Длительная командировка: 6 нюансов, которые нужно учесть работодателю

• 1. Максимальная длительность командировки
• 2. Дополнительные затраты на оплату труда и страховку
• 3. Потеря статуса налогового резидента
• 4. Перенос отпуска
• 5. Временная регистрация по месту пребывания
• 6. Семья работника

Иногда работодатель отправляет работника в командировку не на несколько дней, а на несколько месяцев или даже лет — например, для участия в строительстве и запуске нового завода. При этом далеко не всем сотрудникам по душе длительные поездки. Разбираемся, что нужно знать работодателю, чтобы соблюсти интересы компании и не ущемить права работника.

1. Максимальная длительность командировки

У сотрудника, которого отправляют в долгую командировку, возникает вопрос, насколько это законно. В трудовом законодательстве нет ограничений по сроку командировки — она может длиться как один день, так и несколько месяцев. Установлено только, что это служебная поездка по поручению работодателя на определённый срок. То есть должна быть известна дата окончания командировки — она не может быть открытой, «до завершения работ». При этом если специалист не успел выполнить служебное поручение или не смог вернуться в срок по уважительной причине, например, из-за непогоды, работодатель имеет право продлить срок поездки.

Если длительная поездка оформлена с соблюдением правил, то она законна и и оспорить её работник не может. Кадровик должен объяснить это сотруднику до оформления приказа на командировку, чтобы избежать жалоб в трудовую инспекцию.

2. Дополнительные затраты на оплату труда и страховку

Период командировки работника оплачивается по среднему заработку. Для расчёта берётся фактически начисленная зарплата за 12 месяцев, предшествующих служебной поездке, включая премии и компенсационные выплаты. Например, если работник перед поездкой получил 13-ю зарплату, то его средний заработок будет выше обычного. Но если специалист работает недавно или долго был на больничном перед командировкой, то заработок будет ниже.

Теоретически работодатель может установить доплату до фактического заработка в период командировки в коллективном, трудовом договоре или локальном нормативном акте. Такие расходы можно принять к налоговому учету как оплату труда. Минфин разъяснил это в письме от 03.12.2010 №03-03-06/1/756. Но решение будет принимать работодатель. Сам работник, если он не «льготник», не может отказаться от командировки из-за того, что будет получать меньше.

Дополнительно работодатель должен выдать аванс на проезд и жильё, а также суточные за каждый день в командировке, включая выходные и праздники. Если работник едет за границу, то ему также возмещаются:

• траты на оформление визы и загранпаспорта;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за въезд или транзит автотранспорта;
• расходы на медстраховку и другие обязательные платежи.

Такие правила установлены в п. 10, 11 и 23 Положения о командировках №749.

При планировании длительных командировок руководитель должен учитывать, что все расходы на поездку работнику нужно будет заплатить разово, авансом. Это установлено п. 10 Положения №749.

Командированные в район Крайнего Севера или схожие по климатическим условиям местности иногда полагают, что их труд должен оплачиваться с применением районных коэффициентов и северных надбавок. Но для командировочных выплат северные коэффициенты не применяются. Средний заработок считается за период, когда работник трудился в нормальных климатических условиях. Роструд разъяснил это в ответах на вопросы на сайте Онлайнинспекция.рф.

Верховный Суд РФ также считает, что на средний заработок в служебной командировке районный коэффициент не начисляется. Кадровику или бухгалтеру лучше объяснить этот нюанс работнику до того, как он напишет жалобу в трудовую инспекцию или обратится с иском в суд. Заграничная командировка: оформление, суточные и компенсация расходов

3. Потеря статуса налогового резидента

Если сотрудник пробудет за границей больше 183 дней, то он потеряет статус налогового резидента РФ и будет платить НДФЛ с зарплаты и других доходов от российской компании по ставке 30%, а не 13% или 15%. Исключений немного. Например, ставка в 13% или 15% сохраняется для членов экипажей судов под российским флагом. Такие правила установлены в ст. 207 и ст. 224 НК РФ.

Гражданин считается налоговым резидентом РФ, если он находится в России 183 дня в течение 12 месяцев подряд. Бухгалтер проверяет этот статус при каждом начислении зарплаты. С 1 января 2023 года НДФЛ уплачивается с каждой выплаты от работодателя, а не раз в месяц, как раньше.

Помимо этого налоговый нерезидент утрачивает право на налоговые вычеты: стандартный на детей, социальный и имущественный. Такие льготы предоставляются только в отношении доходов, облагаемых НДФЛ по ставке в 13%, — основной налоговой базе. В других случаях согласно п. 3 ст. 210 НК РФ вычеты не применяются.

Налоговым периодом по НДФЛ считается календарный год. Если работник в течение года утратил статус резидента и до 31 декабря его не возобновил, то в конце года за весь период с 1 января бухгалтер делает перерасчёт НДФЛ по ставке 30% и отменяет вычеты, полученные работником с начала года. У сотрудника возникает налоговая задолженность, о которой нужно сообщать в ИФНС. Так что фактически длительные зарубежные поездки невыгодны не только работнику, но и работодателю.

Статус налогового резидента независимо от срока заграничной командировки сохраняют только чиновники и военнослужащие. Остальным работникам придётся считать все дни командировки и, возможно, по согласованию с работодателем прерывать её, чтобы съездить в РФ. Работник должен сам следить за своим налоговым статусом. Скрыть сроки поездки от ФНС не получится. Конечно, налоговая не станет проверять отметки в загранпаспорте работника, но период нахождения за рубежом можно будет определить по приказу о командировке.

4. Перенос отпуска

Каждый штатный сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск, очерёдность предоставления которого устанавливается ежегодным графиком отпусков. Если сроки отдыха и командировки совпадают, то у работодателя есть два варианта:

1. Перенести срок ежегодного отпуска. Это можно сделать только с письменного согласия работника. При этом перенесённый отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставлялся.

2. Прервать командировку на время отпуска. Сотрудник имеет право уйти в отпуск по графику без предупреждения работодателя, поскольку это его законное право. На это неоднократно указывал Роструд в разъяснениях на сайте Онлайнинспекция.рф. Так что если не удалось получить от работника согласия на перенос отдыха, придётся планировать командировку с учётом графика отпусков.

Руководителю нужно учитывать, что невыплата отпускных в срок — нарушение трудового законодательства. Если работник пожалуется в трудовую инспекцию, то компанию оштрафуют по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ в размере от 30 000 до 50 000 рублей. А по иску от сотрудника суд может начислить проценты в размере 1/150 от ключевой ставки Центробанка за каждый день просрочки и возмещение морального вреда.

Некоторые категории работников могут уходить в отпуск в удобное для себя время — например, родители детей-инвалидов. Несовершеннолетние и работники с вредными или опасными условиями труда должны отдыхать каждый год, и перенести их отпуск из-за длительной командировки будет проблематично. Эти нюансы также нужно иметь в виду при планировании служебных поездок.

5. Временная регистрация по месту пребывания

Находясь в другом российском регионе больше 90 дней, гражданин должен оформить в ОМВД регистрацию по месту пребывания. За нарушение порядка придётся заплатить штраф от 2 000 до 3 000 рублей по ст. 19.15.2 КоАП РФ.

Если командированный работник останавливается в гостинице, то временную регистрацию оформляют её сотрудники. Ситуация сложнее, если он снимает частную квартиру. Собственники жилых помещений часто опасаются прописывать кого-то на своей территории даже временно.

При длительных командировках лучше пользоваться гостиницами и отелями, хотя это и дороже квартир. Или можно выезжать из региона на время, чтобы был билет о прибытии как подтверждение пребывания менее 90 дней. В большинстве случаев работодатель не сможет возместить такие «перевалочные» расходы, поскольку это не предусмотрено п. 12 Положения №749.

При зарубежных поездках правила ещё строже. В любой стране для иностранцев действуют свои правила пребывания — с ними лучше ознакомиться до поездки на сайте консульства соответствующей страны. Например, в Сербии иностранец должен зарегистрироваться в полиции в течение 24 часов после въезда и при смене отеля сделать это снова. За нарушение правил пребывания иностранцам могут грозить штраф, депортация или запрет на въезд.

6. Семья работника

В длительной командировке некоторые работники предпочитают, чтобы их близкие были рядом. Трудовым кодексом и Положением №749 не предусмотрено возмещение расходов на служебную поездку для супругов или детей командированных сотрудников. Работодатель не может запретить семье сотрудника ехать вместе с ним, но расходы на их проживание несёт работник.

Кадровик должен предупредить командированного, чтобы тот разделил расходы: отдельно покупал билет себе и членам семьи, получил отдельный счёт за проживание в гостинице. Так ему будет проще обосновать свои затраты по авансовому отчёту.

С командировками семейных работников есть ещё одна проблема. Некоторые категории сотрудников с семейными обязательствами можно направить в служебную поездку только с их письменного согласия — например, отцов-одиночек детей до 14 лет или родителей ребёнка-инвалида.

Если такой сотрудник отказывается от поездки, это не будет считаться нарушением трудовой дисциплины. Руководителю придётся искать другого кандидата на командировку.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Ещё можно почитать

Командировка на служебном автомобиле: оформление и отчётность

Оформление командировки: пошаговая инструкция

Авансовый отчёт по командировке

Командировочное удостоверение

Переход на электронное оформление командировок: пошаговая инструкция

Внутреннее положение о командировках