посадочный талон, можно запросить в авиакомпании справку о перелёте.
Отчётные документы
На жильё
Для подтверждения проживания в гостинице нужна распечатка брони или ваучер, а также чек об оплате или счёт-фактура. Какими документами подтвердить проживание в гостинице
Если вы снимаете квартиру, приложите к отчёту договор найма. Лучше заранее уточнить у арендодателя, сможет ли он оформить договор, и узнать в бухгалтерии, примут ли такой документ. Где можно жить в командировке кроме отеля
На транспорт
При покупке билета онлайн сохраните электронный чек. Его вместе с билетом нужно распечатать и приложить к отчёту.
Также сохраняйте проездные документы. К ним относятся:
— посадочный талон и маршрутная квитанция — при авиаперелёте
— билет на поезд или автобус
Если положение о командировках предусматривает компенсацию трат на городской общественный транспорт, трансфер или такси — сохраняйте чеки и за них.
На другие расходы
Что ещё компенсирует компания, зависит от её положения о командировках. Например, некоторые организации могут возмещать деловые ужины: в этом случае сохраните чек из ресторана.
Ещё можно почитать
Суточные в командировке: нормы
Компенсация транспортных расходов в командировке
Как оформить отмену командировки
Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.