Длительная командировка: 6 нюансов, которые нужно учесть работодателю
Мы закрыли корпоративное направление в 2023 году и больше не обновляем статьи о командировках. Информация в тексте может быть неактуальной.
Иногда работодатель отправляет работника в командировку не на несколько дней, а на несколько месяцев или даже лет — например, для участия в строительстве и запуске нового завода. При этом далеко не всем сотрудникам по душе длительные поездки. Разбираемся, что нужно знать работодателю, чтобы соблюсти интересы компании и не ущемить права работника.
1. Максимальная длительность командировки
У сотрудника, которого отправляют в долгую командировку, возникает вопрос, насколько это законно. В трудовом законодательстве нет ограничений по сроку командировки — она может длиться как один день, так и несколько месяцев. Установлено только, что это служебная поездка по поручению работодателя на определённый срок. То есть должна быть известна дата окончания командировки — она не может быть открытой, «до завершения работ». При этом если специалист не успел выполнить служебное поручение или не смог вернуться в срок по уважительной причине, например, из-за непогоды, работодатель имеет право продлить срок поездки.
Если длительная поездка оформлена с соблюдением правил, то она законна и и оспорить её работник не может. Кадровик должен объяснить это сотруднику до оформления приказа на командировку, чтобы избежать жалоб в трудовую инспекцию.
2. Дополнительные затраты на оплату труда и страховку
Период командировки работника оплачивается по среднему заработку. Для расчёта берётся фактически начисленная зарплата за 12 месяцев, предшествующих служебной поездке, включая премии и компенсационные выплаты. Например, если работник перед поездкой получил 13-ю зарплату, то его средний заработок будет выше обычного. Но если специалист работает недавно или долго был на больничном перед командировкой, то заработок будет ниже.
Теоретически работодатель может установить доплату до фактического заработка в период командировки в коллективном, трудовом договоре или локальном нормативном акте. Такие расходы можно принять к налоговому учету как оплату труда. Минфин разъяснил это в письме от 03.12.2010 №03-03-06/1/756. Но решение будет принимать работодатель. Сам работник, если он не «льготник», не может отказаться от командировки из-за того, что будет получать меньше.
Дополнительно работодатель должен выдать аванс на проезд и жильё, а также суточные за каждый день в командировке, включая выходные и праздники. Если работник едет за границу, то ему также возмещаются:
- траты на оформление визы и загранпаспорта;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за въезд или транзит автотранспорта;
- расходы на медстраховку и другие обязательные платежи.
Такие правила установлены в п. 10, 11 и 23 Положения о командировках №749.
При планировании длительных командировок руководитель должен учитывать, что все расходы на поездку работнику нужно будет заплатить разово, авансом. Это установлено п. 10 Положения №749.
Командированные в район Крайнего Севера или схожие по климатическим условиям местности иногда полагают, что их труд должен оплачиваться с применением районных коэффициентов и северных надбавок. Но для командировочных выплат северные коэффициенты не применяются. Средний заработок считается за период, когда работник трудился в нормальных климатических условиях. Роструд разъяснил это в ответах на вопросы на сайте Онлайнинспекция.рф.
Верховный Суд РФ также считает, что на средний заработок в служебной командировке районный коэффициент не начисляется. Кадровику или бухгалтеру лучше объяснить этот нюанс работнику до того, как он напишет жалобу в трудовую инспекцию или обратится с иском в суд. Заграничная командировка: оформление, суточные и компенсация расходов
3. Потеря статуса налогового резидента
Если сотрудник пробудет за границей больше 183 дней, то он потеряет статус налогового резидента РФ и будет платить НДФЛ с зарплаты и других доходов от российской компании по ставке 30%, а не 13% или 15%. Исключений немного. Например, ставка в 13% или 15% сохраняется для членов экипажей судов под российским флагом. Такие правила установлены в ст. 207 и ст. 224 НК РФ.
Гражданин считается налоговым резидентом РФ, если он находится в России 183 дня в течение 12 месяцев подряд. Бухгалтер проверяет этот статус при каждом начислении зарплаты. С 1 января 2023 года НДФЛ уплачивается с каждой выплаты от работодателя, а не раз в месяц, как раньше.
Пример Инженер Иванов с 6 июня 2022 года находится в командировке в Узбекистане на строительстве линии непрерывной плавки стали. 15 января 2023 года бухгалтер начисляет зарплату за первую половину января 2023 года. Он берёт 12 месяцев с 15.01.2022 по 15.01.2023 и считает, сколько дней за этот период Иванов был в России. Получается 142 дня. Бухгалтер удержит НДФЛ из зарплаты Иванова по ставке 30%, как для налогового нерезидента. |
Помимо этого налоговый нерезидент утрачивает право на налоговые вычеты: стандартный на детей, социальный и имущественный. Такие льготы предоставляются только в отношении доходов, облагаемых НДФЛ по ставке в 13%, — основной налоговой базе. В других случаях согласно п. 3 ст. 210 НК РФ вычеты не применяются.
Налоговым периодом по НДФЛ считается календарный год. Если работник в течение года утратил статус резидента и до 31 декабря его не возобновил, то в конце года за весь период с 1 января бухгалтер делает перерасчёт НДФЛ по ставке 30% и отменяет вычеты, полученные работником с начала года. У сотрудника возникает налоговая задолженность, о которой нужно сообщать в ИФНС. Так что фактически длительные зарубежные поездки невыгодны не только работнику, но и работодателю.
Статус налогового резидента независимо от срока заграничной командировки сохраняют только чиновники и военнослужащие. Остальным работникам придётся считать все дни командировки и, возможно, по согласованию с работодателем прерывать её, чтобы съездить в РФ. Работник должен сам следить за своим налоговым статусом. Скрыть сроки поездки от ФНС не получится. Конечно, налоговая не станет проверять отметки в загранпаспорте работника, но период нахождения за рубежом можно будет определить по приказу о командировке.
4. Перенос отпуска
Каждый штатный сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск, очерёдность предоставления которого устанавливается ежегодным графиком отпусков. Если сроки отдыха и командировки совпадают, то у работодателя есть два варианта:
1. Перенести срок ежегодного отпуска. Это можно сделать только с письменного согласия работника. При этом перенесённый отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставлялся.
Пример Инженер Иванов по графику должен пойти в отпуск за рабочий год с 23.11 2021 по 22.11.2022 в июне 2022 года. Специалист находится в длительной командировке с 06.06.2022 по 06.06.2023. Директор должен предоставить перенесённый отпуск Иванову так, чтобы тот отгулял его до 22.11.2023. |
2. Прервать командировку на время отпуска. Сотрудник имеет право уйти в отпуск по графику без предупреждения работодателя, поскольку это его законное право. На это неоднократно указывал Роструд в разъяснениях на сайте Онлайнинспекция.рф. Так что если не удалось получить от работника согласия на перенос отдыха, придётся планировать командировку с учётом графика отпусков.
Руководителю нужно учитывать, что невыплата отпускных в срок — нарушение трудового законодательства. Если работник пожалуется в трудовую инспекцию, то компанию оштрафуют по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ в размере от 30 000 до 50 000 рублей. А по иску от сотрудника суд может начислить проценты в размере 1/150 от ключевой ставки Центробанка за каждый день просрочки и возмещение морального вреда.
Некоторые категории работников могут уходить в отпуск в удобное для себя время — например, родители детей-инвалидов. Несовершеннолетние и работники с вредными или опасными условиями труда должны отдыхать каждый год, и перенести их отпуск из-за длительной командировки будет проблематично. Эти нюансы также нужно иметь в виду при планировании служебных поездок.
5. Временная регистрация по месту пребывания
Находясь в другом российском регионе больше 90 дней, гражданин должен оформить в ОМВД регистрацию по месту пребывания. За нарушение порядка придётся заплатить штраф от 2 000 до 3 000 рублей по ст. 19.15.2 КоАП РФ.
Если командированный работник останавливается в гостинице, то временную регистрацию оформляют её сотрудники. Ситуация сложнее, если он снимает частную квартиру. Собственники жилых помещений часто опасаются прописывать кого-то на своей территории даже временно.
При длительных командировках лучше пользоваться гостиницами и отелями, хотя это и дороже квартир. Или можно выезжать из региона на время, чтобы был билет о прибытии как подтверждение пребывания менее 90 дней. В большинстве случаев работодатель не сможет возместить такие «перевалочные» расходы, поскольку это не предусмотрено п. 12 Положения №749.
При зарубежных поездках правила ещё строже. В любой стране для иностранцев действуют свои правила пребывания — с ними лучше ознакомиться до поездки на сайте консульства соответствующей страны. Например, в Сербии иностранец должен зарегистрироваться в полиции в течение 24 часов после въезда и при смене отеля сделать это снова. За нарушение правил пребывания иностранцам могут грозить штраф, депортация или запрет на въезд.
6. Семья работника
В длительной командировке некоторые работники предпочитают, чтобы их близкие были рядом. Трудовым кодексом и Положением №749 не предусмотрено возмещение расходов на служебную поездку для супругов или детей командированных сотрудников. Работодатель не может запретить семье сотрудника ехать вместе с ним, но расходы на их проживание несёт работник.
Кадровик должен предупредить командированного, чтобы тот разделил расходы: отдельно покупал билет себе и членам семьи, получил отдельный счёт за проживание в гостинице. Так ему будет проще обосновать свои затраты по авансовому отчёту.
С командировками семейных работников есть ещё одна проблема. Некоторые категории сотрудников с семейными обязательствами можно направить в служебную поездку только с их письменного согласия — например, отцов-одиночек детей до 14 лет или родителей ребёнка-инвалида.
Если такой сотрудник отказывается от поездки, это не будет считаться нарушением трудовой дисциплины. Руководителю придётся искать другого кандидата на командировку.
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Ещё можно почитать
Командировка на служебном автомобиле: оформление и отчётность
Оформление командировки: пошаговая инструкция
Авансовый отчёт по командировке
Переход на электронное оформление командировок: пошаговая инструкция