Командировка на служебном автомобиле: оформление и отчётность
Компания может выделить сотруднику транспорт для служебной поездки в другой город. В статье разбираемся, как оформить такую командировку, что делать в случае ДТП и какие документы собрать для отчётности.
Как оформить поездку
Перед командировкой на служебном автомобиле работодатель должен:
- Выбрать сотрудника. Если это требуется по закону, получить от него письменное согласие
- Выпустить приказ о командировке
- Выдать работнику аванс на суточные и проживание
У командировок на служебном транспорте есть 3 особенности.
Во-первых, в приказе о командировке желательно указать, что поездка будет на автомобиле компании. Это не обязательное требование, но тогда не придётся оформлять отдельное распоряжение о выделении транспорта работнику как основание для поездки. И так будет проще собрать все документы к авансовому отчёту.
Во-вторых, по п. 6 Положения о командировках фактический срок командировки при поездке на служебном автомобиле подтверждают не билеты, а служебная записка. Командированному сотруднику необходимо заранее подготовить этот документ и взять с собой, чтобы кадровик или руководитель принимающей стороны поставили отметки о его прибытии и отъезде. Служебная записка заменяет командировочное удостоверение, которое уже необязательно оформлять. Строгих требований к оформлению записки нет — её пишут в свободной форме.
Ставить отметки принимающей стороны — не обязательное требование, а рекомендация, чтобы было проще подтвердить фактический срок командировки.
Пример служебной записки. Скачать образец
В-третьих, при планировании срока командировки необходимо учитывать Особенности режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утверждённые Приказом Минтранса от 16.10.2020 № 424. По п. 10 документа управлять служебным автомобилем можно не более 9–10 часов в сутки, а не позднее 4 часов 30 минут непрерывного вождения нужно делать перерыв не менее 45 минут (п. 13).
Иногда работодатели забывают об этом правиле и нарушают трудовые права водителей. Добросовестные руководители, наоборот, изначально устанавливают во внутреннем положении о командировках ограничения для поездок на служебном автомобиле, например не больше 300–400 км за поездку.
Режим вождения и отдыха автоматически регистрируется тахографом. Это специальное устройство, которое обязательно устанавливают на грузовики и автобусы по приложению 2 к Приказу Минтранса России от 28.10.2020 № 440. Режим труда водителей легковых автомобилей, где тахографа нет, можно проконтролировать по путевым листам. В них водитель отмечает время стоянки и показания одометра — прибора, который считает пробег авто.
Путевой лист для командировки можно выписать на смену, если водитель только отвезёт сотрудника к месту командировки и вернётся, либо на весь срок поездки, если служебный автомобиль выделен сотруднику на таких условиях.
Как подтвердить расходы компании на транспорт
По п. 6 Положения о командировках, использование автомобиля компании для командировки подтверждают следующими документами: служебной запиской, путевым листом, маршрутным листом, чеками на бензин и другими.
Путевой лист. Это обязательный документ для поездок на служебном автомобиле по п. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. При отсутствии путевого листа инспектор ГИБДД вправе оштрафовать водителя на 500 рублей по ст. 12.3 КоАП РФ. И налоговая инспекция не признает расходы на служебный автомобиль и бензин в командировке обоснованными.
Путевые листы запрашивает трудовая инспекция при проверке, чтобы контролировать соблюдение режима труда и отдыха для водителей. Также ими интересуется Ространснадзор.
Единой формы путевых листов нет. Каждая организация разрабатывает и утверждает свой бланк с учётом обязательных реквизитов по Приказу Минтранса России от 28.09.2022 № 390. За основу можно брать типовую межотраслевую форму № 3 и дополнить её нужными графами.
Маршрутный лист. Применяется только, если это предусмотрено учётной политикой компании. Он доказывает, что служебный автомобиль используется для деловых, а не личных целей. Учесть расходы на ГСМ только по маршрутному листу нельзя. Но документом можно обосновать фактический срок пребывания в командировке для суточных, а также использование автомобиля именно для командировки. Форму маршрутного листа каждая организация устанавливает самостоятельно.
Чеки с заправок. Многие фирмы выдают водителям корпоративные топливные карты, с помощью которых те рассчитываются на АЗС. В этом случае собирать чеки на ГСМ не нужно. Компания сама проконтролирует все расходы на бензин и расходники, получит платёжные документы в личном кабинете банка.
Счета, квитанции из автосервисов. Ими можно подтвердить расходы на вынужденный ремонт автомобиля в пути и другие расходы на техобслуживание машины в командировке.
Нужно ли проходить медосмотр и техосмотр
Штатный водитель служебного автомобиля проходит обязательный предрейсовый и послерейсовый медосмотр согласно п. 3 ст. 23 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Без этого он не может управлять транспортом. Если командированный не работает штатным водителем, ему тоже стоит пройти предрейсовый осмотр. Отметку о медосмотре ставят в путевой лист, в графу «Сведения о водителе».
Все юрлица, которые используют служебный автотранспорт для собственных нужд, проводят обязательный предрейсовый (предсменный) контроль его технического состояния (п. 2 Порядка в ред. Приказа Минтранса России от 15.01.2021 № 9). Без этого машину нельзя выпускать на линию. Отметку о техосмотре ставят в путевой лист, в графу «Сведения о транспортном средстве».
|
По ст. 11.32 КоАП РФ за допуск к работе водителя без медосмотра компании грозит штраф до 50 тыс. рублей. Отсутствие отметки в путевом листе о техосмотре тоже обойдётся в 50 тыс. рублей — ст. 12.31 КоАП РФ |
Что делать в случае поломки или ДТП
Сотрудник должен сразу сообщить своему непосредственному руководителю или вышестоящему руководству о происшествии в командировке. Это его обязанность по ст. 21 ТК РФ. Дальнейшие действия будут зависеть от инструкций начальника и характера внеплановой ситуации.
ДТП на служебном автомобиле по сути не отличается от аварии на личном транспорте. Водитель должен действовать по п. 2.5, 2.6, 2.6.1 Правил дорожного движения. Если его признают виновным в аварии, ущерб пострадавшей стороне будет возмещать его работодатель — компания, которая отправила его в служебную поездку.
Компания потом может предъявить регрессные требования к водителю как к виновнику ДТП, то есть сначала выплатит определённую сумму пострадавшему, а потом взыщет её со своего работника.
Если командированный сотрудник пострадал в ДТП, ему оформят больничный. Работник имеет право на компенсацию суточных за всё время нетрудоспособности, расходов на жильё, пособие по временной нетрудоспособности по Положению о командировках. Ещё он может получить возмещение затрат на лечение и страховые выплаты, если ДТП признают несчастным случаем на производстве.
7 внеплановых ситуаций, которые могут случиться в командировке
При поломке авто необходимо сразу сообщить руководителю и действовать по его инструкциям. Если он разрешит ремонт служебного автомобиля за счёт командированногоя, то можно починить машину и продолжить поездку. Компания затем возместит эти затраты. Статья 168 ТК РФ предусматривает компенсацию иных расходов, произведённых с ведома работодателя.
|
Командированный сотрудник имеет право на суточные и возмещение расходов на жильё за все дни вынужденной задержки в служебной поездке — п. 11 Положения о командировках |
Как отчитаться о поездке
Сотруднику в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки нужно сдать в бухгалтерию авансовый отчёт. Его обязанность — документально подтвердить расходы на жильё и время нахождения в командировке. Затраты на топливо и эксплуатацию автомобиля обосновывает служба транспорта или тот отдел, который отвечает за служебный транспорт.
В случае поездки на служебном автомобиле работник прикладывает к отчёту служебную записку о фактическом сроке пребывания в командировке. Если в пути были вынужденные задержки из-за поломки транспорта или ДТП, обосновывает их в тексте.
Кроме этого, в бухгалтерию нужно принести:
- обязательно — путевой лист
- чеки за топливо или выписки с топливной карты
- чеки из автосервиса, если в поездке автомобиль чинили
- другие документы по п. 6 Положения о командировках
Командировка на служебном автомобиле имеет для работодателя больше рисков, чем обычные поездки на поезде, автобусе или самолёте. Компанию могут оштрафовать за возможные нарушения режима труда и отдыха водителя, ошибки в путевых листах. А в случае ДТП по вине водителя служебного автомобиля работодатель будет возмещать ущерб пострадавшей стороне.
Ещё можно почитать
Чек-лист: как выбрать отель для командировки
Авансовый отчёт по командировке
Переход на электронное оформление командировок: пошаговая инструкция
Внутреннее положение о командировках
Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.