Заграничная командировка: оформление, суточные и компенсация расходов
Заграничные командировки, как и поездки по России, регулируются Трудовым кодексом и Положением о командировках. Но у таких поездок есть нюансы — разбираем их в этой статье.
Подготовка к командировке за рубеж
Базовые правила те же, что для командировок по России:
- Направить в командировку можно только штатного работника, в том числе руководителя
- Для командировок есть ограничения по законодательству. Беременных женщин в командировки направлять нельзя даже при их согласии. Иностранцев, кандидатов в депутаты, учеников, инвалидов и несовершеннолетних — можно в определённых случаях. Одиноких родителей детей до 14 лет и других льготников по ст. 259, ст. 264 ТК РФ — только с их письменного согласия
- Перед командировкой обязательно выпускают приказ. Без приказа расходы на поездку не признают обоснованными
Обязательные документы для заграничной командировки
Главное отличие заграничной командировки — дополнительные документы. Какие именно — зависит от того, нужна виза для въезда или нет.
Визовые требования разных стран есть на портале МИД РФ. Но лучше перепроверять на сайте посольства конкретной страны.
Для зарубежной поездки также понадобится страховой полис. Его требуют и при оформлении визы. Полис оформляет работодатель или сам сотрудник — в последнем случае расходы компенсируют.
В некоторые страны Африки или Азии не пустят без обязательных прививок. Список стран и прививок можно узнать у терапевта или на сайте Роспотребнадзора. Результаты вакцинации вносят в прививочный сертификат. ВОЗ рекомендует вакцинироваться за 4-8 недель, но не позднее 3 недель до поездки, чтобы сформировался достаточный иммунитет.
Компенсация расходов и подтверждающие документы
По п. 20 Положения о командировках в зарубежных командировках сотруднику компенсируют расходы на визу, загранпаспорт и медицинскую страховку. Консульские, визовые и сервисные сборы сотрудник платит сам, а компания возмещает.
В заграничных служебных поездках суточные выплачивают по особым правилам, прописанным в п. 13—17 Положения о командировках. Компания самостоятельно определяет нормы суточных при командировках в другие страны. Можно отталкиваться от нормативов суточных для бюджетников и военнослужащих, закреплённых Постановлением Правительства № 812. Например, по этому документу самые большие суточные полагаются при поездках в Гренаду — 92 $ в сутки, а самые маленькие — в Молдавию: 53 $ в сутки.
При расчёте суточных за границей применяют пункты 13–17 Положения о командировках:
- день пересечения границы при въезде и время нахождения на территории другой страны рассчитывают по нормам, принятым компанией для этой страны
- если командировка в две страны и более — суточные считают по нормам каждой страны
- день пересечения границы при возвращении в Россию и проезд по России оплачивают в рублях по нормам для командировок по России
- при задержке в пути сотрудник пишет служебную записку с объяснением причин — и руководитель издаёт отдельный приказ о возмещении суточных
- за однодневную командировку за рубеж платят суточные — 50% от нормы, установленной внутренним положением о командировках (п. 17 Положения о командировках)
Пример. Работник вылетел в командировку в Армению 20 июня, а оттуда — в Стамбул 24 июня. Вернулся в Москву 28 июня. С 20 по 24 июня суточные считают по нормам для Армении; с 24 по 27 июня — для Турции; 28 июня — по российским нормам.
Все пересечения границы важно подтверждать документально. При въезде по визе пограничники ставят штамп в загранпаспорт. В командировках в СНГ даты пересечения границ определяют по проездным документам (п. 16 Положения о командировках).
Пограничники некоторых государств за пределами СНГ не всегда ставят отметки в паспорта. Положение о командировках не объясняет, как подтвердить въезд в такую страну. Минфин в письме от 14.12.2004 № 03-05-01-04/105 рекомендует считать датой пересечения границы день отъезда из России и день выезда из пункта командировки.
Больничный лист в заграничной поездке
По п. 22 Положения о командировке компания оплачивает жильё и суточные за всё время болезни в командировке. Чтобы получить компенсацию, сотруднику нужно:
1. Получить в заграничном медучреждении документ о болезни. В странах СНГ это листок нетрудоспособности, в других государствах — справка или аналогичный документ
2. Сделать в России нотариально заверенный перевод этих документов и передать работодателю вместе с авансовым отчётом. Этого будет достаточно, чтобы компенсировать суточные и расходы на жильё
3. Чтобы получить больничные выплаты, нужно заменить иностранный документ на российский листок временной нетрудоспособности. Для этого его сначала нужно легализовать
В странах Гаагской Конвенции (включая Россию) иностранные документы легализуют через апостиль. За рубежом апостиль ставят местные органы власти — например, магистрат. В России — в консульстве или представительстве той страны, где выдан документ.
|
Апостиль — штамп или отдельный бланк с подписью должностного лица, который подтверждает подлинность документа. |
После апостилирования документа, обратитесь в поликлинику или в частный медцентр и попросите заменить иностранный больничный российским. Врачебная комиссия принимает решение по легализованному документу и его нотариальному переводу — п. 17 Приказа Минздрава от 29.11.2021 №66067. Номер больничного нужно сообщить работодателю.
Расходы на нотариальный перевод работодатель возмещает, если это прописано в коллективном договоре или других внутренних документах.
Частые вопросы
Каков максимальный срок заграничной командировки?
Законодательных ограничений по сроку нет. Возможна как однодневная командировка за границу, так и длительная поездка на несколько месяцев. Срок определяет руководитель — исходя из задач и бюджета поездки.
Однако учитывайте последствия по ст. 207 НК РФ. При длительной заграничной командировке — более 182 дней подряд сотрудник теряет статус налогового резидента РФ, а вместе с ним и право на налоговые вычеты. Зарплата облагается по прежней ставке НДФЛ, но не подтверждённые командировочные расходы — уже по ставке 30%.
Нужна ли временная регистрация в долгой командировке?
По ст. 166 ТК РФ командировка всегда ограничена по времени. Однако работодатель может её продлить, издав приказ. То есть работник теоретически может находиться в поездке несколько месяцев или лет.
Регистрационный учёт иностранцев в другой стране устанавливается законодательством этой страны. Узнать про него можно на сайте соответствующего консульства. Как правило, за нарушение правил пребывания в стране путешественнику грозит штраф и депортация.
По какому курсу рассчитывается аванс для загранкомандировки?
Командировочные расходы учитывают дату утверждения авансового отчёта. То есть все валютные затраты в служебной поездке нужно пересчитать в рубли по курсу Центробанка на эту дату. Это сделает бухгалтер по чекам и квитанциям. Сотруднику в командировке нужно сохранять все документы о расходах, включая чеки из обменников.
Для аванса другие правила. Его работодатель может переводить как в рублях, так и в иностранной валюте. Положение о командировках и Трудовой кодекс это не ограничивают.
Как пересчитывают аванс в рубли по правилам п. 10 ст. 272 НК РФ:
- аванс в валюте — по курсу ЦБ на день выплаты
- аванс в рублях, но суточные в положении указаны в валюте — тоже по курсу ЦБ на день перечисления
Ещё можно почитать
Компенсация транспортных расходов в командировке
Оформление командировки: пошаговая инструкция
Как оформить отмену командировки
Cтатья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.